Chapitre 22 - Appels d'offres standard/scellés

L'appel d'offres sous pli fermé est une méthode de sélection des soumissionnaires, sauf pour les services professionnels (§ 2.2-4302.1). Les types de contrats IT résultant d'un appel d'offres concurrentiel sous pli fermé sont généralement ceux qui prévoient des achats ponctuels spécifiques à l'agence et des contrats à terme qui reflètent des achats répétitifs de biens IT par les agences sur une certaine période de temps. La procédure d'appel d'offres ne doit pas être utilisée pour l'acquisition de solutions de type Cloud/Software as a Service (SaaS). Les appels d'offres peuvent également être utilisés pour solliciter des contrats à attributions multiples qui répertorient plus d'un soumissionnaire pour des articles similaires sur le site IT. Reportez-vous au chapitre 1, Objet et champ d'application, du présent manuel, pour connaître les exigences en matière d'autorisation et de délégation de pouvoirs de la VITA pour la méthode de passation des marchés par appel d'offres.

§ Les articles 2.2-4302.1 de la loi sur la protection de la vie privée prévoient les éléments suivants pour les appels d'offres concurrentiels sous pli fermé :

• L'émission d'un appel d'offres écrit contenant ou incorporant par référence les spécifications et les conditions contractuelles applicables à la passation de marché.
• À moins que les soumissionnaires n'aient été présélectionnés pour le marché, l'avis de marché doit inclure une déclaration sur les qualifications requises des soumissionnaires potentiels.
• Les organismes publics de l'État doivent publier les appels d'offres sur le site eVA au moins 10 jours avant la date fixée pour la réception des offres et peuvent être publiés dans un journal de grande diffusion et les offres peuvent être sollicitées directement auprès des soumissionnaires potentiels. Les organismes publics locaux sont invités à publier les appels d'offres sur eVA en plus de leurs autres publications.
• Ouverture publique et annonce de toutes les offres reçues.
• Évaluation des offres sur la base des exigences énoncées dans l'invitation, qui peuvent inclure les qualifications spéciales des soumissionnaires potentiels, le coût du cycle de vie, l'analyse de la valeur et tout autre critère tel que l'inspection, les essais, la qualité, l'exécution, la livraison et l'adéquation à un usage particulier, qui sont utiles pour déterminer l'acceptabilité.
• L'attribution se fait alors au soumissionnaire le moins disant et le plus responsable.

Dans le cadre d'un appel d'offres concurrentiel sous pli fermé, il est important que les biens ou services faisant l'objet de l'appel d'offres IT puissent être décrits de manière précise afin que les offres puissent être évaluées par rapport à la description contenue dans l'appel d'offres. Après évaluation, le marché est attribué au soumissionnaire le moins disant et le plus responsable ou, si l'appel d'offres prévoit plusieurs marchés, aux soumissionnaires les moins disant et les plus responsables. L'attribution peut être faite à une petite entreprise certifiée par le Department of Small Business and Supplier Diversity (DSBSD), y compris les petites entreprises détenues par des femmes, des minorités, des vétérans handicapés et des micro-entreprises, dont le prix est raisonnable et qui n'est pas le soumissionnaire le moins disant, lorsque la disposition relative à une telle attribution est spécifiquement incluse dans l'appel d'offres.