Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.3.3 Élaborer le calendrier de l'appel d'offres

Le calendrier de l'appel d'offres est le plan d'exécution de la phase de recherche de fournisseurs du projet. Ce calendrier est souvent un sous-ensemble d'une initiative de projet plus vaste. Le SPOC travaillera avec les PME du projet pour établir formellement les dates de livraison du PPT. Cela prendra en considération le temps et la disponibilité des ressources nécessaires pour :

• Élaborer, examiner et finaliser le dossier d'appel d'offres et la matrice d'évaluation.
• Publier l'appel d'offres
• Évaluer les réponses
• Tester le produit et/ou effectuer des visites sur place
• Négocier
• Faire réaliser une évaluation ECOS, le cas échéant
• Obtenir l'approbation du contrat final par l'Office of Attorney General (OAG), le cas échéant.
• Examiner et obtenir l'approbation finale de CIO pour l'attribution, le cas échéant

Les PME et les autres ressources de l'équipe apporteront leur contribution au calendrier du processus de recherche de fournisseurs qui répond aux attentes du propriétaire de l'entreprise. Ce calendrier fait office de calendrier complet du projet d'acquisition et peut être distribué en interne au PPT. La documentation générale du projet doit être mise à jour pour refléter ce calendrier. La disponibilité du chef d'entreprise, des PME, du SPOC et des autres ressources doit être vérifiée et programmée en fonction des besoins. Il est important de gérer le facteur de risque lié aux ressources en identifiant tous les membres de l'équipe et en documentant leurs rôles et responsabilités avant d'aller plus loin. Voir l'annexe F, modèle de calendrier pour l'appel d'offres VITA SCM (fourni à titre d'exemple).