Permettre au Commonwealth d'être plus performant grâce à des technologies innovantes, efficaces et sûres
Programme de télécommunications de nouvelle génération de VITA
VITA est en train de lancer le nouveau système amélioré de gestion des frais de télécommunications de nouvelle génération (NextGen TEMS). Le système NextGen TEMS remplacera l'actuel système de facturation des frais de télécommunications (TEBS) et apportera des améliorations essentielles à nos services de télécommunications.
Nous avons identifié un moyen plus efficace, plus efficient et plus novateur d'améliorer les services de VITA tout en ajoutant de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l'expérience de nos clients. Les objectifs du projet sont les suivants :
- Un niveau supérieur de modernité et d'efficacité dans la fourniture de services de télécommunications gérés
- Fournir un niveau de transparence en matière de consommation et de coûts qui n'est actuellement pas disponible dans TEBS
- Système d'établissement de rapports avec des capacités d'analyse personnalisées
- Informations et processus permettant aux agences d'optimiser la consommation et le coût des télécommunications
- Améliorer l'expérience des clients
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Vous trouverez ci-dessous les mises à jour, les formations, les vidéos d'information et les FAQ.
Améliorer l'expérience du client
Les achats de télécommunications, les services et la gestion des dépenses sont des solutions essentielles dont dépendent nos agences partenaires pour servir les citoyens du Commonwealth et atteindre leurs objectifs critiques. NextGen TEMS favorise l'efficacité et la transparence, améliore la prestation de services et l'établissement de rapports et cherche à améliorer l'expérience des clients.
Pour en savoir plus, cliquez sur les onglets et consultez régulièrement les mises à jour du projet.
Prochainement - Formation TEMS NextGen
Des formations et des démonstrations de l'application NextGen TEMS ont été organisées en novembre 2023. Une formation complémentaire sera dispensée avant le lancement du nouveau système. Veuillez continuer à visiter cette page pour les annonces, regarder les vidéos ci-dessous et lire notre foire aux questions (FAQ) pour une vue d'ensemble du projet.
Fonctionnalité clé pour les clients
Calero.com fournira aux clients de NextGen TEMS une formation sur les fonctionnalités clés :
- Les rapports sont considérablement élargis grâce à l'utilisation de PowerBI et de rapports standard.
- Commander des services et des appareils à partir du catalogue
- La refacturation est une fonction personnalisée, développée spécifiquement pour VITA et nos clients.
- Résolution des litiges avec les vendeurs et les transporteurs, avec l'aide de Calero.com
Présentations de réunions et aperçus de projets
Vous trouverez ci-dessous des présentations et des aperçus de projets qui ont été communiqués à divers clients. N'hésitez pas à revenir pour vous tenir au courant des nouveautés.
- Mise à jour du programme TEMS NextGen -(Réunion de l'AITR Sept. 2023)
Ajoutez notre email à vos contacts !
VITA s'engage à assurer la réussite de ses clients et à aider tout le monde à passer avec succès au système TEMS NextGen. Une ressource essentielle pour les clients est l'utilisation d'agents de changement pour fournir un soutien, des informations et faciliter le retour d'information pour l'équipe du projet VITA. Ces agents du changement se réunissent tous les mois et participent régulièrement à une discussion en équipe au cours de laquelle ils fournissent un retour d'information et partagent immédiatement des informations avec l'équipe. Les gestionnaires de comptes clients (CAM) de VITA font partie des agents de changement disponibles pour aider les clients à obtenir plus d'informations sur le système TEMS NextGen. Veuillez ajouter l'adresse électronique de notre projet NextGen TEMS à vos contacts : NEXTGENTEMS@vita.virginia.gov, pour recevoir les communications futures, les invitations aux réunions, les informations sur les formations et pour obtenir des détails à l'approche de la date de mise en service du nouveau système Calero.
