Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.14.8 Analyse du coût total de la solution (après négociations préliminaires)

Une fois les négociations terminées, une analyse du coût total de la solution peut être utilisée. Le rapport coût/valeur permet de déterminer quel fournisseur propose la solution la plus avantageuse. N'oubliez pas que, même si le rapport valeur/coût peut être un critère d'évaluation, il n'est appliqué qu'une fois les négociations terminées.

Il est essentiel que l'équipe d'évaluation comprenne le coût total d'une solution d'entreprise basée sur la technologie. Une analyse du coût total de la solution s'adaptera au plan d'entreprise du projet et identifiera la meilleure solution pour répondre à ses objectifs et à son budget ; par exemple, l'ajout de capacités afin d'améliorer le service à la clientèle ou d'étendre les services.

L'objectif est de parvenir à un chiffre final qui reflète le coût effectif de l'achat. Par exemple, le coût du cycle de vie d'un PC peut être plus de cinq fois supérieur à son coût d'acquisition. Les évaluateurs doivent prendre en compte l'ensemble des coûts - non seulement l'acquisition de l'ordinateur, mais aussi son fonctionnement, son support et sa maintenance pendant toute sa durée de vie, y compris les coûts du matériel, des logiciels, de la formation, de la maintenance ou d'autres services. L'analyse du coût total de la solution est l'analyse globale des coûts de la proposition de chaque fournisseur. Cela inclut, sans s'y limiter, des éléments de coût tels que le démarrage, la transition du système actuel, le déploiement, la formation, l'assistance téléphonique, l'exploitation, la maintenance et les réparations, les mises à niveau du matériel liées à l'externalisation ou au conseil et "le coût de sortie", ou le coût de remplacement de ce système ou de cette solution à la fin de sa durée de vie utile. L'analyse peut également porter sur la location ou l'achat, les avantages, les coûts et les risques imposés par les différentes conditions contractuelles identifiées lors des négociations préliminaires.

Le SPOC est chargé de compléter l'équipe d'évaluation avec les ressources internes nécessaires pour rassembler les données, y compris le coût total de la solution, requises pour prendre une décision fondée sur des données. Il peut s'agir d'une participation substantielle des PME et du personnel financier. Le SPOC est également chargé de déterminer le rapport valeur/coût de chaque proposition et d'accéder à tout risque démesuré ou coût intangible accessoire associé à chaque solution, tel que la viabilité du fournisseur pendant la durée de vie de la solution, la qualité de la documentation du système et son impact sur les coûts d'exploitation, etc. Les PME et le personnel de l'agence doivent contribuer à l'analyse du coût total de la solution, le cas échéant. Le SPOC, en collaboration avec les ressources de l'agence et les PME, documentera une analyse coût-bénéfice qui représente clairement le rapport valeur totale/coût de chaque solution de la liste restreinte. Sans ces données, l'équipe ne peut pas déterminer le véritable rapport valeur/coût des solutions proposées.