Chapitre 11 - Planification des achats informatiques et approvisionnement stratégique

Une planification efficace des achats de technologies de l'information (IT) permet de réaliser des acquisitions plus efficaces et plus économiques, qui se traduisent par des contrats rentables et opportuns pour les produits ou les services IT. La planification de la passation des marchés est le processus par lequel l'ensemble du personnel responsable des aspects importants d'un projet a adopté des rôles et des responsabilités spécifiques et est intégré de manière globale. La planification des achats commence par la reconnaissance d'un besoin spécifique de l'entreprise IT. La planification de la passation de marchés comprend l'identification de ce qui est nécessaire, du moment où cela est nécessaire, de la manière dont cela sera acquis et de la personne qui l'achètera. Le temps nécessaire au processus de planification dépend de la valeur monétaire, du risque, de la complexité et de la criticité de l'achat proposé. La planification des achats doit également inclure la planification budgétaire. En général, plus le marché IT est coûteux et complexe, plus la nécessité d'une procédure de passation de marché rigoureuse, bien planifiée, structurée et disciplinée s'impose.

VITA peut disposer d'un contrat existant à usage obligatoire ou facultatif à l'échelle de l'État qui répondrait à vos besoins en matière d'achats sur le site IT. Les agences soumises à l'autorité de passation de marchés VITA's IT doivent déterminer si un tel marché est disponible dans le cadre de la première étape du processus de planification. L'utilisation d'un ou de plusieurs contrats à l'échelle de l'État peut réduire de manière significative le temps et le coût de l'acquisition sur le site IT, car ces contrats font l'objet d'une mise en concurrence dans le cadre de la procédure de passation de marchés exigée par la VPPA et ils sont conformes à la VPPA. Les contrats actuels de VITA à l'échelle de l'État peuvent être consultés à l'adresse suivante : https://vita.cobblestonesystems.com/public/

En outre, le processus de planification de la passation de marchés doit prévoir le temps nécessaire pour se conformer à toutes les exigences du code VITA, CIO, Project Management Division (PMD), Enterprise Cloud Oversight Services (ECOS), Security and approvals and governance and oversight requirements for agency IT procurement covered in § 2.2-2007 through § 2.2-2021 of the Code of Virginia.