Demande de documents (FOIA)

• Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics.
• Vous avez le droit de demander à l'avance une estimation des frais liés aux documents demandés.
• Si vous estimez qu'il y a eu violation de vos droits au titre de la FOIA, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA. Vous pouvez également contacter le Conseil consultatif sur la liberté de l'information(http://foiacouncil.dls.virginia.gov). pour un avis consultatif non contraignant.

Demandez des dossiers ou des documents existants.
La FOIA prévoit l'accès aux documents, et non l'obligation pour les organismes publics de répondre à des questions sur leur travail. Il ne s'agit pas non plus de créer un enregistrement qui n'existe pas. Voir Va. Code § 2.2-3704(D).

Indiquez-nous le format dans lequel vous souhaitez recevoir les dossiers.
VITA travaillera avec vous pour fournir des documents électroniques dans un format utilisé par VITA dans le cours normal de ses activités. Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez choisir de recevoir un document Excel, un autre format facilement disponible tel que CSV ou PDF, ou une copie imprimée. Veuillez noter que l'impression et la fourniture de copies papier de documents conservés sous forme électronique entraîneront probablement des coûts.

Il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous.
Le dépôt d'une demande d'accès à l'information ne doit pas être un processus conflictuel, et nous préférons résoudre votre demande d'une manière mutuellement acceptable. Il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous souhaitez obtenir. Clarifier une demande peut également permettre d'éviter des coûts inutiles. Lorsque vous avez fait une demande importante de documents, nous tenterons de parvenir à un accord avec vous sur la réponse à apporter.

Comment demander des documents à VITA.
La FOIA n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents dans le cadre de la FOIA. Toutefois, une demande écrite permet de consigner votre demande et d'indiquer clairement les documents que vous souhaitez obtenir, afin d'éviter tout malentendu par rapport à une demande verbale. Il facilite également le contact avec vous. Nous vous encourageons à demander les documents par écrit, en envoyant un courriel à l'adresse FOIA de VITA.

Identifiez les documents que vous recherchez avec "une spécificité raisonnable."
Cette norme de bon sens exige que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.  Veuillez noter que les demandes larges sont plus susceptibles d'entraîner des coûts substantiels et réels pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés. Voir Va. Code §§ 2.2-3704(F) & (H).

Pour demander des documents VITA ou si vous avez des questions, veuillez contacter notre responsable FOIA, Joshua Heslinga.

La meilleure façon de demander des documents est d'envoyer un courriel à FOIA@vita.virginia.gov, mais vous pouvez également nous contacter par téléphone au (804)510-7288, ou par courrier à l'adresse suivante :

Agence des technologies de l'information de Virginie
ATTN : FOIA Officer
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225

En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Contactez le personnel du Conseil à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov ou par téléphone au (804) 698-1810. Vous pouvez soumettre des commentaires publics au Conseil FOIA en utilisant le formulaire de commentaires publics FOIA. 

VITA doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception.
La période de cinq jours commence le jour ouvrable suivant la réception de votre demande et ne comprend pas les week-ends ou les jours fériés.

Le motif d'une demande d'archives publiques de VITA n'est pas pertinent.
Les responsabilités de VITA dans la réponse à votre demande sont les mêmes, quelle que soit la raison de votre demande. Toutefois, la FOIA prévoit qu'un organisme public peut exiger des demandeurs qu'ils fournissent leur nom et leur adresse légale. Voir Va. Code § 2.2-3704(A).

Il existe cinq types généraux de réponses aux demandes de FOIA.
Si VITA est le dépositaire des documents demandés, la loi sur la liberté d'information exige que VITA apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours. Voir Va. Code § 2.2-3704(B):

1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité
2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés parce qu'ils font tous l'objet d'une dérogation légale spécifique. Si nous retenons tous les documents, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
3. Nous fournissons certaines des informations demandées, mais n'en communiquons pas d'autres. Selon les circonstances, nous pouvons expurger une partie d'un document qui peut être retenu et vous fournir le reste du document. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à ne pas divulguer tout ou partie des documents demandés.
4. Les documents demandés n'ont pas pu être trouvés ou n'existent pas. Si nous savons ou comprenons qu'une autre agence détient les documents demandés, notre réponse comprendra les coordonnées de cette agence.
5. S'il n'est pas possible en pratique pour VITA de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit et en expliquer les raisons. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, ce qui nous donne 12 jours ouvrables complets pour répondre à votre demande.

Si une demande doit être adressée à une autre agence - par exemple, parce que VITA n'est pas le dépositaire des documents demandés - nous identifierons l'autre agence et fournirons ses coordonnées.

