Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.5.0 Préparation d'un appel d'offres

Lors de la préparation d'un appel d'offres, résolvez les problèmes et les questions figurant à l'annexe B, Liste de contrôle des problèmes à résoudre avant et pendant la préparation de l'appel d'offres, et suivez les recommandations en matière de bonnes pratiques : 

•  La planification de l'appel d'offres et le document d'appel d'offres doivent être complets. L'appel d'offres doit être rédigé dans un langage clair et direct, en évitant les termes ambigus, contradictoires et indéfinis. Tous les acronymes et autres termes critiques doivent être définis. 
• VITA SCM uniquement: Utiliser le modèle de processus d'approvisionnement en technologie (TSP) pour préparer et évaluer un appel d'offres. 
• Utilisez un modèle d'appel d'offres standard et/ou autorisé. Cela permet de s'assurer que tous les besoins du projet sont identifiés et clairement communiqués aux fournisseurs. Le modèle d'appel d'offres comprend une "liste de blanchisserie" de questions typiques qui doivent être abordées pour déclencher des processus de réflexion productifs et s'assurer qu'aucune exigence n'est négligée. VITA a élaboré un modèle d'appel d'offres à l'intention des spécialistes de l'approvisionnement ( VITA ). La formation des agences clientes à l'utilisation de ce modèle est disponible auprès de VITA SCM et doit être suivie avant la première utilisation. Contact scminfo@vita.virginia.gov pour la formation à la DP. 
• Fournir toutes les informations nécessaires à une partie extérieure pour qu'elle comprenne la situation actuelle ou le besoin de l'entreprise, la solution souhaitée et les conditions de la relation future. 
• Faites preuve d'une grande diligence dans la préparation des questions adressées aux fournisseurs et portant sur les exigences techniques et fonctionnelles. Il s'agit de la "viande" de l'appel d'offres. 
• Aborder l'assurance qualité, les normes et mesures de performance, les attentes en matière de niveau de service, etc. 
• Il s'agit des mises à niveau, des améliorations, des expansions, des modifications, de la reprise après sinistre, de l'assurance de l'activité, de la formation ainsi que des normes environnementales, de confidentialité et de sécurité fédérale, étatique et locale et des normes relatives à la protection de la vie privée. 
• Incluez les exigences appropriées, le modèle de contrat proposé IT (voir le chapitre 25, IT Formation des contrats). (Autres agences : voir l'encadré ci-dessous). Il incombe donc aux fournisseurs de bien comprendre les exigences du projet et de préparer des propositions parfaitement adaptées. 
• Incluez des mesures de performance distinctes et mesurables ainsi que des dispositions claires en matière d'exécution, y compris des pénalités ou des incitations, dans le projet de contrat préparé avec l'appel d'offres.  

VITA a élaboré et approuvé les termes et conditions du contrat IT qui sont adaptés au type spécifique d'acquisition IT: Services, Logiciel, Solution, Matériel, Maintenance du matériel, Cloud, et addendum à la licence EULA. Les agences sont fortement encouragées à utiliser les modèles de contrat élaborés par le personnel de VITA, en particulier dans le cas d'appels d'offres pour des contrats à haut risque. Si une agence choisit d'utiliser ses propres modèles, elle doit s'assurer que les exigences minimales pour les marchés publics importants IT, les marchés publics à haut risque IT et les marchés publics délégués sont incluses dans l'appel d'offres. Vous le trouverez sur le site web de SCM à cet endroit, dans la section "Formulaires" : https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-forms/. Les professionnels de l'approvisionnement des agences doivent être formés sur la manière de modifier correctement nos modèles avant de les utiliser pour la première fois. Pour plus d'informations sur la manière de recevoir une formation et d'accéder à nos modèles d'appels d'offres et de contrats IT, veuillez contacter VITA SCM à l'adresse suivante scminfo@vita.virginia.gov.   Reportez-vous au chapitre 28 pour plus d'informations sur les conditions de sécurité requises et les conditions liées au cloud. 

Une fois les exigences remplies, outre les conditions générales du contrat de l'agence, il convient d'inclure les conditions appropriées sur le site IT, ainsi que toute condition spéciale visant à couvrir les risques extraordinaires associés au projet. VITA Les spécialistes de la sélection des fournisseurs utiliseront le modèle approuvé ou les définitions et termes principaux correspondant au type de marché, tandis que les agences devront inclure toutes les dispositions nécessaires relatives au marché IT, telles que les termes nécessaires relatifs aux services, au matériel ou aux logiciels, qui peuvent inclure : propriété intellectuelle, acquisition de logiciels par des tiers, mises à jour de logiciels, cession de logiciels, code source, durée de la licence d'utilisation du logiciel, garanties spéciales, etc. Les agences qui se sont vu déléguer le pouvoir d'effectuer leurs propres achats sur le site IT peuvent demander de l'aide pour les achats de solutions complexes, de fournisseurs de services d'application et/ou de logiciels en tant que services sur le site IT en contactant le SCM à l'adresse suivante : scminfo@vita.virginia.gov.  

Si un organisme prévoit de publier un appel d'offres pour un marché qui devrait déboucher sur un "contrat à haut risque", tel que défini à l'article 2.2-4303.01 du code de Virginie, VITA et l'OAG doivent examiner l'appel d'offres avant sa publication. Ces examens seront effectués dans un délai de 30 jours ouvrables et comprendront une évaluation de la conformité de l'appel d'offres avec la législation de l'État applicable, ainsi qu'une évaluation de l'adéquation des conditions de l'appel d'offres. 

Les agences doivent contacter le service de gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM) de VITA à l'adresse suivante scminfo@vita.virginia.gov au cours de la phase de planification de la passation de marchés avant l'émission d'un appel d'offres à haut risque. La SCM aidera l'agence à préparer et à évaluer l'appel d'offres et à identifier et préparer les mesures de performance et les dispositions d'application requises.  

Un projet qui fait partie d'une initiative fédérale plus large ou qui est financé par des fonds fédéraux peut nécessiter l'inclusion de conditions spécifiques qui doivent être établies par le bailleur de fonds ou par la loi fédérale. Les lois HITECH et HIPAA pour les projets liés aux dossiers médicaux en sont des exemples. Il est évident que ce type de projet ou un projet lié à des données au sein d'une agence du Commonwealth qui traite des informations privées sur la santé, des informations confidentielles ou sensibles sur les citoyens, c'est-à-dire le ministère de la Santé, le ministère des Véhicules à moteur ou le ministère des Services sociaux, peut également avoir des besoins particuliers en matière de sécurité ou de protection des données. Les responsables de la passation de marchés doivent chercher, demander, rechercher les sources internes disponibles, l'OAG et la VITA pour déterminer les exigences relatives à ces conditions spéciales. 

Il est important de procéder à un examen de la qualité de l'appel d'offres afin de supprimer les termes redondants, ambigus et contradictoires.