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Rôle en matière de passation de marchés
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Responsabilités
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Responsable de l'approvisionnement de l'agence/spécialiste de l'approvisionnement
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- Connaître l'étendue des travaux et les objectifs techniques et commerciaux du projet.
- Déterminer si VITA dispose d'un contrat IT à l'échelle de l'État qui répond au besoin commercial IT, éliminant ainsi une nouvelle procédure de passation de marché.
- Élaborer une méthodologie et un cadre pour le plan de passation des marchés.
- Définissez et attribuez à chaque membre de l'équipe les rôles et les responsabilités pour la durée du processus de passation de marchés.
- Agir en tant que point de contact unique (SPOC) pour l'équipe, l'équipe d'évaluation, s'il s'agit d'un groupe différent, le comité de pilotage, le cas échéant, les fournisseurs et la supervision du processus de passation de marchés.
- Coordonner et participer à l'évaluation de tous les risques potentiels du projet, y compris les méthodes d'atténuation et la formulation de l'appel d'offres/du contrat avec les parties prenantes appropriées, c'est-à-dire le propriétaire de l'entreprise, le chef de projet, le responsable de la sécurité de l'information, l'analyste budgétaire.
- Participez avec l'équipe à l'établissement de critères d'évaluation bien définis.
- Participez avec l'équipe à l'élaboration d'un plan de notation clair et concis.
- Choisissez le type de contrat le mieux adapté à la réussite du projet.
- Obtenir et maintenir tous les accords de confidentialité/non-divulgation des membres de l'équipe, des experts en la matière et de l'équipe d'évaluation, s'il s'agit d'un groupe différent.
- Préparer les documents d'appel d'offres/sollicitation et d'évaluation. Les spécialistes de la recherche de fournisseurs de VITA doivent utiliser les modèles de VITA.
- Présider la conférence des soumissionnaires/pré-propositions si elle a lieu.
- Publier les documents d'appel d'offres et répondre aux questions des fournisseurs.
- Obtenir des éclaircissements sur les propositions des fournisseurs si nécessaire.
- Avec l'équipe, participer aux démonstrations des produits des fournisseurs et aux présentations orales, le cas échéant.
- Fournir et maintenir le contrôle des informations sur les prix communiquées par les soumissionnaires.
- Participez à l'évaluation des propositions et aux négociations contractuelles et dirigez-les.
- Présider l'équipe d'évaluation.
- Examiner et approuver la recommandation d'évaluation.
- Aidez à adapter le contrat aux besoins spécifiques du projet.
- Protéger et gérer l'intégrité du projet et la capacité à réaliser le travail.
- Protéger et gérer les relations avec les fournisseurs potentiels.
- Garantir l'intégrité globale de la procédure de passation de marchés par le biais d'une concurrence loyale et ouverte.
- Coordonner l'examen et l'approbation par le service juridique et/ou CIO de la documentation relative à la passation de marchés avant sa diffusion/exécution.
- Attribution et suivi du contrat.
- Assurez-vous que le dossier de passation de marché est complet.
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Propriétaire d'entreprise
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- Définir les besoins.
- Définir le budget, le calendrier souhaité et les autres contraintes éventuelles.
- Veillez à ce que le marché public soit conforme au(x) plan(s) stratégique(s) de l'agence et du Commonwealth ( IT ).
- Définir les conditions de satisfaction des performances et d'acceptation finale.
- Identifier les besoins de l'entreprise tels que
- démonstrations
- essais de cautionnement/acceptation
- niveaux de service
- étapes/conditions de paiement
- les normes et certifications techniques et professionnelles requises des fournisseurs (agence, VITA, Commonwealth, fédéral, etc.)
- Soutenir les négociations afin de s'assurer que le contrat final répond aux besoins de l'entreprise et aux exigences de l'agence.
- Faire partie de l'équipe d'évaluation des réponses des fournisseurs.
- Coordonner la participation du PMD VITA et le processus d'approbation du PGR.
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Responsable de la sécurité de l'information de l'agence ou AITR
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- Assurez-vous que l'appel d'offres inclut toutes les exigences appropriées de l'agence et de la politique de sécurité de VITA, y compris ECOS, si le marché est ou peut être une solution basée sur le cloud.
- Collaborer avec le SPOC et les parties prenantes de VITA en matière de sécurité et d'ECOS.
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Expert en la matière (SME)
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- Posséder des compétences et/ou des connaissances techniques, sectorielles, spécifiques à un produit ou à un service pour le projet.
- Peut être un membre de l'équipe ou une ressource pour l'équipe.
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Consultant externe
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- Compétences et/ou connaissances techniques, sectorielles, spécifiques à un produit ou à un service, d'un consultant externe, qui ne sont pas disponibles auprès d'une ressource interne.
- Fournir des conseils ou une assistance aux membres de l'équipe de recherche de fournisseurs.
- Fonctionner comme une ressource sans droit de vote pour l'équipe de sourcing.
- Interdiction de bénéficier du résultat d'une attribution ou de participer à la préparation d'un appel d'offres.
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Membres de l'équipe d'évaluation
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- Personnes désignées/responsables de la recommandation d'attribution.
- L'équipe chargée du projet de passation de marchés/de l'évaluation comprend généralement un représentant de l'agence (propriétaire de l'entreprise), des PME et est dirigée par le responsable de la passation de marchés de l'agence/spécialiste de l'approvisionnement.
- Chaque membre participe en apportant une contribution commerciale, juridique, technique et financière en fonction de son domaine d'expertise. Les membres n'évaluent que leur domaine d'expertise tel qu'il leur a été attribué.
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Point de contact unique (SPOC)
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- Ce rôle est dévolu au responsable de l'approvisionnement de l'agence ou au spécialiste de l'approvisionnement. (Voir les responsabilités ci-dessus).
- Est la personne ressource désignée pour les communications avec les fournisseurs et tous les autres intervenants au cours de la procédure d'appel d'offres ?
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