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Juillet 2021
Volume 20, Numéro 7
De la part du DPI
VITA passe un contrat pour des services de messagerie d'entreprise
J'ai le plaisir de vous annoncer que l'Agence des technologies de l'information de Virginie (VITA) a passé un contrat, le premier du pays pour le secteur public, qui offre aux agences du Commonwealth la possibilité de choisir les plateformes Microsoft ou Google pour le courrier électronique et d'autres services de messagerie. Le contrat de82,5 millions de dollars a été attribué à NTT DATA, Inc. pour une durée de cinq ans, avec plusieurs extensions optionnelles.
Ce partenariat multisolution est le premier du genre dans le pays pour le secteur public. Nous reconnaissons que les agences clientes de VITA ont des besoins distincts qui nécessitent davantage d'options, et cette solution innovante permettra une meilleure personnalisation et un environnement riche en fonctionnalités, aujourd'hui et à l'avenir.
Il s'agissait de la première procédure de passation de marché concurrentielle depuis que nous sommes passés d'un modèle d'entreprise à fournisseur unique à un modèle à fournisseurs multiples il y a quatre ans. Le contrat prévoit des services de messagerie de base pour les agences exécutives de Virginie, notamment des services de messagerie électronique, de calendrier, d'archivage, de gestion des appareils mobiles, de stockage en ligne, des suites de productivité et des services de collaboration, entre autres.
L'équipe d'examen des marchés publics, qui a mené à bien le processus à distance, était composée d'examinateurs interfonctionnels et d'experts en la matière provenant de plusieurs agences clientes. J'apprécie énormément le partenariat, l'expérience et les connaissances que l'équipe VITA et les agences clientes ont apportés à ce projet. L'approche multiplateforme de la messagerie et de la collaboration a été menée par notre chef des opérations, Jon Ozovek.
Le contrat prévoit un processus de planification et d'engagement solide pour intégrer et mettre en œuvre les services. Nouveaux services, y compris ceux des plateformes modernisées de Google et de MicrosoftLe système de gestion de l'information et de la communication (SGC) sera disponible dès que le fournisseur aura achevé les activités d'intégration et de mise en œuvre, ce qui prendra environ six mois. Les agences commenceront probablement à migrer vers les nouvelles plateformes au début de l'année 2022.
Je me réjouis de collaborer avec NTT DATA pour faire évoluer l'environnement de messagerie du Commonwealth vers la prochaine génération de méthodes pour les services de messagerie.
Nelson
Un service d'automatisation des processus robotiques à la disposition des agences
Automatisation des processus robotiques (RPA) est désormais disponible dans le catalogue de services. La RPA est un service utilisé pour les applications logicielles qui automatisent partiellement ou totalement les activités humaines basées sur des règles, manuelles et répétitives. Il s'agit de la première de plusieurs solutions technologiques modernes qui présentent une proposition de valeur exceptionnelle pour le client et de la première APR centralisée de bout en bout en tant que service dans le secteur public aux États-Unis.
Les robots RPA utilisent l'interface utilisateur (UI) pour capturer des données et manipuler des applications de la même manière qu'un humain. Ils interprètent, déclenchent des réponses et communiquent avec d'autres systèmes afin d'effectuer une grande variété de tâches répétitives. La technologie RPA présente un retour sur investissement intéressant pour les dépenses technologiques, en termes d'économies de coûts, de réduction des déchets et d'amélioration de la productivité.
La RPA permettra aux agences de configurer des logiciels (robots) pour saisir et interpréter les applications existantes :
- Traitement d'une transaction
- Manipulation des données
- Automatisation des réponses
- Communiquer avec d'autres systèmes
La plupart des processus d'entreprise peuvent être automatisés. Des robots logiciels ("bots") sont mis en place pour gérer ces processus, en effectuant des tâches que les utilisateurs assignent, surveillent et contrôlent. Le logiciel permet une intervention humaine appropriée lorsque des données supplémentaires sont nécessaires ou que des exceptions sont constatées.
