Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.14.6 Essais/visites de sites/présentations

À la demande de l'équipe d'évaluation, le SPOC peut demander aux fournisseurs figurant sur la liste restreinte d'effectuer des tests, de fournir un projet pilote, d'autoriser des visites sur place et de faire des présentations ou des démonstrations à l'ET si cela est justifié afin de déterminer les meilleures solutions parmi les propositions figurant sur la liste restreinte. La décision de justifier des présentations, des démonstrations, des essais et/ou des visites de sites repose sur le besoin de l'équipe d'obtenir des informations supplémentaires afin de parvenir à une décision fondée sur des données.

Les PME aideront l'ET à préparer la présentation, la démonstration, la visite du site et/ou les exigences et scénarios d'essai. Tous les fournisseurs figurant sur la liste restreinte doivent avoir les mêmes possibilités de participer aux présentations, démonstrations, visites de sites, essais/pilotes, etc. exigés par l'ET à ce stade de l'évaluation. Avant le début des essais, les PME peuvent collaborer avec les fournisseurs de la liste restreinte afin de définir un protocole d'essai qui permettra d'obtenir les résultats souhaités.

Le cas échéant, le SPOC mettra à jour la documentation d'évaluation si le processus a permis d'identifier d'autres éléments essentiels à la réussite de la solution. Le SPOC se mettra également d'accord avec les membres de l'équipe d'évaluation sur les visites et les présentations du projet/site et évaluera les résultats de l'évaluation. Si des PME et des représentants ou des ressources d'agences n'appartenant pas à l'équipe sont impliqués dans le test ou le pilote, le SPOC coordonnera le plan de test et le calendrier de présentation avec ces ressources.

Le SPOC peut fournir un formulaire d'accord d'évaluation/pilote ou un script de ce qui est attendu dans le pilote/la présentation et de ce que l'équipe validera auprès des fournisseurs de la liste restreinte et mènera les négociations nécessaires à l'exécution du protocole de test défini. Le SPOC aidera l'ET à documenter les critères d'évaluation pour les tests pilotes ou les visites de sites et l'informera de la nécessité de préserver la confidentialité des résultats des tests ou des visites de sites afin de protéger la position de l'agence ou du Commonwealth dans la poursuite des négociations.

La sélection de fournisseurs pour un projet pilote DOE ne signifie pas qu'une sélection finale a été effectuée. Si les fournisseurs pilotes ne parviennent pas à démontrer leur capacité à répondre aux exigences lors des tests ou des visites sur site, l'équipe d'évaluation doit être bien placée pour lancer un autre projet pilote. Les unités d'essai, le pilote et la main-d'œuvre du fournisseur doivent être fournis par le fournisseur sans frais pour l'agence de sourçage dans la mesure du possible.

Après les essais, les visites de sites et/ou les présentations, le SPOC documentera l'examen des essais, des visites de sites ou des présentations et la notation de chaque fournisseur et préparera un rapport écrit, basé sur les résultats de la notation des solutions proposées par les fournisseurs de la liste restreinte qui se sont avérés répondre aux exigences et qui peuvent fournir une solution éprouvée et qualifiée. Il peut s'avérer nécessaire de déterminer si les tests, les visites de sites et/ou les présentations ont soulevé de nouvelles questions qui doivent être abordées dans la stratégie de négociation.

Si un seul fournisseur est pleinement qualifié, le SPOC prépare une détermination écrite des faits étayant la décision de négocier avec ce seul fournisseur et la conserve dans le dossier de passation de marché.