Chapitre 27 - Contrats de licence et de maintenance de logiciels

La liste ci-dessous comprend les meilleures pratiques en matière d'acquisition de logiciels qui peuvent permettre d'obtenir des avantages accrus :

• Définissez ce qui doit être accompli avec le logiciel, la plate-forme/l'environnement actuel et souhaité et toutes les attentes en matière de performances fonctionnelles et techniques dans l'appel d'offres et le contrat. Parce qu'ils doivent être complets et exhaustifs, les utilisateurs finaux concernés doivent participer à la planification du projet et aux discussions du comité de préachat.

• Un fournisseur peut insister pour que l'agence accepte ses conditions de licence logicielle standard, mais des négociations diligentes doivent être menées. Le Commonwealth et VITA peuvent avoir des conditions obligatoires et l'acceptation des conditions standard du fournisseur peut mettre le Commonwealth en danger. Une assistance à la négociation de contrats de logiciels peut être obtenue en contactant : scminfo@vita.virginia.gov.

• Essayez d'échelonner les paiements en fonction d'événements ou d'étapes. Tout comme dans le cas d'un entrepreneur, le fait de tout payer en une seule fois peut réduire l'influence de l'agence en cas de problème ultérieur. Mettez soigneusement en correspondance tous les paiements avec des étapes, des niveaux de service et/ou des critères d'acceptation clairement définis et négociés à l'avance ; incluez les dates exactes de livraison.

• Veillez à ce que les politiques et les exigences en matière de résiliation de contrat soient claires et écrites.

• Écrivez tout en toutes lettres. Même si cela demande plus de travail, inscrivez dans le contrat les exigences relatives aux produits à livrer, c'est-à-dire les détails de ce qu'un produit doit faire à tel ou tel moment. Indiquez les conséquences si le logiciel DOE ne fonctionne pas comme prévu. Un accord de niveau de service peut stipuler que pour chaque heure d'indisponibilité d'un serveur au-delà de 24, le fournisseur crédite l'agence de1,000.

• N'acceptez pas automatiquement le premier prix proposé par le fournisseur. L'agence doit s'efforcer d'obtenir de meilleurs prix sans détruire la relation client-fournisseur. Si cette relation n'est pas positive, une agence peut obtenir un bon prix pour la première période contractuelle, s'engager sur un produit, puis constater une augmentation significative du prix les années suivantes ou pour les services d'assistance et de maintenance. Faites preuve de persévérance dans vos efforts pour faire baisser les prix. Si le fournisseur ne peut ou ne veut pas baisser ses prix, demandez qui, dans sa chaîne de commandement, a le pouvoir de négocier et travaillez avec cette personne. Rappelez aux fournisseurs que si le Commonwealth ou votre agence adopte une nouvelle technologie, d'autres clients de l'État ou des collectivités locales pourraient suivre.

• Une agence peut optimiser son pouvoir d'achat en faisant partie d'un groupe d'acheteurs plus important et en achetant dans le cadre d'un contrat VITA à l'échelle de l'État. Cela augmente le nombre de clients potentiels du fournisseur et peut entraîner une baisse des prix.

• Négociez des contrats pluriannuels pour obtenir un pourcentage de réduction. Les agences doivent s'attendre à recevoir une remise de 5% à 15% sur le prix final. Veillez à ne pas mélanger une remise pluriannuelle avec une remise sur le volume. La remise pluriannuelle et la remise sur le volume doivent être négociées séparément et soustraites du prix initial.

• Soyez clair sur les droits relatifs à vos données. Les fournisseurs doivent être liés par un accord de confidentialité. En cas de résiliation du contrat, le fournisseur est tenu de restituer toutes les données du Commonwealth ou de l'agence dans un format utilisable.

• Assurez-vous que la licence logicielle achetée est perpétuelle et qu'elle n'est jamais épuisée, y compris à la fin du contrat de logiciel, à l'expiration des frais de maintenance ou en cas d'acquisition ou de faillite de l'entreprise.