23.3. Réalisation d'appels d'offres concurrentiels en deux étapes et sous pli fermé
23.3.1 Première étape : propositions techniques non chiffrées
Préparez l'appel d'offres technique non tarifé: Préparez un appel d'offres pour des propositions techniques non tarifées qui comprend le contenu suivant, ainsi que le contenu personnalisé de l'organisme adjudicateur. Il s'agit d'un guide partiel, car chaque agence dispose de son propre modèle d'appel d'offres avec les sections appropriées pour présenter ce contenu.
|
Recommandation de l'IFB section |
Description du contenu |
|
Page de couverture |
Déclaration d'intention d'utiliser la méthode en deux étapes. |
|
|
Explication de la procédure d'appel d'offres concurrentiel en deux étapes, en insistant sur le fait que les propositions techniques ne doivent pas inclure de prix ou d'informations sur les prix. Toutefois, si les offres de prix doivent être soumises en même temps que les offres techniques non tarifées (c'est-à-dire dans le cadre d'un appel d'offres combiné en deux étapes), indiquez que les offres de prix doivent être soumises dans une enveloppe scellée distincte portant la mention "Prix de l'offre". |
|
|
Inclusion de toutes les exigences relatives aux marchés réservés aux petites entreprises ; DOE ou, s'il est prévu que l'attribution peut être faite à un autre soumissionnaire que celui qui a proposé le prix le plus bas, l'inclusion d'un libellé expliquant que "Une attribution peut être faite à une petite entreprise qualifiée et raisonnablement classée, certifiée par le DSBSD, y compris une petite entreprise appartenant à une minorité, à une femme ou à un vétéran handicapé et à une micro-entreprise, si elle est disponible, ou à un autre soumissionnaire que celui qui est le mieux classé si le prix soumis est juste et raisonnable tant qu'il n'excède pas cinq pour cent (5% ) du soumissionnaire non certifié le moins disant et le plus responsable"." |
|
Instructions relatives à la proposition |
Indiquez si une conférence préparatoire à l'appel d'offres sera ou non organisée. Si un tel événement est prévu, indiquez la date, l'heure et le lieu, et précisez si la participation est obligatoire. Pour les appels d'offres combinés en deux étapes, les instructions doivent préciser que les réponses doivent être soumises dans deux enveloppes scellées distinctes, l'une portant la mention "proposition technique" et l'autre "offre". Les soumissionnaires doivent identifier les deux enveloppes avec le nom du soumissionnaire, le nom et l'adresse de la société et le numéro de référence de l'offre. Indiquez que : (1 ) chaque offrant ne peutsoumettrequ'une seule proposition technique ou (2) que plusieurs propositions techniques peuvent être soumises. Lorsque les spécifications permettent différentes approches techniques, il est généralement dans l' intérêt de l'agence d'autoriser des propositions multiples. Si l'agence a l'intention de faire de cet appel d'offres un marché réservé aux petites entreprises ou aux micro-entreprises certifiées par la DSBSD, la disposition relative aux marchés réservés doit être incluse dans l'appel d'offres. |
|
Introduction/ contexte |
Fournissez des informations de haut niveau sur votre agence et votre projet. |
|
Déclaration de besoin(s) |
Fournissez une description générale des fournitures IT ou desservices requis. |
|
Exigences de la proposition |
Exiger que les propositions techniques décrivent comment le soumissionnaire entend répondre aux exigences de l'agence et quels biens, équipements et services seront fournis. |
|
|
Préciser les données techniques et fonctionnelles obligatoires, les spécifications et les exigences ; les calendriers ; l'inspection ou les essais ; les options. les informations souhaitées ; les échantillons d'offres, la documentation descriptive, les donnéestechniques ou tout autre matériel à soumettre ; etc. |
|
|
Fournir des informations sur les exigences en matière de livraison ou de performance afin d'aider les soumissionnaires à déterminer s'il y a lieu de présenter une offre ou non. |
|
|
Insistez sur le fait que les IT biens ou services faisant l'objet du marché doivent être fournis par le soumissionnaire conformément à son offre technique, si elle est jugée acceptable par l'agence, et qu'ils doivent répondre aux exigences de l'IFB. |
|
|
Inclure toutes les conditions générales, spéciales et spécifiques à IT/VITA, ainsi que lesconditions de , en précisant qu'elles ne sont pas négociables. |
|
Plan de passation de marchés et de sous-traitance avec les fournisseurs |
