Chapitre 25 - Formation des contrats informatiques

25.8.22 Tarification informatique

Si les obligations du fournisseur IT à l'égard de l'agence peuvent être complexes, l'obligation première de l'agence est simple. L'agence paie le fournisseur pour ses services ou produits IT. Les contrats de développement de systèmes concernent traditionnellement de grands projets complexes et prévoient généralement des paiements échelonnés. Une agence peut gérer le risque de ces projets en payant par tranches en fonction des étapes du projet, ou en retenant une partie de la redevance jusqu'à ce que le logiciel/système soit jugé acceptable par l'agence. Afin de respecter ces contraintes, les fournisseurs de IT divisent de plus en plus les projets en petites parties, couvrant des périodes plus courtes. Les agences peuvent vouloir évaluer s'il serait plus avantageux de payer un montant plus élevé pour les services du fournisseur dans la mise en œuvre du logiciel, plutôt que pour la licence du logiciel elle-même.

Les contrats de licence de logiciel peuvent prévoir des paiements uniques ou des paiements récurrents, selon que la licence de logiciel est considérée comme un abonnement ou "payée." Les services d'hébergement d'applications et les logiciels en tant que service sont généralement basés sur un abonnement. Les frais dépendent de l'utilisation et peuvent être facturés mensuellement ou annuellement. Les frais de maintenance sont récurrents, que la licence sous-jacente soit payée en une seule fois ou qu'il s'agisse d'un abonnement permanent, et peuvent inclure des frais horaires supplémentaires. Le prix de la maintenance doit être basé sur le prix réel payé pour le logiciel après toutes les remises et négociations, plutôt que sur le prix catalogue, qui est généralement beaucoup plus élevé. IT Les accords énumèrent généralement le montant des honoraires et les modalités de paiement dans un tableau (annexe) au contrat. Le contrat peut stipuler que les montants indiqués dans l'annexe s'appliqueront à la période de base après la signature du contrat. Si l'agence accepte des augmentations, celles-ci doivent être plafonnées à un pourcentage fixe peu élevé ou à un pourcentage basé sur les indices d'inflation publiés, tels que l'indice des prix à la consommation. Voici un extrait du modèle de contrat "Solution" de VITA :

"En contrepartie de la Solution et de tous les produits et services supplémentaires fournis en vertu des présentes, l'Utilisateur autorisé paiera au Fournisseur les frais indiqués à l'Annexe B, qui énumère tous les frais et charges. Les redevances et les remises éventuelles sont applicables pendant toute la durée du présent contrat ; toutefois, si les redevances ou les remises s'appliquent pendant une période inférieure à la durée totale du contrat, le fournisseur s'engage à ne pas augmenter les redevances plus d'une fois au cours d'une période de douze (12) mois, à compter de la fin de la première année (1). Cette augmentation ne peut excéder le moindre de trois pour cent (3% ) ou l'augmentation annuelle de l'indice des prix à la consommation pour tous les consommateurs urbains (CPI-U), moyenne de la ville des États-Unis, tous les articles, non désaisonnalisée, tel que publié par le Bureau of Labor Statistics du ministère du travail(http://www.bls.gov/cpi/home.htm), à la date d'entrée en vigueur de l'augmentation par rapport au même indice un (1) an plus tôt. Toute modification de prix doit être soumise par écrit conformément à ce qui précède et ne prend effet que soixante (60) jours plus tard. Le fournisseur accepte de proposer des réductions de prix afin de garantir le respect de la section relative aux prix concurrentiels."

L'agence doit exiger un préavis suffisant pour toute augmentation de prix afin de pouvoir remplacer le fournisseur si elle estime que le prix est trop élevé. L'agence peut également souhaiter inclure une clause générale du type suivant : "Pour tous les services que le fournisseur fournit à l'agence, le fournisseur ne facturera que les montants raisonnables et habituels. Le fournisseur ne facturera pas à l'Agence, pour un tel service, un montant supérieur à celui qu'il facture habituellement pour des services similaires à d'autres clients."

La première phrase ci-dessus demande des prix équitables. L'agence souhaitera obtenir des devis d'autres fournisseurs pour s'assurer que les prix demandés par le fournisseur sont équitables. La deuxième phrase est une clause de tarification de la nation la plus favorisée et favorise l'agence. Normalement, seules les agences qui sont dans la meilleure position de négociation pourront obtenir une telle clause. Pour faire appliquer cette clause, l'agence doit avoir le droit d'inspecter les livres et registres du fournisseur.

Une clause plus facile à négocier pourrait être celle qui donne à une agence le bénéfice de toute meilleure offre que le fournisseur pourrait faire à un autre organisme public dans le Commonwealth. Voici une clause qui va dans ce sens : "Le fournisseur convient que si une offre est faite ou un accord conclu par le fournisseur avec un autre organisme public du Commonwealth pour des programmes substantiellement similaires dans un volume substantiellement similaire à un prix inférieur au prix pour l'Agence reflété dans le présent accord, le prix reflété dans le présent accord sera réduit au prix offert à l'organisme public en question."