Le gel des commandes TEBS a été annulé
Le gel des commandes pour le système de facturation des frais de télécommunications (TEBS) est annulé. Le gel était initialement prévu pour les mois de novembre 13 - 30, 2023. Les clients doivent continuer à passer des commandes jusqu'à ce qu'une nouvelle date de gel soit annoncée. Nous vous enverrons des communications de suivi avec les nouvelles dates de gel et, si nécessaire, toute information supplémentaire concernant le lancement de TEMS dès que de nouveaux développements seront disponibles. Si vous avez des questions, veuillez contacter votre gestionnaire de compte client (CAM) à l'adresse.
Foire aux questions (FAQ)
Les télécommunications sont un domaine de service clé pour VITA, mais le système TEBS actuel de VITA ne dispose pas des données et des capacités de reporting dont VITA a besoin pour gérer ses activités de télécommunications de manière efficace et efficiente.
La VITA est tournée vers l'avenir, et c'est ainsi qu'est née la voie de NextGen TEMS. En fournissant TEMS de manière plus efficace, VITA permettra à ses clients d'accomplir leurs missions respectives au service de la population du Commonwealth de Virginie.
Groupes identifiés qui seront touchés :
- Agences et localités : Le nouveau système TEMS offrira à nos clients des agences et des localités des améliorations en matière d'approvisionnement, de gestion de la facturation et de processus de refacturation. Ces changements permettront d'améliorer l'interface, d'augmenter le nombre d'analyses et de mieux connaître les dépenses de télécommunications du client.
- Les fournisseurs : Le système TEMS permettra de rationaliser et de simplifier la passation des marchés et la facturation. Le système moderne permettra aux vendeurs de continuer à fournir des services au Commonwealth tout en bénéficiant d'une efficacité accrue.
- Le personnel de VITA : La direction de VITA et les directeurs de département s'efforcent de définir les rôles et les responsabilités tout en mettant en œuvre des changements pour s'assurer que le personnel de VITA s'aligne sur les nouveaux systèmes et processus.
Il y a plus d'un an, VITA s'est associée à KPMG pour entamer les recherches, les évaluations et les recommandations en vue de moderniser le système actuel de facturation des frais de télécommunications (TEBS) afin de mieux servir nos clients.
Les données montrent clairement que le passage à la nouvelle génération de TEMS, avec les services gérés par Calero.com, était la meilleure option pour fournir de nombreuses améliorations et capacités dont nous ne disposons pas actuellement avec TEBS.
L'équipe de gestion du changement de VITA est activement impliquée dans ce projet et veillera à ce que tous les groupes concernés par cette mise à niveau reçoivent des communications en temps utile. Ils évalueront les changements apportés aux groupes de clients, l'impact que ces changements peuvent avoir sur eux et développeront des programmes de formation et de la documentation qui aideront toutes les personnes concernées à naviguer dans les changements à venir au niveau de la main-d'œuvre.
TEBS - Notre système actuel, le système de facturation des frais de télécommunications (TEBS)
- Il dessert plus de 800 clients au niveau des États et des localités, y compris des établissements d'enseignement supérieur
- A des capacités et des rapports limités
- Ne dispose pas des capacités du système lui permettant d'atteindre le niveau souhaité par VITA.
- Un système en fin de vie
TEMS - Système de gestion des frais de télécommunications de nouvelle génération (TEMS)
- Continuer à servir plus de 800 clients au niveau des États et des localités, y compris des établissements d'enseignement supérieur.
- Un niveau supérieur de modernité, d'efficacité et d'efficience dans la fourniture de services de télécommunications gérés
- Fournir un niveau de transparence qui n'est actuellement pas disponible dans TEBS
- Système d'établissement de rapports avec des capacités d'analyse personnalisées
- Des informations qui permettent aux agences d'optimiser la consommation et le coût des télécommunications
- Améliorer l'expérience des clients
VITA s'engage à assurer la réussite de ses clients et à aider tout le monde à passer avec succès au système TEMS NextGen. Veuillez vous inscrire à notre liste de diffusion et ajouter l'adresse électronique de notre projet NextGen TEMS à vos contacts : NEXTGENTEMS@vita.virginia.govVous y trouverez également des informations sur la date de mise en service du nouveau système Calero.