Exiger que tous les appels d'offres, quel qu'en soit le montant, comprennent un plan d'approvisionnement et de sous-traitance des fournisseurs. Le formulaire est disponible sur notre page "Politiques d'achat": https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-policies/ |
|
|
Inclure une déclaration selon laquelle tout document d'attribution doit incorporer par référence les termes et conditions de l'appel d'offres et de la proposition technique du fournisseur. |
|
Critères d'évaluation |
Discutez des critères d'évaluation à utiliser pour l'évaluation des offres techniques non tarifées, y compris tous les facteurs et tous les sous-facteurs importants. Inclure une déclaration indiquant que l'agence peut prendre une décision finale concernant l'acceptabilité d'une proposition uniquement sur la base de la proposition telle qu'elle a été soumise. |
|
|
Indiquez que l'agence peut passer à la deuxième étape sans demander d'informations complémentaires à aucun soumissionnaire ; toutefois, des informations complémentaires ou une discussion peuvent être demandées auxsoumissionnaires dont les propositions sont considérées comme raisonnablement susceptibles d' être acceptables. |
|
|
Indiquer qu'un avis d'irrecevabilité sera transmis aux soumissionnaires à l'issue des évaluations et de la décision finale d'irrecevabilité. |
|
|
Indiquez qu'au cours de la deuxième étape, des offres de prix ne seront demandées qu'aux soumissionnaires dont les propositions techniques ont été jugées acceptables, soit initialement, soit à l'issue desdiscussions menées sur le site . |
|
Informations exclusives |
Demander aux soumissionnaires de désigner les parties des offres techniques non tarifées qui contiennent des secrets commerciaux ou d'autres informations exclusives qui doivent rester confidentielles. |
Amendements à l'IFB: Des modifications peuvent être apportées par la publication d'un addendum à l'appel d'offres avant la date fixée pour la réception des réponses techniques à l'étape 1. L'accusé de réception d'un addendum doit être renvoyé avant l'heure fixée pour la réception des offres ou des propositions ou accompagner l'offre ou la proposition. Le fait de ne pas accuser réception d'un addendum peut entraîner le rejet de la candidature ou de l'offre. l. Après réception des offres techniques non chiffrées, les modifications de l'appel d'offres en deux étapes ne seront distribuées qu'aux soumissionnaires ayant présenté des offres techniques non chiffrées. Les soumissionnaires sont autorisés à présenter de nouvelles offres techniques non tarifées ou à modifier celles qu'ils ont présentées en réponse à un avenant à l'appel d'offres. Si, de l'avis de l'agence, la modification proposée change de manière significative la nature ou l'étendue du marché initial, l'appel d'offres doit être annulé et un nouvel appel d'offres doit être lancé.
Erreurs ou corrections dans les soumissions : Les erreurs dans une offre technique non tarifée peuvent être corrigées, ou l'offre retirée, au cours de la première étape de l'appel d'offres en deux étapes, si cela est fait avant l'évaluation des offres techniques non tarifées. De même, des corrections ou des retraits sont autorisés dans le cadre d'une réponse à une modification de l'appel d'offres.
Réception d'offres techniques non tarifées : Dès réception des offres techniques non tarifées, le responsable des achats de l'agence mène les activités suivantes :
- Ouvrir publiquement les offres techniques et annoncer les noms des entreprises soumissionnaires.
- Protéger les offres techniques contre la divulgation à des personnes non autorisées. Les offres techniques resteront confidentielles jusqu'à l'attribution du marché. L'agence doit accepter et traiter les données marquées comme confidentielles ou exclusives par le soumissionnaire, conformément aux dispositions du Chapitre 10 de ce manuel.
- Supprimer toute référence au prix ou au coût.
Évaluation des offres techniques : L'évaluation des offres techniques se fonde sur les critères énoncés dans l'appel d'offres. L'équipe d'évaluation évaluera et sélectionnera les propositions qui répondent à ses besoins, sur la base des critères obligatoires spécifiés dans l'appel d'offres. Les évaluateurs peuvent demander aux soumissionnaires des discussions écrites ou orales afin d'obtenir des informations complémentaires ou des éclaircissements sur les informations techniques contenues dans l'offre. Le contenu de l'offre technique ne fait pas l'objet de négociations et doit être évalué comme suit soumis. Ils ne sont pas classés mais sont catégorisés en fonction de leur capacité à répondre aux besoins d'une agence, comme suit :
- Acceptable: La proposition répond aux exigences de l'appel d'offres.
