Chapitre 8 - Description du besoin : spécifications et exigences

8.9.7 Assistance des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels dans l'élaboration des spécifications ou des exigences en matière de marchés publics

Un fournisseur potentiel ou existant peut fournir gratuitement une assistance technique à une agence pour l'élaboration de spécifications ou d'exigences en matière de passation de marchés. Toutefois, une agence ne peut accepter une offre ou une proposition ou attribuer un contrat à un fournisseur qui a reçu une compensation de l'agence pour fournir une assistance dans la préparation des spécifications sur lesquelles l'appel d'offres ou le contrat est basé. Un fournisseur qui aide un organisme à élaborer des spécifications ou des exigences ne peut pas divulguer à un fournisseur potentiel qui envisage de présenter une offre ou une proposition des informations concernant le marché public qui ne sont pas accessibles au public. En outre, le fournisseur qui a fourni ces services de développement contre paiement ne peut pas être un sous-traitant ou un partenaire du fournisseur qui se voit attribuer le contrat ou de l'un des sous-traitants ou partenaires de ce fournisseur, quelle que soit la distance qui les sépare. Tout entrepreneur indépendant employé ou rémunéré par une agence pour concevoir un projet, élaborer un cahier des charges, rédiger des spécifications ou définir d'une autre manière les exigences du contrat n'est pas non plus éligible pour concourir ou recevoir le contrat qui en découle.

Les spécifications ou les exigences peuvent être communiquées aux fournisseurs potentiels pour qu'ils fassent part de leurs commentaires et de leurs réactions avant que l'appel d'offres ne soit lancé. Les agences du Commonwealth doivent tirer parti de l'expertise des fournisseurs pour comprendre le marché d'un bien ou d'un service particulier ( IT ). Les fournisseurs peuvent fournir des informations utiles à l'agence en identifiant les caractéristiques restrictives ou exclusives incluses dans les spécifications ou les exigences qui pourraient être contestées par d'autres fournisseurs potentiels, ce qui entraînerait des retards et/ou des annulations. Les fournisseurs peuvent également aider le Commonwealth à comprendre ce dont les utilisateurs finaux ont réellement besoin pour mettre en œuvre les processus opérationnels souhaités, quelles sont les meilleures pratiques commerciales et gouvernementales dans un domaine particulier ( IT ) et qui sont les experts sur le marché pour une solution technique particulière.

La section 2.2-4373 du code de la Virginie stipule ce qui suit : "Participation à la préparation de l'offre ; limitation de la soumission d'une offre pour le même marché. Aucune personne qui, contre rémunération, prépare un appel d'offres ou une demande de proposition pour ou au nom d'un organisme public ne doit (i) soumettre une offre ou une proposition pour ce marché ou une partie de celui-ci ou (ii) divulguer à un soumissionnaire ou à un offrant des informations concernant le marché qui ne sont pas accessibles au public. Toutefois, un organisme public peut autoriser cette personne à soumettre une offre ou une proposition pour ce marché ou une partie de celui-ci s'il estime que l'exclusion de cette personne limiterait le nombre de soumissionnaires ou d'offreurs potentiels qualifiés d'une manière contraire à l'intérêt supérieur de l'organisme public."