Chapitre 12 - Cahiers des charges pour les achats informatiques

12.2 Préparer un cahier des charges informatique de qualité (SOW)

Une fois le champ d'application du projet défini, l'équipe de projet élabore le cahier des charges, qui constitue la base de la réponse à la proposition du fournisseur et de l'exécution du contrat. L'inclusion d'un cahier des charges dans l'appel d'offres permet à chaque fournisseur de disposer des informations nécessaires à la préparation de son offre. Étant donné que le fournisseur retenu exécutera le contrat conformément aux exigences du cahier des charges, il est essentiel d'inclure et d'énoncer clairement et sans ambiguïté dans le cahier des charges toutes les exigences et attentes techniques, fonctionnelles, de performance et de gestion de projet. VITA SCM fournit un modèle de SOW et un modèle d'ordre de modification de SOW que les utilisateurs autorisés peuvent utiliser lorsqu'ils passent une commande dans le cadre d'un contrat national VITA à cet endroit dans la section intitulée "Outils". https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-tools/. Ce modèle et les conseils donnés dans ce chapitre sont des recommandations de bonnes pratiques. Vous pouvez utiliser le modèle, les conseils suivants ou toute autre combinaison, en fonction de la taille et de la complexité de votre marché. IT les projets qui nécessitent l'approbation de CIO et/ou la supervision de VITA devront respecter les normes et politiques de gestion des projets du Commonwealth fournies à cette URL : https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

Le cahier des charges doit être rédigé sous la forme d'un document concis et déclaratif, car il s'agit d'un énoncé des exigences de l'agence et de l'engagement du fournisseur en matière de performances. Dans les SOW non basés sur les performances, le fournisseur peut être tenu d'effectuer le travail d'une manière spécifique, en utilisant des spécifications détaillées, en précisant le personnel clé à fournir et les méthodes à utiliser pour les contrats de service. Un cahier des charges bien rédigé doit

Être un document autonome.
être rédigés de manière générale et spécifique.
Être une extension des détails adaptée aux résultats de la définition des exigences et à la déclaration approuvée sur la portée, et exempte d'incohérences et/ou d'exigences contradictoires.
être adaptés individuellement pour tenir compte de la période d'exécution, des éléments livrables, le cas échéant, et du degré de flexibilité souhaité en matière d'exécution.
Ne pas répéter des éléments qui figurent déjà dans d'autres parties de l'appel d'offres/du contrat.
Décrivez en détail ce que le fournisseur doit accomplir en abordant les quatre éléments suivants :
- Que faut-il faire et quels sont les produits à livrer/les étapes à franchir ?
- Qui va faire quoi (agence, fournisseur, agent tiers de la CoVA, etc.).
- Quand cela sera-t-il fait par produit livrable et/ou par étape ?
- Où cela se fera-t-il ?
- Comment cela sera-t-il fait et comment l'agence saura-t-elle que c'est fait (c'est-à-dire les tests et l'acceptation) ?

Le contenu et les détails du cahier des charges dépendent de la nature de la passation de marché et peuvent aller d'une extrême simplicité (achat d'un logiciel) à une extrême complexité (fourniture d'une solution ou conception d'un système). Les détails de l'évaluation des besoins, de la définition des exigences et de l'élaboration du cahier des charges (cf. Chapitre 8) doivent être dupliqués dans certains domaines pertinents du cahier des charges. Tous les SOW doivent au minimum comprendre les éléments suivants :

Introduction-une description générale du marché public.
Contexte-les informations qui aident les fournisseurs à comprendre la nature et l'histoire de l'agence, le projet, le public visé et l'objectif des nouvelles exigences. Le cas échéant, incluez l'environnement technologique actuel et souhaité (architecture) et les interfaces avec des descriptions graphiques et textuelles.
Champ d'application-une vue d'ensemble du cahier des charges qui met en relation les paramètres et les aspects importants des exigences, tirés de l'énoncé du champ d'application.
Directives applicables (le cas échéant) - les documents, normes, spécifications ou directives référencés qui sont obligatoires ou informatifs pour le marché.
Exigences de performance-ce qui doit être accompli, les normes de performance et les niveaux de qualité acceptables.
Exigences relatives aux produits à livrer-Les produits technologiques, les services, les logiciels, les rapports de projet et autres, les essais et tous les produits livrables et les exigences formelles qui doivent être soumis par le fournisseur au cours du contrat.
Assurance qualité et critères d'acceptation-L'acceptation est le processus formel et écrit par lequel l'agence reconnaît que les produits livrables sont conformes aux exigences contractuelles applicables en matière de qualité, de quantité et autres. L'acceptation peut impliquer ou non des processus d'assurance qualité et précède généralement le paiement. La procédure d'acceptation formelle doit être fournie pour toutes les livraisons intermédiaires, ainsi que pour l'acceptation finale.

Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive des éléments à prendre en compte pour le contenu du cahier des charges, qu'il s'agisse d'achats simples ou complexes, d'un simple composant IT ou de la conception d'un système majeur. L'équipe de projet peut glaner des rappels utiles dans cette liste, même si tous ne sont pas forcément pertinents pour un marché particulier. De nombreux détails peuvent être tirés du document de définition des besoins afin d'en garantir l'exhaustivité et l'exactitude.

En fonction de la taille du projet, de sa complexité, des seuils de délégation et d'approbation, le propriétaire de l'entreprise doit s'assurer de la conformité avec les normes et exigences de gestion de projet du Commonwealth pour l'élaboration des cahiers des charges, qui se trouvent à cette URL : https://www.vita.virginia.gov/policy--governance/project-management/project-management-division-pmd/.

Introduction	Il s'agit d'une description générale du marché public.
Contexte	Fournissez des informations sur l'agence, le projet/programme et/ou les services concernés par ce marché. Incluez des graphiques de l'environnement de l'utilisateur/du flux d'informations/de l'environnement commercial et opérationnel actuel.
Déclaration sur le champ d'application	Rétracter la déclaration de portée préparée à l'étape 2 de ce processus.
Résumé des aspects techniques, fonctionnels et de performance objectif(s)	Fournissez une description générale de ces objectifs.
Résumé technique, exigences fonctionnelles et de performance	Fournissez une description générale de ces exigences, y compris toutes les solutions, produits et/ou services souhaités.
Exigences techniques, fonctionnelles et de performance spécifiques	Les besoins spécifiques et détaillés doivent être décrits de manière exhaustive et inclure l'architecture opérationnelle et l'environnement utilisateur souhaités par l'agence, s'ils sont connus. Si le fournisseur fournit ces informations dans le cadre de sa proposition, ces exigences seront négociées et finalisées en tant qu'annexe définitive du cahier des charges du contrat. Il s'agit de toutes les exigences techniques et fonctionnelles pour l'ensemble des logiciels et du matériel, la solution et/ou le système faisant l'objet du marché, ainsi que tous les services connexes. Si l'élaboration des exigences/la conception du système est un produit livrable, il doit être finalisé avant le développement final, la mise en œuvre et les essais, et devenir un produit livrable distinct dans le cadre de l'appel d'offres. SOW.
Élaboration des exigences	Si cela fait partie de ce que le fournisseur fera, indiquez-le et incluez des références dans le calendrier des étapes du projet et dans la liste des produits à livrer.
Environnement de développement et de test personnalisé	Identique au point précédent
Conception d'entreprise et conception technique	Identique au point précédent
Exigences en matière d'interface, d'intégration et de systèmes existants	Identique au point précédent. L'appel d'offres doit fournir toutes les informations connues à ce sujet afin que les fournisseurs puissent procéder à une estimation suffisante et proposer une approche, et ces exigences doivent être incluses dans le cahier des charges du contrat final, le calendrier des étapes et la liste des produits livrables.
Conversion des données	L'agence doit connaître et relayer l'état des données qui doivent être converties. En règle générale, il peut s'agir d'un domaine de vulnérabilité présentant un coût élevé et/ou un risque de performance.
Nomenclature	Dressez la liste de tous les composants du logiciel et du matériel et indiquez les dates de livraison prévues.
Essais	Incluez les exigences relatives à l'installation, à la configuration, au système, au fonctionnement, au produit, aux essais bêta/production et aux essais d'acceptation finale. Réfléchissez bien à la durée et à l'environnement de l'essai afin d'imiter un essai en conditions réelles.
Critères et procédures d'acceptation	Inclure des critères d'acceptation spécifiques pour tous les produits livrables, depuis les rapports papier jusqu'au renouvellement final du système. Il est conseillé de définir le délai d'approbation de l'agence, le délai de resoumission du fournisseur, etc. Assurez-vous qu'aucune information contradictoire n'est fournie ici et/ou dans le texte du contrat.
