Chapitre 24 - Appels d'offres et négociations concurrentielles

24.14.0 Évaluation et notation des propositions

Les critères d'évaluation ne sont pas modifiés après l'ouverture des propositions, à l'exception de changements mineurs et uniquement si les modifications sont justifiées et si des preuves sont présentées pour garantir que ces modifications n'avantageraient ou ne désavantageraient pas matériellement un fournisseur.

Pendant la phase d'évaluation, les fournisseurs ne peuvent initier aucune communication avec le SPOC, le PPT et/ou les membres de l'ET. Les SPOC peuvent SEULEMENT entamer des discussions avec les fournisseurs afin de mieux évaluer leur réactivité.

Les évaluateurs peuvent demander des présentations ou des discussions avec les fournisseurs afin de clarifier les éléments contenus dans les propositions et de déterminer ceux qui sont pleinement qualifiés et les mieux adaptés. Les propositions sont ensuite évaluées sur la base des critères énoncés dans l'appel d'offres, à l'aide de la méthode d'évaluation spécifiée précédemment dans l'appel d'offres. Seules les propositions répondant aux exigences obligatoires ("M") seront évaluées. Le prix est pris en compte, mais n'est pas le seul facteur déterminant. Deux ou plusieurs fournisseurs jugés pleinement qualifiés et les mieux adaptés sont ensuite sélectionnés pour la négociation. Une proposition peut être éliminée et ne pas être évaluée si elle ne correspond manifestement pas aux spécifications ou aux plans décrits et exigés dans l'appel d'offres.

Au cours de la phase d'évaluation, il peut être déterminé qu'un seul fournisseur est pleinement qualifié ou qu'un fournisseur est nettement plus qualifié que les autres. Une décision écrite est préparée et conservée dans le dossier de passation de marché pour documenter les faits significatifs et convaincants à l'appui de la décision de ne sélectionner qu'un seul fournisseur et de négocier avec lui.

L'évaluation ECOS/sécurité d'un fournisseur ne sera en aucun cas évaluée. L'évaluation ne doit pas être distribuée à l'ensemble de l'équipe d'évaluation, mais uniquement au SPOC, au propriétaire de l'entreprise et à l'ISO. Les évaluations sont effectuées pour le(s) fournisseur(s) finaliste(s) sélectionné(s) et recevront l'approbation ou la désapprobation de la VITA.