Chapitre 18 - Demandes d'information, préqualification des fournisseurs, propositions spontanées

18.3.1 Comment les propositions spontanées sont-elles soumises et évaluées ?

Les propositions spontanées sont soumises par écrit directement aux agences qui établissent un point de contact principal pour coordonner la réception et le traitement des propositions spontanées. Une évaluation globale favorable d'une proposition spontanée par l'agence DOE ne justifie pas à elle seule l'attribution d'un marché. Tous les contrats doivent être attribués par voie de concurrence ou par d'autres mécanismes conformes à la loi sur les marchés publics de Virginie (VPPA). Aucune préférence ne sera accordée au fournisseur potentiel qui a initialement présenté la proposition spontanée si un appel d'offres ultérieur est lancé pour le même produit, service ou solution ; l'appel d'offres ne sera pas non plus rédigé en faveur de ce fournisseur ou de son approche ou de ses spécifications techniques. Toutes les propositions spontanées soumises à une agence doivent être soumises aux conditions suivantes :

• Toutes les propositions non sollicitées sont soumises aux risques et aux frais du fournisseur potentiel.
• Une proposition non sollicitée est soumise sans aucune obligation de la part de l'agence ou du Commonwealth.
• Les propositions non sollicitées ne doivent contenir aucune restriction quant à l'utilisation par l'agence des idées ou des informations contenues dans ces propositions ou dans le Commonwealth.
• L'agence peut facturer des frais pour l'examen d'une proposition spontanée. Cette redevance doit être affichée par l'agence avant la réception de toute proposition non sollicitée afin que le proposant soit dûment informé que le paiement de cette redevance est exigé. Les propositions nécessitant un examen technique peuvent être facturées sur une base horaire en fonction du temps consacré à l'examen.
• Toutes les propositions spontanées seront évaluées en fonction de leur participation et de l'inclusion de petites entreprises, y compris de petites entreprises détenues par des femmes, des minorités et des vétérans handicapés, ainsi que de microentreprises.
• Si la proposition spontanée contient une offre de prêt ou de fourniture de biens ou de services à une agence, à titre gratuit ou à faible coût, et que cette offre tend à créer un besoin pour des marchés ultérieurs, le besoin de ces biens ou services et tout besoin supplémentaire doit être mis en concurrence conformément à la LPVC. Les fournisseurs potentiels ont la possibilité de participer à la procédure de passation de marché qui en découle.

Pour constituer une véritable proposition non sollicitée IT, la proposition doit répondre aux critères suivants pour être acceptée et examinée par une agence :

• La proposition spontanée doit être innovante et unique ;
• La proposition doit être conçue et élaborée de manière indépendante par le fournisseur qui la présente à l'agence.
• La proposition doit avoir été préparée sans la supervision, l'approbation, l'orientation ou la participation du gouvernement.
• La proposition doit être suffisamment détaillée pour permettre à l'agence de déterminer s'il est utile de l'étudier et de l'examiner.
• La proposition ne doit pas être une proposition anticipée pour un besoin connu de l'agence IT qui peut être acquis par des méthodes concurrentielles.
• La proposition ne doit pas répondre à une exigence déjà publiée par l'agence IT.
• Toutes les informations exclusives incluses dans la proposition et que le fournisseur souhaite garder confidentielles doivent être marquées comme telles. Si l'ensemble de la proposition non sollicitée porte la mention "propriété", elle ne sera pas examinée par une agence.