24.14 Évaluation et notation des propositions
24.14.5 Effectuer une évaluation approfondie
Dans le cas de marchés complexes, le SPOC peut programmer et mener des entretiens d'information avec chaque fournisseur figurant sur la liste restreinte afin de clarifier leurs offres avant d'élaborer la stratégie de négociation. Le SPOC est également chargé de coordonner et de documenter l'achèvement des analyses de coûts et des résultats des présentations, des démonstrations, des visites de sites et/ou des essais, le cas échéant, avant l'élaboration de la stratégie de négociation. Cette documentation doit comprendre une compréhension complète des offres, y compris tous les segments du processus d'évaluation. Tous les documents relatifs à l'évaluation doivent être conservés dans le dossier de passation de marché.
Le point essentiel à retenir à ce stade du processus de sélection des fournisseurs est l'intérêt de coordonner les résultats des évaluations, les résultats des présentations/démonstrations/essais/visites de sites et les analyses du coût total de la solution par rapport au budget du projet. Tous les résultats doivent rester confidentiels au sein de l'ET. Il est dans l'intérêt du Commonwealth d'éviter toute discussion parallèle et toute sortie sociale avec des fournisseurs concurrents.
Toutes les communications avec les fournisseurs au cours du processus d'évaluation doivent passer par le SPOC.
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