Processus d'inscription à l'IA dans l'enseignement supérieur

Objectif

Ce document décrit la procédure à suivre par les établissements d'enseignement supérieur qui n'utilisent pas le portefeuille technologique du Commonwealth (CTP) pour soumettre des technologies d'intelligence artificielle (IA) à des fins de surveillance et de gouvernance et pour obtenir l'approbation du secrétaire à l'Éducation conformément au décret (EO) 30.

(voir aussi Intelligence artificielle)

Dernière mise à jour : Mai 22, 2024

Vue d'ensemble

La technologie de l'IA comprend des capacités telles que l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel, les systèmes experts, la reconnaissance vocale, etc. L'IA étant de plus en plus répandue dans la société et les entreprises, il est important que des normes et des orientations soient mises en place pour garantir l'utilisation responsable, éthique et transparente de la technologie de l'IA par le gouvernement de l'État de Virginie. Le décret 30 pour l'IA a été signé par le gouverneur Glenn Youngkin le 18, 2024 janvier. Conformément à l'ordonnance, tout système d'IA interne ou externe qu'une agence cherche à développer, à mettre en œuvre, à employer ou à acquérir doit être inscrit dans un registre tenu par l'Agence des technologies de l'information de Virginie (VITA) et faire l'objet d'un examen de la gouvernance de la VITA.

Flux de travail

Étapes du flux de travail : 1. L'institution crée une entrée dans le registre AI (Archer). 2. L'institution soumet une demande de surveillance de l'IA (courriel). 3. AI Informations sur la surveillance saisies (CTP). 4. Examen de la gouvernance (CTP) 5. Recommandation du Commonwealth CIO (CTP) 6. Soumettre au secrétariat de l'institution requérante (email) 7. Examen et approbation par le secrétaire (courriel)

L'IA qui est utilisée ou qui sera utilisée doit être enregistrée, faire l'objet d'un examen de gouvernance et être approuvée par le secrétaire à l'Éducation (le secrétaire responsable de l'entité utilisatrice). L’enregistrement des utilisations de l’IA doit avoir lieu dans Archer, le système de gestion des risques du Commonwealth of Virginia (COV). L'accès à Archer sera disponible pour les entités qui ont besoin d'un processus d'enregistrement par intelligence artificielle (IA) pour l'inscription dans l'enseignement supérieur. Les personnes qui ont besoin d'accéder à Archer sont priées d'envoyer un courriel au service de sécurité et de gestion des risques du Commonwealth.

L'enregistrement AI doit ensuite être soumis à VITA par e-mail, en joignant le formulaire Archer au format PDF à la boîte mail de la division de gestion des investissements informatiques (ITIMD), afin que la demande soit enregistrée dans le portefeuille technologique du Commonwealth (CTP).

Les étapes suivantes seront réalisées au cours de cet examen :

  • VITA assurera un contrôle et un examen de la gouvernance.
  • Le responsable de l'information du Commonwealth (CIO) émettra une recommandation et enverra une notification par courrier électronique au secrétaire à l'éducation.
  • Le secrétaire d'État à l'éducation approuvera ou désapprouvera la demande par courriel.
  • Le statut d'approbation du secrétaire d'État à l'éducation sera reflété dans le programme de formation continue.
    • Une notification par courrier électronique sera envoyée à l'établissement d'enseignement supérieur et à l'équipe du Commonwealth chargée de l'architecture d'entreprise (EA).
  • VITA conserve les documents relatifs à l'utilisation spécifique de l'IA et aux approbations correspondantes.

Instructions pour les demandes d'enregistrement AI

Vous trouverez ci-dessous des instructions sur la manière de saisir une demande d'enregistrement AI dans Archer et d'envoyer la demande pour examen et approbation par courrier électronique.

Première étape : Enregistrez l'IA dans Archer. Cette étape sera réalisée par le professionnel de la sécurité de l'information désigné par l'établissement d'enseignement supérieur :

  1. Ouvrez l'archer.
  2. Accédez à l'espace de travail de l'agence, cliquez sur le menu déroulant Gestion de l'agence et sélectionnez Intelligence artificielle.
    capture d'écran avec l'option Agency Workplace en surbrillance dans la barre de navigation supérieure, l'option Agency Management sélectionnée dans le premier menu déroulant et l'option Artificial Intelligence sélectionnée dans le second menu déroulant.
  3. Dans le menu de droite, sélectionnez Nouvel enregistrement.
    capture d'écran avec l'option Nouvel enregistrement sélectionnée dans le menu déroulant sous l'icône ellipse
  4. Le formulaire d'enregistrement AI s'affiche. Complétez les champs ci-dessous, puis cliquez sur SAUVEGARDER ET FERMER.
    1. Agence
    2. Application
    3. Année
    4. Date d'envoi du formulaire
    5. Nom
    6. Type d'intelligence artificielle
    7. Objectif
    8. Sensibilité
    9. Sécurité publique
    10. Technologie utilisée
    11. Modèle d'architecture
    12. Modèle Entrée
    13. Modèle Sortie Type de données & Structure
    14. Modèle d'algorithme
    15. Ensembles de données utilisés
    16. Fonctionnement
  5. Obtenir un format de document portable (PDF) d'Archer
    1. Sur le formulaire d'inscription à l'IA, sélectionnez l'ellipse et cliquez sur Imprimer.
      capture d'écran avec Imprimer sélectionné dans le menu déroulant sous l'icône ellipse
    2. RSA Archer ouvre un nouvel onglet avec l'entrée AI et un lien en haut à droite qui indique Imprimer.
      Capture d'écran avec l'option Imprimer sélectionnée en haut à droite du formulaire
    3. L'écran d'aperçu avant impression s'ouvre et permet à l'utilisateur d'enregistrer l'entrée au format PDF.
      capture d'écran avec l'option Enregistrer en PDF sélectionnée dans le menu déroulant Destination du menu Impression à l'extrême droite

Deuxième étape : Soumettez l'IA à la supervision et à l'examen en envoyant un courrier électronique et une pièce jointe au format PDF.

Pour soumettre votre inscription au registre IA, veuillez envoyer un e-mail avec le formulaire d'inscription IA au format PDF en pièce jointe à la division de gestion des investissements informatiques (ITIMD). Veuillez indiquer ci-dessous si la technologie d'IA est nouvelle ou existe déjà. Si la technologie d'IA existe déjà, veuillez indiquer la date de sa mise en service.

En envoyant ce courriel, l'entité indique qu'elle approuve la demande de surveillance de l'IA et demande l'approbation de la gouvernance et du secrétaire. Le courriel doit suivre le modèle ci-dessous :

Objet : Approbation d'un logiciel d'intelligence artificielle pour <insérer le nom de l'entité><insert entity name> - <Nom de l'application AI><AI Application Name>

Corps : Ce courriel et la pièce jointe représentent <insérer <insert entity name> le nom de l'entité> soumission dans Archer et l'approbation de notre institution pour la soumission à l'examen de la demande de surveillance de l'IA.

La technologie concernée par cette demande de surveillance de l'IA est <, qu'elle soit nouvelle ou déjà en service. (Si elle est déjà en service, indiquez : La technologie est entrée en service pour l'agence le jj/mm/aaaa).>

Veuillez traiter la demande pour qu'elle soit examinée par la gouvernance et par le secrétaire à l'éducation, qui l'examinera et l'approuvera.

Si vous avez des questions, veuillez contacter votre gestionnaire de compte client.

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