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TEBS

Vue d'ensemble et détails du TEBS

Le système de gestion des frais de télécommunications et de facturation (TEBS) doit être utilisé par les agences de l'État n'appartenant pas à la branche exécutive et par d'autres organismes publics pour commander des services de télécommunications, ainsi que par tous les clients de VITA pour commander des services de télécommunications qui ne sont pas fournis dans le cadre du programme de services d'infrastructure informatique (par exemple, ceux qui ne sont pas inclus dans le catalogue de services). TEBS soutient le rôle de VITA en tant que revendeur de services filaires et sans fil, et lui permet d'offrir une large gamme de services et de produits. VITA apporte une valeur ajoutée à plus de 800 clients de l'État et des localités du Commonwealth de Virginie dans des domaines tels que :

  • Acquisition et gestion de contrats de télécommunications à l'échelle de l'État afin d'inclure les services et produits demandés par les clients, et négociation des meilleurs prix possibles.
  • Commande et approvisionnement
  • Inventaire et gestion des actifs
  • Gestion de l'utilisation (validation et optimisation)
  • Gestion des factures des fournisseurs (réception et rapprochement des factures des transporteurs, résolution des litiges entre VITA et les transporteurs, comptes fournisseurs et répartition des coûts de VITA)
  • Soutien à la clientèle
  • Consolidation de la refacturation aux clients (comptes débiteurs, facturation des clients et résolution des litiges entre les clients et VITA).

Commande de TEBS

Nouvelles commandes

Pour commander un produit et/ou un service de télécommunications TEBS, veuillez contacter le coordinateur des télécommunications de votre agence afin qu'il introduise la demande par le biais de la commande detravail simple de TEBS - pour l'utilisateur.

Commande de plusieurs produits

Lorsque vous passez des commandes pour plusieurs lignes, circuits, dispositifs, etc., veuillez ne pas soumettre plus de cinq lignes par commande (les contraintes actuelles du système limitent les commandes à cette limite - des améliorations futures sont envisagées pour remédier à ce problème). Veuillez contacter Linda Brown du bureau VITA Telecommunications Customer Service (TCS) au 804-426-9371 si vous avez besoin d'aide.

Etapes pour saisir "pour les informations de l'utilisateur" sur l'écran de l'ordre de travail simple dans TEBS

Pour saisir les informations "pour l'utilisateur" dans TEBS, suivez les étapes et les conseils suivants :

  • Sélectionnez le code d'agence à quatre chiffres et le code d'activité à trois chiffres pour l'utilisateur "." Veuillez noter qu'il s'agit toujours d'un nombre à sept chiffres (ex. 0403000). Si seul le code de l'agence est fourni, la ligne sera facturée par erreur au niveau du payeur (niveau cinq) au lieu du niveau du code de l'agence (niveau six).
  • Sélectionnez toujours le code de l'activité en plus du code de l'agence lorsque vous faites "pour l'utilisateur." Si votre agence n'a pas de code d'activité réel, entrez 000. Cela garantit que l'extension sera facturée au bon niveau et que les frais seront inclus dans le rapport détaillé du payeur de factures du client. Seuls les frais facturés au niveau six apparaissent dans ce rapport. Les frais facturés au niveau cinq n'apparaissent pas dans le rapport détaillé du payeur, ce qui entraîne une différence entre le montant de la facture et le rapport détaillé du payeur.

Pour toute question, veuillez contacter tcs@vita.virginia.gov. Pour garantir une réponse et une résolution rapides des questions, n'envoyez pas de demandes à vitacomms@vita.virginia.gov. - contactez directement le bureau du TCS.

Informations sur la facturation

Pour récupérer le rapport sur les payeurs de factures et le rapport détaillé sur les payeurs de factures dans TEBS :

  1. Connectez-vous au système TEBS
  2. Cliquez sur Reports > Report Outputs > Cost Center Reports > Icône de loupe
  3. Saisissez le numéro d'agence à quatre chiffres dans la case du centre de coûts.
  4. Sélectionnez la recherche

Les liens vers le rapport du payeur de factures (résumé de la facture) et le rapport détaillé du payeur de factures s'affichent.

Si vous avez des questions sur les soldes en souffrance, veuillez contacter le service des comptes débiteurs à l'adresse AR@vita.virginia.gov ou au numéro (804) 968-0130. Si vous avez d'autres questions concernant la facturation, veuillez contacter le bureau de facturation à l'adresse billing@vita.virginia.gov ou au numéro (804) 968-0132.

Assistance technique

Si vous avez des difficultés à accéder à TEBS, suivez les étapes suivantes :

  • Utilisez cette URL(https://connect.mdsl.net/vita/).
  • Vérifiez que les ports 8443 et 8444 sont ouverts sur votre site.
  • Si vous rencontrez toujours des difficultés, contactez votre responsable local de l'assistance technique.

Si un utilisateur n' a pas accès à TEBS :

  • Envoyez une demande d'accès par courrier électronique à TEBSMail@vita.virginia.gov.

Veuillez utiliser la section "Contact Us" ci-dessous pour obtenir une liste de comptes de courrier électronique conçus pour traiter certaines questions et demandes spécifiques. N'envoyez PAS de questions ou de demandes relatives à TEBS à la boîte aux lettres VITACOMMS.

Contactez nous

  • Les questions et demandes relatives à la facturation du TEBS doivent être adressées à billing@vita.virginia.gov.
  • Les questions concernant les commandes TEBS doivent être envoyées à TCS@vita.virginia.gov.
  • Pour l'accès à TEBS, la réinitialisation des mots de passe, les problèmes ou les questions d'ordre général, contactez TEBSMail@vita.virginia.gov