Processus de gestion des risques	Inclure des exigences/procédures écrites pour la durée du contrat et améliorer la fréquence et les domaines de risque (coût, calendrier, conception/développement, interface, etc.) pour le suivi/rapport en fonction de la complexité de la passation de marché. Des rapports écrits peuvent également être exigés. La création d'un compte séquestre peut également s'avérer nécessaire pour protéger l'utilisation continue des logiciels du fournisseur en cas de faillite de ce dernier ou de tout autre changement commercial susceptible d'interrompre la continuité de l'activité.
Exigences en matière de contrôle et d'assurance de la qualité	Décrivez toutes les exigences en matière de contrôle de la qualité par le fournisseur, d'assurance de la qualité et de suivi par l'agence ou une ressource indépendante IV&V, y compris tous les plans requis, les rapports prévus et les détails concernant le quand et le comment de la saisie/validation des mesures. Voir Chapitre 21 de ce manuel pour une discussion complète sur les contrats basés sur la performance et les accords de niveau de service.
Configuration/change management/engineering exigences en matière de traçabilité des décisions	Décrivez/énumérez tous les schémas, dessins techniques, plans, documents et autres éléments de traçabilité nécessaires pour maintenir l'indépendance opérationnelle de l'agence si nécessaire et pour conserver l'expérience acquise pour référence future.
Exigences en matière de gestion de projet	En fonction de la complexité du marché, ces exigences peuvent être simples ou sévères. Les responsabilités en matière de gestion de projet peuvent être partagées entre l'agence et le fournisseur ou assumées par une seule des parties, mais cela doit être clairement établi. Certaines normes de gestion de projet du Commonwealth peuvent être exigées pour les grands projets et ceux qui nécessitent une supervision de la VITA.
Exigences en matière de formation et de documentation	Il peut s'agir d'une formation sur place ou hors site, selon ce qui convient le mieux au budget de l'agence. Indiquez le nombre de participants, les lieux, le type de formation à réaliser et tous les détails concernant la formation dirigée par un formateur, la formation du formateur, la formation en classe, sur ordinateur ou sur le web.etc.
Réunions/examens (conception/état d'avancement du projet/examens)	Utiliser pour le contrôle du projet et pour maintenir l'intégrité et la responsabilité du projet. Le fournisseur peut ou non être tenu d'y assister ; toutefois, s'il est tenu d'y assister, il inclura les frais de déplacement dans son prix. La réglementation relative aux indemnités journalières du ministère de la comptabilité de Virginie s'applique.
La maintenabilité et la fiabilité et/ou les exigences en matière de soutien et de maintenance	Incluez toutes les exigences relatives à la maintenance et à l'assistance pendant la période de garantie et pour les années ultérieures, telles qu'elles ont été budgétisées et incluses dans le contrat. Les services d'assistance connexes seront normalement basés sur l'offre commerciale habituelle du fournisseur, sauf négociation contraire.
Exigences de performance/fonctionnalité	Inclure l'isolation des défauts, les paramètres de tolérance min-max, le temps moyen entre les défaillances, les conditions environnementales, etc. Les attentes en matière de niveau de service et les incitations à les respecter peuvent être incluses et contrôlées, pour un paiement intégral ou des réductions de pourcentage établies pour le fournisseur, si nécessaire, afin d'encourager les bonnes performances.
Produits à livrer dans le cadre du contrat	Dressez la liste de tous les matériels, logiciels, systèmes/solutions et documents livrables tels que les plans AQ/CQ, les plans de contrôle de la configuration, les plans d'essai, les plans/rapports IV&V, les rapports d'état mensuels, les plans d'évaluation des risques, les plans de projet/étapes, les GANTT, etc. Indiquez la date d'échéance, la quantité, tout format requis, le support. (papier, électronique, CD, DVD, etc.), date d'échéance, destinataire et lieu de soumission, jours dont dispose l'agence pour examiner/accepter.
