Simplifiez les formulaires des employés de l'État grâce à l'automatisation des flux de travail
VITA a entrepris un projet pour centraliser et automatiser les formulaires utilisés par tous les départements exécutifs. Le premier formulaire à convertir dans le cadre de cette initiative est le fruit d'une collaboration avec le Département de la gestion des ressources humaines (DHRM) pour automatiser le formulaire de télétravail des employés de l'État. Le formulaire de télétravail est utilisé par les employés classifiés soumis à la politique de télétravail de l'État.
L'initiative globale des formulaires automatisés consistera à :
- Harmoniser les principales fonctions opérationnelles dans l'ensemble du Commonwealth
- Fournir pour les indicateurs des données précieuses qui peuvent être analysées en temps réel
- Faire gagner du temps aux agences, car elles n'auront pas à créer et à gérer leurs propres formulaires
- Assurer une visibilité tout au long du processus
Cette solution numérique sera accessible à toutes les agences de la branche exécutive et a pour objectif d'améliorer l'efficacité et de faire des économies. La DHRM a fourni des directives provisoires sur l'accord de télétravail de l'application COV.
Visitez le site Annonces ci-dessous pour découvrir les nouveautés.
Centralisation de l'automatisation des formulaires
Un système développé par VITA qui offrira des flux de travail, des notifications et des tableaux de bord (version à venir). Le système uniformisera les fonctions opérationnelles, recueillera des données précieuses pour les indicateurs, créera une visibilité des processus et fera gagner du temps aux agences. Pour en savoir plus, cliquez sur les onglets et revenez régulièrement pour consulter les mises à jour du projet.
Les capacités d'automatisation des formulaires de télétravail de l'État sont maintenant disponibles !
VITA et le Département de la Gestion des Ressources Humaines ont établi un partenariat pour automatiser le formulaire de télétravail de l'État. Le formulaire est disponible pour toutes les agences de la branche exécutive. Veuillez collaborer avec l'équipe des ressources humaines de votre agence pour organiser la mise en place.
Vidéos de présentation
VITA a mis au point les tutoriels vidéo suivants pour le formulaire de télétravail :
- Comment remplir votre formulaire en tant que salarié
- Comment gérer les formulaires en tant que responsable
- Comment traiter les formulaires en tant qu'examinateur d'agence, chef d'agence, secrétaire ou chef de cabinet
- Comment lancer le processus de formulaire en tant qu'initiateur
- Comment attribuer des rôles en tant qu'administrateur d'agence
Veuillez consulter les tutoriels vidéo ci-dessous pour en savoir plus.
Instructions détaillées étape par étape dans les guides d'utilisation et les aide-mémoires
VITA a développé des guides d'utilisation et des outils permettant d'aider les différents publics à remplir et/ou approuver le formulaire de télétravail de l'État. Tous les guides sont dans la base de connaissances du portail de services VITA.
Inscrivez-vous à la formation portant sur l'application de télétravail
Le formulaire de télétravail est utilisé par les employés classifiés soumis à la politique de télétravail de l'État. Des opportunités de formation et de démonstration sur l'application de télétravail ont été proposées lors de l'été 2023. La formation a été enregistrée et est disponible ci-dessous.
Voir la vidéo de formation sur l'application de télétravail.
Une nouvelle automatisation est en cours
Dans les mois à venir, VITA lancera de nouvelles possibilités d’automatisation. Restez à l'écoute pour plus d'informations.
Tutoriels d'application COV - Formulaires de télétravail
Tutoriels de télétravail : formation à l'application
Voir la transcription pour les tutoriels sur le télétravail : formation sur l'application.
Tutoriels sur le télétravail : Processus de l'employé
Voir la transcription des tutoriels sur le télétravail : processus de formulaire pour les employés.
Tutoriels de télétravail : processus du responsable
Voir la transcription des tutoriels sur le télétravail : processus du responsable.
Tutoriels de télétravail : processus de l'examinateur
Voir la transcription des tutoriels sur le télétravail: Processus de l'examinateur.
Tutoriels sur le télétravail : processus de l'initiateur
Consulter la transcription des tutoriels sur le télétravail : processus de l'initiateur.
Tutoriels sur le télétravail : attribution des rôles
Voir la transcription des tutoriels sur le télétravail : attribution des rôles.
Tutoriels sur télétravail : renouvellements groupés
Consulter la transcription des tutoriels sur le télétravail : renouvellements groupés.
Foire aux questions (FAQ)
VITA et leDépartement de la gestion des ressources humaines (DHRM) ont collaboré pour automatiser le formulaire de télétravail des employés de l'État. L'objectif de cette initiative est de simplifier un formulaire papier nécessitant plusieurs niveaux de signatures d'approbation pour le transformer en un flux de travail automatisé et facile à utiliser.
Cette initiative permettra non seulement de centraliser le traitement des formulaires, mais elle permettra également d'éliminer la circulation de différentes versions du même formulaire et de supprimer les diverses méthodes de collecte et les données incohérentes. VITA a mis en place un système qui offrira aux agences des flux de travail, des notifications et des tableaux de bord (à venir). Ces outils vont :
- Harmoniser les principales fonctions opérationnelles dans l'ensemble du Commonwealth
- Fournir pour les indicateurs des données précieuses qui peuvent être analysées en temps réel
- Faire gagner du temps aux agences, car elles n'auront pas à créer et à gérer leurs propres formulaires
- Offrir une visibilité tout au long du processus
Les résultats amélioreront l'efficacité pour les agences et les utilisateurs finaux, et élimineront les coûts superflus.
Le formulaire de télétravail sera disponible à partir de juin 2023. Les ressources humaines de votre agence partageront bientôt des informations spécifiques à votre agence.
Le Département de la Gestion des Ressources Humaines (DHRM) a émis la Politique de télétravail du Commonwealth de Virginie 1.61. La politique peut être consultée ici.
Oui. Le Département de la gestion des ressources humaines (DHRM) propose des Foires aux questions (FAQ) concernant la politique de télétravail du Commonwealth de Virginie, elles sont disponibles ici.
Si vous avez des questions concernant le télétravail, veuillez vous adresser à l’équipe des ressources humaines (RH) de votre agence.
Des tutoriels vidéo et des aides à l'emploi ont été développés pour fournir des instructions détaillées sur la manière de traiter un accord de télétravail. Ils sont disponibles sur cette page Web ci-dessus. Veuillez noter que pour traiter votre formulaire de télétravail, vous devrez cliquer sur le lien inclus dans une notification par e-mail que vous recevrez de covapps@vita.virginia.gov
Des supports de formation, des démonstrations et des tutoriels vidéo ont été développés sur le nouveau processus et sont disponibles sur cette page et partagés sur le site Web de la DHRM. Les directives provisoires de la DHRM ont été publiées sur l'Application COV - Accord de télétravail. Veuillez continuer à vérifier cette page pour les mises à jour.