Chapitre 10 - Politiques générales des achats informatiques

10.14.3 Assurance

Les contractants sont tenus de souscrire une assurance contre les accidents du travail, une assurance responsabilité civile de l'employeur, une assurance responsabilité civile générale et une assurance responsabilité civile automobile lorsqu'ils effectuent des travaux sur des biens ou des installations appartenant à l'État ou loués par lui. Dans certains types de contrats de service IT et pour atténuer certains risques, une assurance responsabilité professionnelle/erreurs et omissions et/ou une assurance cyber-responsabilité est également requise. Le site Commonwealth of Virginia doit être nommé en tant qu'assuré supplémentaire lorsqu'il est demandé à un entrepreneur de souscrire une assurance responsabilité civile générale.

Dans certains cas spécifiques, l'assurance contre les accidents du travail et l'assurance responsabilité civile de l'employeur peuvent ne pas être exigées. L'assurance contre les accidents du travail est obligatoire lorsque l'entrepreneur emploie trois (3) personnes ou plus. Si le travail est effectué par un propriétaire unique, la personne DOE n'a pas besoin d'assurance contre les accidents du travail, car elle n'a pas d'employés.

L'assurance de la responsabilité civile de l'employeur est obligatoire si l'employeur a des employés qui reçoivent un salaire. L'assurance responsabilité civile de l'employeur n'est pas requise pour les personnes qui exercent une activité commerciale ensemble, par exemple le mari et la femme, les frères et sœurs ou les parents et les enfants, car ces personnes seraient considérées comme des propriétaires et non comme des employés.

Toutes les assurances convenues et imposées par la loi doivent être souscrites par le fournisseur avant le début des travaux et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat.

Les documents confirmant l'assurance du contractant sont joints au dossier de passation de marché.

Dans les contrats de services et de solutions ( IT ), les fournisseurs devraient toujours être tenus de souscrire une assurance contre les erreurs et omissions, sauf dans le cas de simples logiciels prêts à l'emploi (COTS). Cette assurance couvre les erreurs de performance et les omissions intentionnelles ou accidentelles d'un fournisseur dans le cadre de sa performance, conformément aux exigences techniques/fonctionnelles du contrat. Le montant de la couverture est fonction de la complexité de vos achats. Par exemple, si un fournisseur développe une solution personnalisée pour l'agence, ou si l'approvisionnement fournit un service critique de continuité des activités aux citoyens, ou si le fournisseur fournit un service en nuage (c'est-à-dire un logiciel en tant que service), un montant de couverture plus élevé devrait être exigé. Le libellé type à inclure dans un contrat est le suivant : "Le fournisseur doit souscrire une assurance contre les erreurs et omissions d'un montant de "Le fournisseur doit souscrire une assurance contre les erreurs et omissions d'un montant de2,000,000 $ par événement."

Pour les marchés de services en nuage, il est recommandé d'exiger du fournisseur qu'il souscrive également une assurance responsabilité civile en matière de cybersécurité pour l'aider en cas de perte de données ou de violation de la sécurité, ce qui peut entraîner des pertes évaluées à plus de plusieurs millions de dollars. Il s'agit d'un type d'assurance relativement nouveau que certains fournisseurs n'ont pas. Souvent, ils vous diront que c'est inclus dans leur assurance erreurs et omissions. Si c'est le cas, vous devez exiger une couverture plus élevée en matière d'erreurs et d'omissions et leur demander de confirmer comment leur assureur couvrira les incidents de perte de données et de violation de la sécurité. Consignez les faits par écrit et incluez les dispositions applicables dans votre contrat. Le libellé type à inclure dans votre contrat est le suivant : "Le fournisseur doit souscrire une assurance responsabilité civile pour la cybersécurité d'un montant de5,000,000 $ par événement. Le montant de la couverture peut être augmenté en fonction de votre facteur de risque, de la complexité du projet et de la sensibilité des données et de la sécurité. Le montant minimum de couverture exigé par VITA Security reste fixé à5,000,000. Toute réduction doit être approuvée par VITA Security et/ou le CIO."