Chapitre 22 - Appels d'offres standard/scellés

22.1.4 Exigences et spécifications techniques et fonctionnelles

L'appel d'offres IT peut inclure des exigences particulières, notamment le coût du cycle de vie, l'analyse de la valeur et d'autres critères tels que les essais, la qualité, l'exécution, la livraison et l'adéquation à un usage particulier, afin d'aider à déterminer l'acceptabilité. Ces exigences doivent être décrites de manière précise et complète. Sauf si l'organisme public a prévu une présélection des soumissionnaires, l'appel d'offres IT doit également inclure toutes les qualifications requises des soumissionnaires potentiels. Les lignes directrices suivantes s'appliquent à la rédaction des exigences techniques et fonctionnelles de l'IFB :

• Vérifier que les exigences/spécifications définissent avec précision les biens ou services faisant l'objet de l'appel d'offres IT. Une erreur ou une omission peut coûter cher, il est donc important de les valider avant la publication de l'appel d'offres.
• Effectuer un contrôle de validité des exigences/spécifications. Les biens ou services spécifiés fournissent-ils les fonctions qui répondent le mieux aux besoins du propriétaire de l'entreprise ?
• Effectuez un contrôle de cohérence des exigences/spécifications pour vous assurer qu'il n'y a pas de conflit.
• Il convient de vérifier que les exigences et les spécifications sont complètes. Toutes les fonctions requises par le propriétaire de l'entreprise sont-elles incluses ? Toutes les exigences, normes ou spécifications fédérales, du Commonwealth ou de VITA IT sont-elles incluses ?
• Vérifiez la réalité. Les exigences peuvent-elles être mises en œuvre compte tenu du temps, du budget, des ressources et de la technologie dont dispose le projet ou le propriétaire de l'entreprise ? Les exigences peuvent-elles être testées de manière réaliste ?
• Les exigences sont-elles rédigées de manière à pouvoir être correctement comprises ?
• Les exigences peuvent-elles être modifiées sans que cela ait un impact important sur d'autres exigences ?

Un appel d'offres pour des biens ou des services technologiques doit inclure des exigences suffisamment larges pour encourager une concurrence libre et ouverte et qui soient compatibles avec les produits et services technologiques standard de l'industrie. Le soumissionnaire a toutefois la responsabilité d'informer l'organisme adjudicateur si les exigences restreignent ou limitent la passation de marché à une source unique. Cette notification doit être faite par écrit au moins cinq jours ouvrables avant la date officielle d'ouverture des plis.