- Inacceptable: Toute proposition qui modifie ou ne se conforme pas aux exigences et spécifications essentielles de l'appel d'offres sera considérée comme non conforme et classée comme inacceptable. Le responsable de la passation de marché doit préparer une base écrite pour déterminer qu'une offre technique non tarifée est "inacceptable" et la verser au dossier de passation de marché.
Conformément à l'article 2.2-4328.1 si une agence reçoit deux ou plusieurs offres scellées en réponse à un appel d'offres pour des produits IT qui répondent à un ou plusieurs des critères ci-dessous, cette agence ne peut choisir que parmi ces offres :
- Les produits sont certifiés Energy Star
- Les produits répondre aux exigences d'efficacité définies par la FEMP
- Les produits figurent sur la liste des produits à faible consommation d'énergie en veille de la FEMP
- Les produits sont certifiés Water-Sense
Les agences doivent indiquer si les produits des soumissionnaires satisfont aux exigences en matière d'efficacité énergétique et d'utilisation rationnelle de l'eau établies à l'article 2.2-4328.1 dans l'appel d'offres et comme critères d'évaluation des réponses des soumissionnaires à l'appel d'offres.
Une fois les évaluations terminées, l'agence peut passer directement à la deuxième étape si le nombre d'offres techniques acceptables est suffisant pour garantir une concurrence adéquate au niveau des prix. Lorsqu'une proposition technique est jugée inacceptable (initialement ou après clarification), l'agence notifie rapidement au soumissionnaire les raisons de cette décision et l'informe qu'une révision de la proposition ne sera pas prise en considération. Sur demande écrite, l'agence peut donner un compte rendu aux soumissionnaires non retenus. Seuls les soumissionnaires dont les propositions techniques ont été jugées acceptables seront invités à présenter une offre de prix.
Les collectivités locales peuvent déterminer si un soumissionnaire possède l'intégrité morale et commerciale et la fiabilité qui garantiront une exécution de bonne foi, afin de déterminer la responsabilité des soumissionnaires.
Demande d'informations complémentaires ou de précisions: En lançant des demandes d'informations complémentaires, l'agence fixe un délai approprié pour que les soumissionnaires présentent toutes les informations complémentaires et les intègrent dans leurs offres. Ce délai peut être prolongé à la discrétion de l'agence. Si les informations complémentaires incorporées dans une proposition dans le délai affiché par l'Agence établissent que la proposition est acceptable, celle-ci est classée comme telle. Dans le cas contraire, il sera considéré comme inacceptable.
Discussion sur les offres techniques non tarifées : Des discussions peuvent avoir lieu entre l'agence et tout soumissionnaire qui présente une offre technique non tarifée acceptable ou potentiellement acceptable. L'agence ne divulguera aucune information provenant d'une offre technique non tarifée à un autre soumissionnaire.
Si une seule offre acceptable a été reçue : Si une seule offre conforme est reçue en réponse à un appel d'offres en deux étapes, une attribution peut être faite à l'unique soumissionnaire si l'agence estime que le prix soumis est juste et raisonnable et que les autres soumissionnaires potentiels ont eu une possibilité raisonnable de répondre, ou qu'il n'y a pas suffisamment de temps pour une nouvelle sollicitation. Dans le cas contraire, l'offre peut être rejetée, le marché annulé et un nouvel appel d'offres lancé.
Annulation de l'appel d'offres scellé en deux étapes en raison de l'absence d'offres techniques acceptables : Si l'agence estime qu'il n'y a pas suffisamment d'offres techniques non tarifées acceptables pour assurer une concurrence effective sur les prix sans modification ou altération des offres, l'agence peut publier un amendement à l'IFB ou annuler l'appel d'offres. S'il est nécessaire d'abandonner l'appel d'offres scellé en deux étapes, l'organisme inclut un exposé des faits et des circonstances dans le dossier de passation de marché. Chaque soumissionnaire en est informé par écrit.
Précédent < | > Suivant
Recherchez dans le manuel par mots-clés ou termes courants.