VITA peut collaborer avec vous ou demander au tribunal un délai de réponse supplémentaire.
Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, nous ferons un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés.

Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour accéder aux documents demandés, les dupliquer, les fournir ou les rechercher, et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article 5, paragraphe 1, de la loi sur la protection de l'environnement, et à l'article 5, paragraphe 2, de la loi sur la protection de l'environnement. 2.2-3704 du code de la Virginie. La question de savoir s'il convient de facturer ces frais est laissée à l'appréciation de l'organisme public.

Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez à VITA.
La loi sur la liberté d'information nous autorise à facturer les coûts réels liés à la réponse aux demandes de FOIA. Il s'agit notamment du temps passé par le personnel à rechercher et à examiner les documents demandés, des frais de copie et de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux. Voir Va. Code § 2.2-3704(F). 

VITA évalue la possibilité de facturer au cas par cas.  Les frais facturés par VITA sont basés sur le temps que le personnel de VITA consacre à la demande, par exemple le temps nécessaire à l'examen et à l'expurgation des documents.  Le taux horaire que VITA applique à ces frais est de 045 $/heure, fixé en 2021 sur la base du salaire de l'époque (hors avantages sociaux) du personnel VITA FOIA et n'a pas été revu à la hausse depuis.

Il peut vous être demandé de verser une caution.
Si nous estimons que200 la réponse à votre demande coûtera plus de 0 $, nous pouvons vous demander de verser un acompte, ne dépassant pas le montant de l'estimation, avant de donner suite à votre demande. Le délai de cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprend pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous répondez. Voir Va. Code § 2.2-3704(H).

Vous pouvez demander une estimation des frais avant que VITA ne réponde à votre demande.
Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts estimés ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande pour tenter de réduire les coûts estimés. Voir Va. Code § 2.2-3704(F). 

Le paiement est dû à la réception des dossiers.
Vous pouvez également payer à l'avance. Si vous devez de l'argent à VITA pour une précédente demande d'accès à l'information qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, nous pouvons exiger le paiement de la facture en souffrance avant de traiter votre nouvelle demande d'accès à l'information et d'y répondre. Voir Va. Code § 2.2-3704(I).

Si vous n'êtes pas sûr que VITA possède le(s) document(s) que vous recherchez, veuillez contacter notre responsable FOIA à l'adresse FOIA@vita.virginia.gov. Vous trouverez ci-dessous une description générale des types de documents détenus par VITA :

• les politiques, normes, lignes directrices et autres publications de VITA
• Dossiers concernant les employés et les fonctionnaires de VITA
• Marchés passés par VITA pour des biens et des services dans le domaine des technologies de l'information
• les contrats informatiques conclus ou gérés par VITA
• Dossiers concernant l'exercice par VITA de ses autres responsabilités statutaires

Veuillez noter que VITA est responsable de la recherche et de la production de ses propres documents en réponse aux demandes de FOIA. Les demandes de FOIA concernant des documents d'autres agences doivent être adressées à ces agences.  Bien que VITA fournisse une infrastructure technologique à laquelle d'autres agences transfèrent des données, VITA n'est pas le dépositaire de ces documents et ne peut pas répondre aux demandes de FOIA pour ces entités. Voir Va. Code § 2.2-3704(J); Va. Code § 42.1-85(B).

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. VITA retient généralement les documents soumis aux exemptions suivantes :

• Dossiers du personnel. Voir Va. Code § 2.2-3705.1(1).
• Documents soumis au secret professionnel de l'avocat ou au produit du travail de l'avocat. Voir Va. Code §§ 2.2-3705.1(2) & (3).
• Logiciel d'information propriétaire du fournisseur. Voir Va. Code § 2.2-3705.1(6).
• Documents relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat. Voir Va. Code § 2.2-3705.1(12) & § 2.2-4342.
• Documents décrivant ou concernant la sécurité informatique et le contrôle d'accès. Voir Va. Code § 2.2-3705.2(2).
• Les documents relatifs aux menaces, aux vulnérabilités ou aux plans de sécurité en matière de cybersécurité, dont la divulgation mettrait en péril la sûreté ou la sécurité. Voir Va. Code § 2.2-3705.2(14).
• Documents relatifs aux opérations de passation de marchés menées conformément à la loi sur les marchés publics de Virginie. Voir Va. Code § 2.2-4342.

En outre, la loi sur la liberté d'information n'oblige pas les agences à fournir des documents en réponse à une demande émanant de personnes incarcérées ou condamnées au civil. Voir Va. Code § 2.2-3703(C).

Pour commenter la qualité de l'assistance qui vous est fournie par VITA, veuillez utiliser le formulaire de commentaire public en ligne sur le site web du Conseil consultatif sur la liberté d'information.