Migration IND
Migrer les fichiers de votre agence des lecteurs réseau individuels vers Microsoft OneDrive
Les employés du pouvoir exécutif disposent déjà de Microsoft OneDrive (avec 1 téraoctet (To) de stockage), et les coûts de licence sont couverts par les services de VITA. Ce service est disponible pour les agences exécutives du Commonwealth de Virginie (COV) participantes.
Vous êtes prêt à prendre des mesures pour migrer vos fichiers afin d'en faciliter l'accès, de les rendre plus efficaces et de permettre à votre agence de réaliser des économies ?
La migration des lecteurs réseau individuels permet de réduire les coûts de stockage des lecteurs réseau individuels.
Avantages supplémentaires :
- Exploiter le stockage existant des utilisateurs de OneDrive
- Réduction ou élimination des coûts de stockage sur le réseau (le montant variera en fonction des données migrées)
- Amélioration de l'efficacité et de l'accessibilité des fichiers grâce à l'intégration de Microsoft 365.
- Élimination de la nécessité de se connecter à un réseau privé virtuel (VPN)
- Accéder à un espace de stockage plus important par utilisateur
- Consolider les données conformément aux règles de gestion des enregistrements
- Réduction de l'empreinte QTS et absence de rafraîchissement / d'extension des disques Isilon
- Cybersécurité - L'insécurité des données peut entraîner l'apparition de virus sur le réseau
- Facilité d'accès aux données pour les demandes au titre de la loi sur la liberté de l'information (FOIA) et la conservation des dossiers
Feuille de route pour la migration des lecteurs de réseaux individuels
- Identifier et attribuer les rôles et les responsabilités
- Décider de l'approche de la migration
- Déterminer le calendrier de la migration
- Personnaliser ou créer une communication avec l'utilisateur final
- Clôture de la migration
Avant la migration de votre agence, vous devez effectuer les activités suivantes :
- Examiner les ressources en matière de migration
- Identifier le personnel de soutien clé :
- Formation, communication, archiviste de l'agence, help desk de l'agence
- Identifier les problèmes potentiels :
- Stockage et utilisation inappropriés des données, données sensibles, dépendances des applications, fonctions critiques de l'entreprise, utilisateurs critiques de l'entreprise
- Demande de rapport sur le fichier du lecteur réseau (TreeSize)
- Remarque : Afin d'accélérer le traitement de votre rapport sur la taille des arbres, une fois que votre demande de services généraux (GSR) est approuvée, veuillez transmettre cette information à votre gestionnaire des relations commerciales (BRM). Votre GRP peut vous aider à accélérer votre demande.
- Élaborer un projet de calendrier pour la migration de votre agence
Alors que vous entamez le processus de planification de la migration de votre agence, envisagez de suivre les étapes suivantes :
- Impliquer la direction de l'agence
- Mettre en place une équipe de migration de l'agence
- Si vous souhaitez que le fournisseur de messagerie de VITA migre les données de l'utilisateur final pour vous, soumettez une demande de solution (RFS ) pour la migration des données.
- Élaborer un plan de migration pour l'agence afin d'informer, de guider et d'assister les utilisateurs finaux tout au long de la migration.
- Créer un plan de formation
- Personnaliser le matériel de soutien et les modèles de communication fournis par VITA.
- Finaliser le calendrier de migration de votre agence
Avant de donner le coup d'envoi à la migration de votre agence, vous devez :
- Intégrer les discussions sur la migration dans les réunions des agences
- Mettre en œuvre le plan de communication de votre agence
- Utiliser tous les canaux internes de l'agence pour diffuser l'information.
- Participez aux sessions du groupe d'information sur la migration IND
- Si votre agence est intéressée par l'assistance d'un fournisseur à l'utilisateur final, soumettez un demande de services généraux (GSR) ou RFS ( plus de 20 personnes) pour l'assistance à l'utilisateur final
Une fois que la migration de votre agence est en cours, vous devez.. :
- Déployez l'équipe de migration de votre agence pour guider vos utilisateurs finaux tout au long du processus de migration.
- Poursuivre la mise en œuvre de la stratégie de communication
- Suivre et valider le succès de la migration de votre agence
- Envoyez un rapport TreeSize supplémentaire en soumettant une demande d'EGS.
- Remplissez le formulaire de rapport sur les lecteurs réseau individuels vers OneDrive.
- Rendre compte et maintenir une ligne de communication avec la direction de l'agence
- Signaler à VITA l'état d'avancement de la migration de votre agence
- Participez aux sessions du groupe d'information sur la migration de l'IND
Une fois que votre agence a achevé sa migration, vous devez procéder aux opérations suivantes avant de clore l'opération :
- Demandez un rapport final TreeSize pour valider la migration réussie de votre agence vers OneDrive.
- Résoudre tous les problèmes en suspens qui ont pu apparaître au cours de la migration.
- Soumettre une EGS pour réduire la capacité du disque réseau individuel de votre agence
- Envoyer le rapport post-migration à VITA
- Fournir un retour d'information sur le projet à VITA et à vos pairs via les sessions du groupe d'information sur la migration IND.
Migration des réseaux individuels - Options de mise en œuvre par l'Agence
- Initiative menée par l'agence avec un contenu personnalisé
- Les économies les plus importantes pour une agence
- Les utilisateurs finaux effectueraient leurs propres migrations.
- Permet de nettoyer les documents conformément aux politiques de conservation des documents de votre agence.
- Possibilité d'impacts plus importants sur le réseau en l'absence de contrôles (par ex. problèmes de bande passante)
- Pas de changement dans l'état actuel
- Pas d'économies
Ressources de formation et de soutien
Prenez des mesures pour migrer dès maintenant
Découvrez comment migrer des fichiers depuis des lecteurs réseau individuels vers OneDrive en regardant la vidéo ci-dessous :
Suivez les étapes de l'aide au travail qui se trouvent dans l'article de la base de connaissances.
Personnalisez le contenu fourni ci-dessous pour aider le personnel de votre agence à tirer le meilleur parti de l'effort de migration IND.
- Exemple de message de la direction
- Exemple de message pour une lettre d'information
- Exemples de messages courts pour la communication interne
- Exemple de message envoyé par VITA au personnel
- Quand utiliser Sharepoint, Onedrive ou Teams ?
- Exemple de plan de communication
- Liens vidéo et codes d'intégration
Ressources de soutien
| Centre d'assistance à la clientèle VITA (VCCC) | Contacts VITA | Groupe d'information sur la migration IND |
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Appelez le VCCC (866) 637-8482 Option "4" |
Consultez la page CAMs and Other VITA Contacts pour obtenir une liste de contacts d'agences et partager l'achèvement. |
Un forum communautaire pour discuter des stratégies, des leçons apprises et des problèmes avec les pairs de l'agence. L'occasion d'un engagement réciproque avec les agences qui migrent et l'équipe du projet VITA. Pour être ajouté au groupe d'information IND et au site des équipes de migration IND, veuillez envoyer un courriel à business readiness.
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