Barre de marquage du site web du Commonwealth pour les agences du pouvoir exécutif
En réponse à la demande du gouverneur Northam d'une mise à jour rapide et uniforme du contenu par les agences du Commonwealth, les sites web des agences du pouvoir exécutif devraient afficher la barre de marque du site web du Commonwealth en tant que contenu principal. La barre de marquage a pris une nouvelle importance lorsque le gouverneur Northam et son équipe d'intervention COVID ont récemment demandé l'aide de l'agence pour distribuer des informations sur les vaccins. La bannière hébergée permet de partager rapidement et uniformément avec les citoyens les mises à jour de contenu demandées par le gouverneur ou d'autres responsables. Les agences en bénéficient car les mises à jour sont mises en œuvre par VITA puis partagées avec tous les utilisateurs de la barre de marquage, sans que l'agence n'ait à intervenir. Il s'agit également d'une orientation résultant du rapport du groupe de travail multi-agences sur les sites web, lancé il y a une dizaine d'années.
Veuillez vérifier le site web de votre agence et confirmer que vous utilisez la barre de marque actuelle du site web. L'équipe VITA a publié le code et les instructions pour la publication de la barre à l'adresse suivante : https://developer.fr.virginia.gov/downloads/commonwealth-banner/
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires, veuillez contacter webmaster@VITA.virginia.gov.
Fonds de connectivité d'urgence - Soutien à la connectivité internet à large bande
Le Fonds de connectivité d'urgence (ECF) a été créé pour faciliter l'apprentissage hors campus pendant la pandémie de coronavirus (COVID-19). Le programme finance les écoles et les bibliothèques pour l'achat d'appareils connectés et de connexions internet à large bande à l'usage des élèves, du personnel de l'école et des usagers de la bibliothèque, ainsi que pour la connectivité avec les sites hors campus. faciliter l'apprentissage hors campus. En outre, des fonds seront disponibles pour le matériel de hot spot, de routeur et de modem, ainsi que pour les appareils connectés tels que les ordinateurs portables ou les tablettes. Bien que la Federal Communications Commission (FCC) se soit inspirée de certains processus et procédures de l'E-rate pour mettre en œuvre les fonds ECF, il n'y aura pas de mandat d'appel d'offres spécifique à la FCC ; toutefois, les candidats certifieront qu'ils respectent les exigences locales, étatiques et tribales applicables en matière de passation de marchés. Lire l'ordonnance fédérale ici.
Comme VITA est l'autorité IT contractante Commonwealth of Virginia de, ses contrats-cadres d'État sont valables pour tous les organismes publics de Virginie, y compris toutes les écoles et bibliothèques publiques, ainsi que pour ceux qui bénéficient du programme ECF. Chaque fournisseur s'engage à fournir des produits et des services à des tarifs contractuels aux entités gouvernementales de Virginie.
Des détails supplémentaires sur le contrat, y compris les points de contact, les prix, etc., sont disponibles sur le site web de VITA ici.
Liste des nouveautés
Agences, vous voulez savoir ce qui consomme votre bande passante ? Consultez la "hot list" pour le savoir !
Cette liste contient des circuits de réseaux locaux et étendus qui risquent d'être surutilisés et d'avoir un impact sur les performances du réseau. Les agences peuvent consulter cette liste comme point de départ pour la gestion de l'utilisation. Contactez votre responsable des relations avec les entreprises pour plus de détails.
Les services d'impression ont désormais des options
Des exceptions ne sont plus nécessaires pour sélectionner des contrats de commodité pour les périphériques d'impression et le service d'impression géré en dehors du service d'impression géré Xerox entièrement intégré à la plate-forme de l'intégrateur de services multisourcing (MSI). VITA a travaillé avec le comité de gestion des relations pour identifier les solutions possibles et les recommandations visant à réduire les coûts des services d'impression.
Qu'est-ce qui change ?