Normes/spécifications/directives	Inclure toutes les normes requises des agences/VITA/COVA/fédérales, commerciales ou industrielles pour le processus SEI, IT accessibilité/508 conformité, HIPAA, environnement, emballage, taille, format, etc., et précisez s'ils sont disponibles pour consultation ou s'ils sont inclus dans les pièces jointes. Veillez à inclure tous les dessins ou spécifications de base, le glossaire des termes techniques, les organigrammes, etc. Veillez à ne pas oublier ou exclure les normes pertinentes du Commonwealth qui se trouvent à cette URL : https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-policies-normes/
Dispositions du gouvernement ou du fournisseur	Précisez les équipements, installations, matériels et ressources qui seront fournis par le Commonwealth au fournisseur ou vice versa pour l'exécution du contrat. Indiquez les dates de péremption, les exigences en matière de transmission et les procédures de retour.
Exigences du calendrier du projet/période d'exécution	Fournissez une durée globale et un calendrier des étapes (ou demandez aux fournisseurs d'en proposer un qui sera inclus dans tout contrat subséquent) avec des dates prévues ou définitives (calendrier ou "jours après l'attribution"). Ramenez la planification et les étapes du projet au niveau le plus bas afin de mieux contrôler l'état des performances. Tenez compte des dépendances du projet qui peuvent avoir une incidence sur les étapes et le calendrier global.
Lieu d'exécution	S'il s'agit d'un site autre que celui du fournisseur, indiquez les lieux et le pourcentage de temps passé dans des locaux hors site ; indiquez la participation à des réunions pour le fournisseur. Si la représentation a lieu à VITA ou d'autres utilisateurs autorisés, précisez vos attentes en matière d'assiduité, de vérification des antécédents, d'accès aux bureaux, etc.
Besoins en personnel spécial/clé	Si l'appel d'offres exige que le fournisseur fournisse les curriculum vitae du personnel clé, ces personnes peuvent être nommées dans le cahier des charges final négocié, avec l'obligation d'obtenir l'approbation écrite de l'agence pour tout remplacement pendant la durée du contrat. Incluez toutes ces informations dans l'appel d'offres. Si certains membres du personnel sont essentiels à la réussite du projet, nommez-les spécifiquement et indiquez comment et quand ils seront remplacés s'ils quittent le projet pour quelque raison que ce soit.
Type de tarification	Indiquez que l'exécution sera basée sur le temps & matériel et/ou sur un prix fixe ; cependant, le barème de prix réel sera une pièce indépendante du contrat.
Point(s) de contact technique(s)	Indiquez les noms et les coordonnées des chefs de projet et/ou des représentants techniques désignés, en les actualisant par modification du contrat si nécessaire au cours de l'exécution du contrat.
Toute exigence particulière en matière de garantie	Veillez à ce que ces conditions ne fassent pas double emploi avec les conditions générales de garantie figurant ailleurs dans le document contractuel.
Exigences en matière de sécurité et/ou d'accès	Inclure toutes les exigences en matière d'accès physique et d'accès aux données (papier et électronique) et d'hébergement de l'agence/duVITA/du Commonwealth. Les exigences de sécurité de VITA sont disponibles sur ce site web : https://www.vita.virginia.gov/it-governance/itrm-politiques-normes/ et il convient d'y faire référence dans le cahier des charges, s'il s'applique à la passation de marché IT. Le dialogue avec les représentants de l'AITR et de la gestion de projet de VITA à ce sujet est crucial pour la mise en place de ces exigences.
Exigences en matière de surveillance du nuage d'entreprise (ECOS)	Vérifiez le contrat national VITA utilisé pour l'émission de ce cahier des charges. Si c'est le cas pas un contrat de services en nuage ou de logiciel en tant que service (SaaS) et DOE pas inclure les conditions requises en matière de Cloud/SaaS, ou si le champ d'application du contrat DOE pas autoriser et le liste des produits DOE pas y compris les produits SaaS, contactez scminfo@vita.virginia.gov avant d'aller plus loin pour déterminer les prochaines étapes. Si le contrat DOE comprend les conditions requises pour le Cloud/SaaS, contactez enterpriseservices@vita.virginia.gov pour savoir si le produit SaaS en question a été approuvé ou non par ECOS et pour déterminer les prochaines étapes.

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