Chapitre 20 - Contrats conjoints, coopératifs et GSA

20.1.4 Défis liés à l'utilisation ou à l'établissement d'un contrat conjoint et/ou coopératif

Tous les organismes publics d'achat sont soumis à un code de passation des marchés ou à un code statutaire visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les citoyens, à les protéger contre les fraudes et les abus, à garantir la justice, l'équité et la transparence et à préserver la confiance du public. Cependant, il peut y avoir des différences qui ont un impact sur la capacité de votre agence à utiliser ou à participer à la création d'un contrat conjoint et/ou coopératif IT. Cette liste propose quelques exemples :

• Conformité juridique: Bien que la plupart des lois sur les marchés publics soient similaires, il peut y avoir des différences dans les codes des marchés publics. Certains gouvernements exigent le respect strict de leur propre législation en matière de marchés publics lorsqu'ils utilisent des contrats conjoints et/ou coopératifs attribués par d'autres gouvernements. La communication et la participation des membres conjoints et/ou coopératifs au processus de passation des marchés aideront le contrat conjoint et/ou coopératif à atteindre la conformité universelle.

• Achetez des lois locales: De nombreuses juridictions ont des lois qui favorisent ou donnent la préférence aux fournisseurs locaux. Ces lois peuvent entraver la capacité d'un organisme public à élaborer et à attribuer un contrat conjoint et/ou coopératif ou peuvent empêcher les agences de recourir à un contrat conjoint et/ou coopératif.

• Concurrence ouverte: De nombreux programmes de marchés publics tiennent des listes de fournisseurs qui s'inscrivent pour participer à des appels d'offres et sont tenus de publier des annonces d'appels d'offres ou de propositions. La notification aux fournisseurs locaux de l'appel d'offres pour le contrat conjoint et/ou coopératif IT et la publication de l'appel d'offres dans les publications locales garantiront que les fournisseurs locaux auront la possibilité de concourir pour le contrat conjoint et/ou coopératif IT. Les agences du Commonwealth sont tenues de publier tous les appels d'offres et adjudications sur eVA et peuvent publier les appels d'offres dans un journal de grande diffusion, tandis que nos localités sont seulement encouragées à publier sur eVA.

• Participation des petites entreprises: Certaines petites entreprises, y compris les petites entreprises détenues par des femmes, des minorités et des vétérans handicapés, ainsi que les micro-entreprises, peuvent être en mesure de traiter des affaires pour un État ou une juridiction locale, mais peuvent ne pas être en mesure de traiter les exigences ou les besoins combinés de plusieurs gouvernements. Le fait d'encourager les réseaux locaux de prestation et de service et l'utilisation de petites entreprises sous-traitantes permettra à ces dernières de continuer à servir les membres communs et/ou coopératifs.

• Formes et conditions: À l'exception des réglementations fédérales, la plupart des gouvernements des États et des collectivités locales utilisent des conditions contractuelles uniques. Par conséquent, un contrat conjoint et/ou coopératif ( IT ) attribué par une juridiction peut ne pas être conforme aux conditions requises d'une autre juridiction. Il existe plusieurs méthodes pour traiter les différences contractuelles, notamment l'élaboration de conditions générales pour les membres conjoints et/ou coopératifs, l'inclusion de toutes les variantes des contrats gouvernementaux dans l'appel d'offres et la négociation d'accords de participation entre le gouvernement et le fournisseur. Les différences entre les exigences étatiques ou locales peuvent être traitées dans un avenant au contrat, à condition que l'agence commanditaire accepte d'emblée dans l'appel d'offres que les participants puissent y faire figurer leurs propres termes et conditions. Un exemple de réglementation statutaire qui peut être unique au Commonwealth est l'obligation pour les fournisseurs d'être et de rester autorisés à faire des affaires dans notre État par la State Corporation Commission pendant toute la durée du contrat.

• Attention à la tarification: Bien que la plupart des contrats conjoints et/ou coopératifs génèrent des économies considérables pour les gouvernements, tous les contrats conjoints et/ou coopératifs ne permettent pas d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Les fournisseurs peuvent proposer des prix plus élevés parce que de nombreux membres de l'association et/ou de la coopérative sont de petite taille ou situés dans des régions éloignées. Si les estimations de l'utilisation du contrat sont inexactes, le prix peut être basé sur une utilisation bien inférieure à la réalité. La tarification est beaucoup plus susceptible d'être défavorable dans les contrats de ferroutage car l'utilisation est difficile à estimer à l'avance. En outre, le fournisseur peut fixer un prix élevé pour le contrat en raison des coûts administratifs importants liés à l'accord conjoint et/ou coopératif.

• Temps et ressources: L'attribution d'un contrat desservant plusieurs gouvernements et agences demande plus de temps et d'efforts que l'attribution d'un contrat desservant une seule agence ( DOE ). . En théorie, les investissements en temps et en ressources des contrats conjoints et/ou coopératifs IT sont plus que récupérés par l'utilisation de contrats conjoints et/ou coopératifs IT attribués par d'autres organismes publics. Il est également possible de réduire les besoins en temps et en ressources en faisant appel à des bénévoles d'autres administrations pour aider à la passation du marché, rédiger les spécifications ou participer au processus d'évaluation.

• Surveillez le piggybacking: Étant donné que les contrats de piggyback "" ne sont pas basés sur un volume agrégé, les agences qui "piggybackent" le contrat d'une autre entité peuvent ne pas bénéficier de véritables économies d'échelle. Le fait de s'appuyer sur le contrat d'une autre entité publique DOE ne permet pas toujours d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Dans certains cas, les entités peuvent se greffer sur un projet commun et/ou coopératif existant, mais omettent d'en informer l'État chef de file ou de compléter le contrat par un avenant de participation. Il peut en résulter une activité contractuelle et un volume non documentés, ce qui peut avoir un impact sur les remises de volume.

• Frais: De nombreux programmes d'achats conjoints et/ou coopératifs imposent des frais d'utilisation et d'accès à d'autres entités gouvernementales pour l'utilisation de leurs contrats conjoints et/ou coopératifs. Les frais vont des frais d'inscription uniques ou annuels à des frais de transaction allant de moins de 1% à 2% de la valeur de chaque achat. Ces frais peuvent être perçus directement par l'entité chargée de l'administration du contrat conjoint et/ou coopératif ou auprès du fournisseur.