Processus de mise à jour du PSTI
Il existe trois types de mises à jour du plan stratégique informatique (PSTI) :
- Mise à jour de l'exercice budgétaire qui a lieu tous les 2 ans ;
- Les mises à jour du cycle budgétaire qui synchronisent le plan stratégique avec les paquets de décisions budgétaires, le budget du gouverneur et la loi de finances approuvée ; et,
- Mises à jour ad hoc résultant d'un besoin commercial urgent et immédiat.
Les trois boîtes en accordéon ci-dessous contiennent des flux de processus détaillés de mise à jour de l'ITSP ainsi que des explications correspondantes sur les étapes du processus.
La rédaction du plan est le fruit d'une collaboration entre les divisions commerciales et informatiques de l'agence. Il ne peut être rédigé sans l'apport et la participation des deux parties. Les technologies de l'information soutiennent la mission, les buts et les objectifs de l'entreprise, et un PSTI bien rédigé démontre ce lien dans deux sections : la section de synthèse sur les technologies de l'information et l'annexe A.
L'objectif de cette section est de fournir une vue d'ensemble des investissements de l'agence dans les technologies de l'information, tant au niveau de l'agence que de l'entreprise, et d'expliquer comment ces investissements soutiennent les objectifs du Commonwealth de Virginie, tels qu'établis par le gouverneur, le plan stratégique du Commonwealth de Virginie pour les technologies de l'information, et l'agence. Il est organisé en quatre sections :
- État actuel des investissements opérationnels dans les technologies de l'information et questions connexes ;
- Facteurs ayant une incidence sur les technologies de l'information actuelles provenant de sources externes ;
- Modifications proposées pour les investissements informatiques et état souhaité du portefeuille d'investissements informatiques de l'Agence ; et,
- Investissements informatiques des agences.
Les informations fournies dans ces sections permettent à l'agence d'identifier ses défis informatiques internes et externes et de définir des solutions qui, une fois mises en œuvre, permettront d'atteindre l'état informatique futur souhaité par l'agence. L'agence doit également fournir un résumé de l'investissement financier nécessaire à la mise en œuvre de ses stratégies informatiques ainsi qu'un coût total de possession pour les technologies de l'information.
L'annexe A du plan stratégique de l'agence énumère tous les investissements informatiques proposés, à savoir les nouvelles initiatives informatiques, les initiatives informatiques actives pour lesquelles des fonds sont déjà alloués ou nécessaires au cours du prochain exercice biennal, ainsi que l'investissement financier requis pour ces initiatives. Dans l'annexe, les investissements informatiques sont identifiés comme des projets ou des achats et sont alignés sur les domaines de services qu'ils soutiennent. Le résumé des technologies de l'information doit expliquer comment les investissements informatiques consignés dans l'annexe A soutiennent les objectifs de l'agence et du Commonwealth de Virginie et comment ces investissements permettront à l'agence de passer de son état actuel à l'état futur visé, tant du point de vue de l'activité que de celui des technologies de l'information.
Le cycle de planification de l'exercice budgétaire est un processus continu. Au printemps d'une année civile impaire (par exemple, 2021), avant le début de l'exercice biennal suivant (c'est-à-dire une année civile paire), les plans stratégiques et les plans de services des agences seront examinés et mis à jour.
- Avril - mai: Des plans seront soumis pour étayer les propositions de budget de base en août.
- Septembre: Il sera possible de mettre à jour les plans pour soutenir la soumission des paquets de décisions budgétaires.
- Janvier: Les plans seront mis à jour sur la base du budget proposé par le gouverneur.
- Après avril - mai: Les plans feront l'objet d'une dernière mise à jour après la finalisation du budget.
Comme les activités de toute organisation peuvent changer en fonction d'un certain nombre de facteurs internes ou externes, il sera possible, au cours de l'exercice biennal, de réorienter les plans des agences et des zones de service en fonction de l'évolution des besoins.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour obtenir des informations détaillées sur chaque étape du processus de mise à jour du PSTI pour l'exercice biennal :
Le calendrier annuel des événements commence au printemps, lorsque les agences préparent leur zone de service et leurs plans stratégiques pour le prochain exercice biennal. Ces plans seront utilisés pour créer et soutenir le budget de base de l'organisation. Les dates du calendrier annuel de planification peuvent varier en fonction de facteurs tels que
- Prolongation de la session de l'Assemblée générale
- Amendements du gouverneur lors de la reprise de la session
- Veto du gouverneur
Une fois que les plans stratégiques et de zones de service initiaux ont été créés pour le nouvel exercice biennal, ils peuvent être simplement maintenus par un processus cyclique et soumis à nouveau à chaque mise à jour requise.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour obtenir des informations détaillées sur chaque étape de la procédure de mise à jour du PSTI du cycle budgétaire :
- Étape 1a : Décisions relatives au budget informatique
- Étape 1b : Préparation / mise à jour du PSTI
- Étape 2: Décision budgétaire Examen de la gouvernance
- Étape 3: Examen de la suite C
- Étape 4: Recommandation d'approbation du budget informatique
- Étape 5: Approbation du budget
- Étape 6: Mettre à jour les ITSP
Les mises à jour ad hoc du plan stratégique informatique d'une agence peuvent intervenir à tout moment du cycle budgétaire. Une agence peut décider qu'il est nécessaire de modifier le plan stratégique informatique pour les raisons suivantes :
- une modification des exigences de l'entreprise
- une modification de la portée, du calendrier ou du budget du projet prévu pour les investissements existants
- une situation d'urgence (par exemple, une catastrophe naturelle)
Les modifications ad hoc d'un plan stratégique informatique doivent être approuvées par le directeur de l'information du Commonwealth de Virginie (COV CIO) et se produire dans l'outil Commonwealth Technology Portfolio connu sous le nom de CTP. La version actualisée du PSI sera publiée sur le site web de VITA.
Cliquez sur les liens ci-dessous pour obtenir des informations détaillées sur chaque étape :