Chapitre 10 - Politiques générales des achats informatiques

Les produits d'évaluation peuvent être demandés pour vérifier les niveaux de qualité ou pour tester l'équipement afin de déterminer sa conformité aux spécifications stipulées dans un appel d'offres et/ou pour déterminer la capacité à s'interfacer avec l'équipement existant. Les produits d'évaluation ne peuvent être demandés que dans le cadre d'un appel d'offres formel. La demande d'un produit d'évaluation doit être clairement indiquée dans l'appel d'offres. Le retour des produits d'évaluation soumis se fera aux risques et aux frais du fournisseur. Les produits d'évaluation requis dans une offre ou une proposition doivent être soumis avant la date d'échéance de l'appel d'offres. Le fait de ne pas soumettre les produits d'évaluation demandés peut entraîner le rejet de l'offre ou de la proposition. Les produits d'évaluation doivent être correctement étiquetés, stockés et contrôlés par l'organisme public destinataire jusqu'à ce qu'il n'en ait plus besoin. Tous les produits d'évaluation soumis sont soumis à des tests. Ceux qui n'ont pas été détruits pendant les essais peuvent être renvoyés aux frais du soumissionnaire ou de l'offrant. Les produits d'évaluation du fournisseur retenu peuvent être conservés pour être comparés aux livraisons.

Si, après 30 jours, les produits d'évaluation n'ont pas été récupérés et que les fournisseurs n'ont pas donné d'instructions quant à leur utilisation, les produits d'évaluation peuvent être proposés à d'autres agences ou à des services opérationnels internes. Les produits d'évaluation non récupérés par le soumissionnaire dans les 30 jours suivant l'attribution deviendront la propriété du Commonwealth. Si les articles ont une valeur utilitaire réutilisable significative, ils doivent être éliminés conformément aux procédures établies en matière d'élimination des biens. Le dossier d'acquisition doit être documenté quant à l'utilisation de tous les produits d'évaluation.