Changements pour les demandes de gouvernance des marchés publics (PGR)
La soumission des PGR se fait par l'intermédiaire du portefeuille technologique du Commonwealth (CTP).
Les ressources informatiques de l'Agence (AITR) et le personnel chargé des achats soumettent les PGR par l'intermédiaire du CTP. Les PGR ne seront pas traités tant que l'entrée du plan stratégique informatique correspondant dans le CTP n'aura pas été vérifiée. Les demandes de PGR soumises par courrier électronique en format Word seront renvoyées au demandeur pour qu'il les soumette par l'intermédiaire du CTP.
L'actualisation de la technologie ne nécessite pas de PGR
La soumission d'un PGR n'est pas nécessaire pour l'actualisation technologique des services/produits fournis dans le cadre du programme d'infrastructure de VITA.
Toutefois, des PGR sont nécessaires pour les augmentations progressives des services/produits de partenariat informatique, nouveaux ou existants, fournis à une agence, lorsque le coût d'investissement est supérieur à 0 $250,000 en coût unique. Exemples d'augmentations progressives des services/produits nouveaux ou existants des partenariats informatiques nécessitant des PGR : 1) l'ajout d'ordinateurs de bureau pour une nouvelle installation ; et 2) l'extension de l'utilisation de la téléconférence par l'agence grâce à des mises à niveau de l'équipement et des services.
Les RGP ne sont pas nécessaires pour le renouvellement des accords de licence, de maintenance et d'assistance.
Les PGR ne sont pas nécessaires pour renouveler les licences de matériel et de logiciel, les accords de maintenance et d'assistance déjà approuvés pendant la durée du contrat. Exemple : renouvellement annuel des licences et du support des applications Oracle pour les agences. Les renouvellements nécessitent toujours une entrée dans le plan stratégique informatique de l'agence et la soumission d'une demande d'achat par l'intermédiaire d'eVA. Toutefois, l'exécution d'une option dans le cadre d'un contrat nécessite un RGP.
Objectif et champ d'application des RPG
Le PGR soutient l'examen et l'approbation des demandes d'investissement technologique des agences par le Commonwealth CIO. Cet examen s'applique aux investissements d'un montant250,000 égal ou supérieur à 0 $, conformément aux 2 articles.2-2012 22018et.2-.1 du Code de Virginie. L'approbation des PGR par le Commonwealth CIO s'applique à toutes les agences de l'État et à tous les établissements d'enseignement supérieur, à moins qu'ils n'en soient exemptés par la législation. La délégation de VITA en matière de passation de marchés reste inchangée. Voir le tableau ci-dessous.
Contrats nationaux - l'utilisation des contrats nationaux de VITA est obligatoire pour l'acquisition de tous les biens et services informatiques. S'il n'existe pas de contrat VITA à l'échelle de l'État pour le bien ou le service informatique requis, la passation de marché devra être effectuée sur la base de la matrice ci-dessus. Les contrats de télécommunications de VITA sont obligatoires pour toutes les agences du pouvoir exécutif et tous les établissements d'enseignement supérieur.
Les achats informatiques, quel qu'en soit le montant, effectués dans le cadre de contrats coopératifs (y compris avec la GSA) doivent être approuvés par le DPI.
Les agences qui soumettent des PGR pour des achats informatiques à source unique, des services en nuage, des contrats coopératifs ou toute autre dérogation doivent fournir des documents de justification avant l'examen initial de la VITA. (ceux qui se trouvent dans les limites de la délégation peuvent être approuvés au niveau local).
La délégation de VITA en matière de passation de marchés est décrite ci-dessous.
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Client |
Biens dans le champ de l'enquête & Services (Infrastructure & Applications d'entreprise) |
Biens hors du champ de l'enquête & Services (Applications spécifiques à l'Agence, "Consommables" & Infra. Autorisé par le protocole d'accord) |
Services de télécommunications |
Services cloud |
|---|---|---|---|---|
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Clients dans le champ de l'enquête (Services d'infrastructure fournis par MSI) |
$0 Code V pour VITA |
$250,000 Code V pour le fournisseur |
$0 TSR par VITA |
$0 |
|
Clients hors du champ de l'enquête (Les services d'infrastructure ne sont PAS fournis par MSI) |
$250,000 V-code au fournisseur |
$250,000 V-code au fournisseur |
$0 TSR par VITA |
$0 |
| Enseignement supérieur - Niveau I | $250,000 Code V pour le fournisseur |
$250,000 Code V pour le fournisseur |
$0 TSR par VITA |
$0 |
S'applique aux clients relevant de l'autorité de passation des marchés de la VITA.
Contrats nationaux - l'utilisation des contrats nationaux de VITA est obligatoire pour l'acquisition de tous les biens et services informatiques. S'il n'existe pas de contrat VITA à l'échelle de l'État pour le bien ou le service informatique requis, une procédure de passation de marché devra être mise en œuvre sur la base de la matrice ci-dessus. Les contrats de télécommunications de VITA sont obligatoires pour toutes les agences du pouvoir exécutif et tous les établissements d'enseignement supérieur.
Les achats informatiques, quel qu'en soit le montant, effectués dans le cadre de contrats coopératifs (y compris avec la GSA) doivent être approuvés par le DPI.
Les achats informatiques à source unique d'un montant250,000 égal ou supérieur à 0 $ doivent être approuvés par la VITA (ceux qui se situent dans les limites de la délégation peuvent être approuvés au niveau local).
Les demandes de délégation, d'approbation de contrats à source unique et de contrats coopératifs doivent être envoyées à SCMinfo@vita.virginia.gov.
Les formulaires sont disponibles ici.
Processus d'examen des dossiers de candidature
La division de la gestion des investissements dans les technologies de l'information (ITIMD) coordonne l'examen des PGR et prépare des recommandations pour le site CIO. L'examen porte sur l'alignement de la stratégie et l'analyse de rentabilité de l'achat, l'alignement sur l'architecture technique de l'entreprise et la stratégie d'approvisionnement proposée. L'examen comporte trois activités :
| Activité | Temps de révision de l'objectif | Description |
|---|---|---|
| Examen initial | Dans un délai de 4 jours ouvrables à compter de la réception des PGR ou de l'approbation du dossier d'investissement, la date la plus tardive étant retenue. | Déterminez si les informations sont suffisantes pour réaliser une évaluation ; identifiez les informations supplémentaires requises ou les questions à résoudre. |
| Examen/recommandation de la gouvernance du personnel de VITA | Dans les 5 jours ouvrables suivant l'achèvement de l'examen initial. | Évaluation complète du PGR. |
| Approbation du DPI | Dans les 5 jours ouvrables suivant l'achèvement de la gouvernance du personnel VITA. | Préparer et soumettre la recommandation du DPI. |