Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.14.10 Mise à jour du comité directeur exécutif (le cas échéant)

Une fois que le rapport valeur/coût total de chaque solution aura été déterminé, l'équipe d'évaluation formulera une recommandation au comité directeur exécutif (le cas échéant). Cette recommandation se fonde sur le consensus obtenu par l'équipe à l'issue de l'examen des résultats des essais, des visites pilotes ou des visites de sites, de l'analyse du coût total de la solution et des négociations contractuelles préliminaires.

L'équipe d'évaluation présentera la recommandation initiale au comité directeur exécutif, mais les PME pourront participer et apporter leur aide si nécessaire. Le comité de pilotage exécutif ne peut pas sélectionner ou influencer la recommandation, car il s'agit d'une décision fondée sur des données. Toutefois, il peut, à ce stade de la procédure de passation de marché, accepter de poursuivre, demander davantage d'informations ou mettre un terme au projet.

Le SPOC est chargé de veiller à ce que le comité directeur exécutif soit informé de manière complète et précise de la solution recommandée et à ce qu'il approuve la recommandation avant d'entamer les négociations finales. Si le comité directeur exécutif demande davantage d'informations, le SPOC est chargé d'obtenir et de lui transmettre les informations demandées.

Si l'approbation est accordée, le propriétaire de l'entreprise s'assure que les documents de financement sont entièrement exécutés avant de procéder aux négociations finales. Le comité directeur exécutif (le cas échéant) donne son accord à la direction pour le fournisseur recommandé et confirme le financement autorisé. Des mises à jour brèves et concises adressées au comité directeur exécutif tout au long de la procédure d'appel d'offres peuvent rationaliser l'approbation de la recommandation initiale.

Question clé de la négociation :

• Les fournisseurs ont-ils soulevé de nouvelles questions qui doivent être traitées dans le plan de négociation ?