Processus d'inscription à l'IA dans l'enseignement supérieur

Objectif

Cette aide à la tâche décrit comment les établissements d'enseignement supérieur qui n'utilisent pas le portefeuille technologique du Commonwealth (CTP) peuvent soumettre des technologies d'intelligence artificielle (IA) à la surveillance et à la gouvernance et à l'approbation du secrétaire à l'éducation conformément à l'ordre exécutif (EO) 30.

(voir aussi Intelligence artificielle)

Dernière mise à jour : Mai 22, 2024

Vue d'ensemble

La technologie de l'IA comprend des capacités telles que l'apprentissage automatique, le traitement du langage naturel, les systèmes experts, la reconnaissance vocale, etc. L'IA étant de plus en plus répandue dans la société et les entreprises, il est important que des normes et des orientations soient mises en place pour garantir l'utilisation responsable, éthique et transparente de la technologie de l'IA par le gouvernement de l'État de Virginie. Le décret 30 pour l'IA a été signé par le gouverneur Glenn Youngkin le 18, 2024 janvier. Conformément à l'ordonnance, tout système d'IA interne ou externe qu'une agence cherche à développer, à mettre en œuvre, à employer ou à acquérir doit être inscrit dans un registre tenu par l'Agence des technologies de l'information de Virginie (VITA) et faire l'objet d'un examen de la gouvernance de la VITA.

Flux de travail

L'IA qui est ou sera utilisée doit être enregistrée, faire l'objet d'un examen de gouvernance et être approuvée par le secrétaire à l'éducation (le secrétaire responsable de l'entité utilisatrice). L'enregistrement des utilisations de l'IA doit se faire dans Archer, le système de gestion des risques du Commonwealth de Virginie (COV). L'accès à Archer sera disponible pour les entités qui ont besoin d'un processus d'inscription à l'intelligence artificielle (IA) pour l'inscription à l'enseignement supérieur. Les personnes qui ont besoin d'accéder à Archer doivent envoyer un courriel à la direction de la sécurité et de la gestion des risques du Commonwealth.

L'enregistrement AI doit ensuite être soumis à VITA par courriel avec l'entrée Archer jointe en PDF à la boîte aux lettres de la division de gestion des investissements dans les technologies de l'information (ITIMD) pour introduire la demande dans le portefeuille technologique du Commonwealth (Commonwealth Technology Portfolio - CTP).

Les étapes suivantes seront réalisées au cours de cet examen :

• VITA assurera un contrôle et un examen de la gouvernance.
• Le responsable de l'information du Commonwealth (CIO) émettra une recommandation et enverra une notification par courrier électronique au secrétaire à l'éducation.
• Le secrétaire d'État à l'éducation approuvera ou désapprouvera la demande par courriel.
• Le statut d'approbation du secrétaire d'État à l'éducation sera reflété dans le programme de formation continue.
  • Une notification par courrier électronique sera envoyée à l'établissement d'enseignement supérieur et à l'équipe du Commonwealth chargée de l'architecture d'entreprise (EA).
• VITA conserve les documents relatifs à l'utilisation spécifique de l'IA et aux approbations correspondantes.

Instructions pour les demandes d'enregistrement AI

Vous trouverez ci-dessous des instructions sur la manière de saisir une demande d'enregistrement AI dans Archer et d'envoyer la demande pour examen et approbation par courrier électronique.

Première étape : Enregistrez l'IA dans Archer. Cette étape sera réalisée par le professionnel de la sécurité de l'information désigné par l'établissement d'enseignement supérieur :

1. Ouvrez l'archer.
2. Accédez à l'espace de travail de l'agence, cliquez sur le menu déroulant Gestion de l'agence et sélectionnez Intelligence artificielle.
   
3. Dans le menu de droite, sélectionnez Nouvel enregistrement.
   
4. Le formulaire d'enregistrement AI s'affiche. Complétez les champs ci-dessous, puis cliquez sur SAUVEGARDER ET FERMER.
   1. Agence
   2. Application
   3. Année
   4. Date d'envoi du formulaire
   5. Nom
   6. Type d'intelligence artificielle
   7. Objectif
   8. Sensibilité
   9. Sécurité publique
   10. Technologie utilisée
   11. Modèle d'architecture
   12. Modèle Entrée
   13. Modèle Sortie Type de données & Structure
   14. Modèle d'algorithme
   15. Ensembles de données utilisés
   16. Fonctionnement
5. Obtenir un format de document portable (PDF) d'Archer
   1. Sur le formulaire d'inscription à l'IA, sélectionnez l'ellipse et cliquez sur Imprimer.
      
   2. RSA Archer ouvre un nouvel onglet avec l'entrée AI et un lien en haut à droite qui indique Imprimer.
      
   3. L'écran d'aperçu avant impression s'ouvre et permet à l'utilisateur d'enregistrer l'entrée au format PDF.
      

Deuxième étape : Soumettez l'IA à la supervision et à l'examen en envoyant un courrier électronique et une pièce jointe au format PDF.

Pour soumettre votre inscription au registre de l'IA, envoyez un courriel avec le fichier PDF ci-joint de l'inscription à l'IA à la division de la gestion des investissements dans les technologies de l'information (Information Technology Investment Management Division - ITIMD). Indiquez dans les informations ci-dessous si la technologie d'IA est nouvelle ou si elle existe déjà. Si la technologie d'IA existe actuellement, indiquez la date de sa mise en service.

En envoyant ce courriel, l'entité indique qu'elle approuve la demande de surveillance de l'IA et demande l'approbation de la gouvernance et du secrétaire. Le courriel doit suivre le modèle ci-dessous :

Si vous avez des questions, veuillez contacter votre gestionnaire de compte client.