Chapitre 10 - Politiques générales des achats informatiques

10.26.3 Format de proposition pour la soumission des propositions

Format de proposition pour les propositions conceptuelles. Les propositions doivent fournir une description simple et concise des capacités, de l'expérience et de l'approche. Des brochures élaborées et/ou du matériel promotionnel excessif ne sont ni nécessaires ni souhaitables. Les entreprises qui soumettent des propositions peuvent être invitées à faire une présentation orale de leur proposition avec la participation de leur personnel clé. Toutes les informations demandées dans la section VI (A) "FORMAT DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS CONCEPTUELLES" doivent être incluses dans toute proposition soumise à VITA. En outre, toutes les propositions soumises doivent également contenir les éléments suivants, en plus des exigences des procédures types :

• Caractéristiques du projet :
  • La proposition doit contenir suffisamment de données, d'analyses et d'informations pour convaincre la VITA que le projet servira un objectif public, comme l'exige la PPEA.
  • Fournissez des informations sur la manière dont le projet est aligné sur les objectifs stratégiques de la Virginie en matière de technologie.
• Financement :
  • La proposition doit contenir des informations financières suffisantes qui attestent de la stabilité financière du proposant et de sa capacité à fournir le financement nécessaire au projet.
  • Le plan financier du projet proposé doit contenir suffisamment de détails, y compris des études de rentabilité et d'analyse fiscale, pour qu'une analyse permette de déterminer si le financement proposé est réalisable.
• Références :
  • Chaque proposition doit fournir des informations de référence pour trois à cinq projets pertinents menés à bien par le proposant.
  • Les références doivent comprendre les informations suivantes :
    • Propriétaire/parrain du projet (nom et adresse de l'entreprise)
    • Chef de projet du maître d'ouvrage (nom, numéros de téléphone et de télécopie)
    • Résumé du projet, budget et coût final
    • Calendrier du projet (proposé et réel)
• Poursuites judiciaires ou procédures d'arbitrage :
  • Chaque proposition doit comprendre une liste et une explication de tous les procès et procédures d'arbitrage au cours des trois dernières années impliquant l'une des sociétés proposantes ou l'un de ses principes.

Format de proposition pour les propositions détaillées. Une proposition détaillée ne doit pas s'écarter de manière significative de l'approche technique ou du plan de financement décrits dans la proposition conceptuelle. Si un proposant s'écarte de manière significative de l'un ou l'autre aspect, VITA peut rejeter la proposition détaillée pour cause de non-conformité. En particulier, l'adoption d'aspects ou de caractéristiques importants d'une proposition conceptuelle concurrente entraîne normalement la disqualification et le rejet de la proposition détaillée. À tout moment au cours de la phase détaillée, VITA peut demander à un proposant de fournir des informations, des données, des analyses ou toute autre information supplémentaire nécessaire à l'examen approfondi du projet. Si cela s'avère nécessaire pour protéger d'autres informations confidentielles exclusives susceptibles d'être incluses dans la proposition détaillée, VITA et le proposant modifieront l'accord précédemment signé sur la protection des informations confidentielles en fonction des besoins.

Exigences pour les propositions conceptuelles et détaillées. Toutes les propositions d'EPIE (phase conceptuelle et phase détaillée) doivent suivre le format suivant :

• Toutes les propositions soumises doivent porter clairement la mention "PPEA Proposal."
• Pour être prises en considération, les propositions non sollicitées ou sollicitées doivent être soumises en un exemplaire original et cinq (5) copies et une copie électronique.
• La redevance applicable doit être payée à VITA pour toutes les propositions non sollicitées.
• La page de couverture doit inclure le titre de la proposition, le nom et l'adresse de l'entité proposante, la personne autorisée à agir au nom du proposant et ses numéros de téléphone et de télécopie ainsi que son adresse électronique.
• Un représentant autorisé de l'entreprise ou du consortium qui fait la proposition doit signer la proposition.
• Chaque proposition doit comprendre un résumé qui inclut un résumé de la structure organisationnelle, la taille de l'entreprise, un bref historique et les domaines d'expertise qui qualifient l'entreprise pour le travail et la gamme complète des services requis pour le projet proposé.
• Toutes les pages de la proposition doivent être numérotées consécutivement.
• La proposition doit contenir une table des matières qui renvoie aux exigences par catégorie.
• Chaque exemplaire de la proposition doit, dans la mesure du possible, être relié ou contenu dans un seul volume.
• Tous les documents de la proposition qui font l'objet d'une demande de confidentialité doivent être présentés dans un volume relié séparément et clairement identifié afin de faciliter l'examen par VITA et de réduire le risque de divulgation par inadvertance.
• Toutes les propositions PPEA doivent être envoyées par courrier ou remises en main propre à l'adresse suivante
  

  Responsable de l'information
  C/O VITA, PPEA Propositions
  7325 Beaufont Springs Drive
  Richmond, VA 23225