Chapitre 20 - Contrats conjoints, coopératifs et GSA

20.1.6 Avant de lancer des appels d'offres conjoints et/ou coopératifs

Il est important d'effectuer des recherches sur les contrats de VITA à l'échelle de l'État, que vous trouverez à l'adresse suivante : https://vita.cobblestonesystems.com/public/, afin de vous assurer qu'il n'existe pas de contrats en cours pour répondre aux besoins de votre agence en matière de technologie. Vous pouvez contacter scminfo@vita.virginia.gov pour toute question ou pour demander une réunion avec un spécialiste de l'approvisionnement VITA afin de discuter de vos besoins et de vos projets IT ou pour obtenir des conseils.

Ces actions importantes doivent être menées à bien avant de lancer des appels d'offres conjoints et/ou coopératifs sur le site IT:

• Demandez et recevez l'approbation de CIO pour effectuer un achat en commun et/ou en coopération sur le site IT.

• Désigner un organisme chef de file pour la passation du marché, disposant d'un personnel technique et de passation de marchés qualifié et s'engageant à mener à bien la passation de marché conjointe et/ou coopérative.

• Exiger des membres de l'association et/ou de la coopérative qu'ils signent un accord comprenant les politiques et les procédures régissant le fonctionnement de l'association et/ou de la coopérative.

• Inviter les membres conjoints et/ou coopératifs, y compris les spécialistes techniques, à participer à l'élaboration des spécifications, des besoins en matière de rapports et des conditions contractuelles. Veillez à ce que toutes les exigences statutaires et autres des agences, locales, étatiques et fédérales pertinentes pour tous les membres conjoints et/ou coopératifs soient incluses dans l'appel d'offres.

• Prévoir que la livraison, le service, la maintenance et d'autres services à valeur ajoutée seront assurés par des fournisseurs locaux désignés et des petites entreprises, y compris des petites entreprises détenues par des femmes, des minorités et des vétérans handicapés, ainsi que des fournisseurs de microentreprises.

• Utiliser une procédure d'appel d'offres pour obtenir le contrat le plus avantageux.

• Enquêtez auprès des membres de l'association et/ou de la coopérative et étudiez leurs habitudes d'achat et leurs besoins estimés.

• Faites circuler les projets d'appels d'offres parmi les membres conjoints et/ou coopératifs et les fournisseurs potentiels de IT pour obtenir des commentaires et des suggestions.