Chapitre 15 - Procédures pour les petits achats informatiques

L'Agence des technologies de l'information de Virginie (VITA) est chargée de la passation des marchés pour tous les biens et services liés aux technologies de l'information (IT) pour les agences et les établissements d'enseignement supérieur non exemptés. Voir le chapitre 1 du présent manuel, Objet et champ d'application, pour de plus amples informations sur les pouvoirs d'achat de VITA IT ainsi que sur la politique d'autorité et de délégation de VITA pour les achats et les dérogations de IT.

"Un marché public IT est considéré comme un petit achat" lorsque l'ensemble ou la somme de toutes les phases du marché public ne devrait pas dépasser200,000. Les achats d'urgence de biens et de services disponibles dans le cadre d'un contrat existant à l'échelle de l'État ne sont pas soumis aux exigences de la VITA en matière de petits achats.

L'autorité déléguée pour IT les biens et services est fournie dans la politique d'autorité et de délégation située à l'URL suivante : https://www.vita.virginia.gov/supply- chain/scm-policies-forms/scm-policies/

• Toutes les agences disposent d'une délégation de pouvoir pouvant aller jusqu'à250,000 pour IT qui n'entre pas dans le champ d'application de VITA (par ex. applications spécifiques à l'agence). Pour obtenir une liste des biens et services inclus ou non dans le champ d'application du marché, veuillez consulter la page des procédures de passation de marchés à l'adresse ,  veuillez consulter la page "Procédures de passation de marchés" à l'adresse suivante : https://www.vita.virginia.gov/procurement/policies--procedures/procurement-procedures/.
• Les achats d'un montant compris entre200,000 (plafond des petits achats) et250,000 (montant de l'autorité déléguée de VITA) doivent faire l'objet d'un appel d'offres concurrentiel sous pli fermé ou d'une négociation concurrentielle.
• L'autorité déléguée pour IT qui est dans le champ d'application de VITA varie comme suit :
  • Toutes les agences disposent d'une délégation de pouvoir de0 pour les services en nuage (Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) et Infrastructure as a Service (IaaS)).
  • Les agences qui ne sont pas concernées par les services VITA disposent de250,000 $ d'autorité déléguée pour l'infrastructure et les applications d'entreprise.
  • Les agences qui bénéficient des services de VITA disposent d'une délégation de pouvoir de0 pour l'infrastructure et les applications d'entreprise.

Les demandes de marchés et les commandes ne doivent pas être scindées pour contourner les limites de délégation.

Avant d'effectuer un achat de biens ou de services de faible valeur à l'adresse IT, les agences et les institutions doivent consulter les contrats nationaux IT disponibles sur le site web VITA à l'adresse suivante : https://vita.cobblestonesystems.com/public/.

L'examen des contrats nationaux disponibles sur VITA permet aux agences et aux institutions de déterminer si le produit ou le service technologique dont elles ont besoin peut être acheté dans le cadre d'un contrat national existant et faisant l'objet d'une procédure d'appel d'offres sur IT. L'utilisation des contrats nationaux de VITA est obligatoire pour l'acquisition de tous les biens et services de IT, y compris les petits achats. S'il n'existe pas de contrat à l'échelle de l'État ( VITA ) pour le bien ou le service requis ( IT ), une procédure de passation de marché sera mise en œuvre. À tout moment, une agence peut demander qu'un achat technologique de faible montant soit effectué en son nom par VITA en remplissant et en envoyant par courrier électronique le formulaire de demande d'achat, que vous trouverez en vous connectant au compteeVA de votre agence. 

Les agences utiliseront eVA pour l'achat sur e-Mall, sur devis rapide et sur catalogue afin de respecter le nombre de devis requis pour chaque limite de montant. Conformément à l'article 2.2-4303(G) du code de Virginie, les achats dont le montant devrait dépasser30,000 doivent faire l'objet d'un appel d'offres écrit informel auprès d'un minimum de quatre soumissionnaires ou offreurs. La fonctionnalité d'eVA peut fournir les devis écrits minimaux requis par l'article 2.2-4303 (G). Les agences et les institutions peuvent également utiliser la fonctionnalité d'achat par catalogue, de devis rapide et d'e-Mall d'eVA, ainsi que le site web de la DSBSD pour les appels d'offres dont la transaction se situe entre
5,000 $ et le plafond (250,000$).

Toutes les acquisitions de solutions basées sur le cloud (Software as a Service), quel que soit le montant, sont soumises à la conformité de l'agence avec les exigences de la politique d'utilisation par des tiers de VITA, située à l'adresse suivante : https://www.vita.virginia.gov/technology-services/catalog-services/cloud-services/cloud-third-party-use-policy/.