Depuis le début du partenariat avec MSI, VITA a demandé à ses clients d'utiliser le contrat de support complet de Xerox (contrat MPS #VA-180915-XERX). Si les agences souhaitaient faire appel à un fournisseur externe, une exception était nécessaire. Depuis le mois de juin 28, VITA n'exige plus d'exceptions pour la sélection des contrats de service d'impression 11 pour les nouveaux appareils ou le remplacement des contrats de service existants. Ces contrats de commodité sont répertoriés sur le site web des contrats VITA en tant que dispositifs d'impression et services d'impression gérés.
Veuillez noter que Xerox dispose également d'un contrat de commodité qui n'est pas entièrement intégré au MSI (VA-191121-XERX Print Devices and Managed Print Services).
Des conseils supplémentaires sont en cours d'élaboration pour les agences qui souhaitent envisager de passer du contrat de support complet de Xerox (contrat MPS #VA-180915-XERX) à un contrat de commodité afin de traiter de manière appropriée le retour anticipé des appareils. VITA travaille également avec Xerox pour modifier le système d'alimentation en eau.Il s'agit d'un contrat de soutien pour en réduire le coût.
La pénurie de puces entraîne des retards au niveau mondial
Au cours des derniers mois 18, les chaînes d'approvisionnement mondiales ont été mises sous pression par COVID-19. Plus précisément, au cours des six à 12 derniers mois, la demande de puces électroniques a considérablement augmenté et l'offre a eu du mal à suivre. Les effets de cette pénurie se font sentir au niveau mondial par les fabricants, notamment d'ordinateurs, de voitures et de téléphones portables.
Nos fournisseurs continuent de travailler avec les fabricants d'équipements pour trouver des solutions et réduire les délais dans la mesure du possible, mais les clients peuvent s'attendre à ce que les délais de livraison augmentent pour atteindre un minimum de deux à cinq mois pour les appareils et autres périphériques informatiques. Il est important que les agences planifient de manière agressive les pénuries d'appareils. VITA travaille avec ses fournisseurs pour prendre des mesures afin de garantir la disponibilité de certains équipements.
La réinitialisation des mots de passe en libre-service passe à Okta
Au cours des prochains mois, VITA mettra en place une nouvelle option de réinitialisation de mot de passe en libre-service en utilisant Okta. La réinitialisation du mot de passe en libre-service Okta permettra aux utilisateurs du Commonwealth de modifier ou de réinitialiser leur mot de passe COV de manière indépendante et de déverrouiller leur compte COV. Le site de réinitialisation de mot de passe en libre-service existant (https://covpassword.vita.virginia.gov/default.aspx) sera retiré le 31, et peut encore être utilisé jusqu'à ce qu'il soit retiré. La nouvelle option a été testée par certaines agences et aucun problème de synchronisation Active Directory n'a été rencontré et n'est attendu.
Cette nouvelle option sera mise en place agence par agence. Les ressources informatiques des agences (AITR) seront informées du déploiement de la fonctionnalité dans leurs agences. La notification comprendra des articles de la base de connaissances pour une assistance supplémentaire. À la date de déploiement prévue, les utilisateurs recevront une notification par courrier électronique de la part de "noreply@okta.com" en les invitant à poser une question et à répondre à un mot de passe oublié. Cette activité activera la capacité d'un utilisateur à utiliser la réinitialisation du mot de passe en libre-service d'Okta.
Esna voicemail to email to be retired (en anglais)
Dans le cadre de la transition du Commonwealth Enterprise Solutions Center (CESC) vers le centre de données QTS, VITA retirera le service de messagerie vocale Esna et le remplacera par le service de communications unifiées et de collaboration en tant que service (UCCaaS) - le service de relais de messages Unity.
Les agences devraient être transférées d'Esna au service Unity d'ici le vendredi 23. Le relais de messagerie Unity est disponible sans frais supplémentaires, car il fait partie du service Verizon UCCaaS de l'agence. Il existe deux types d'actions de message disponibles dans le cadre de la fonction de relais de messagerie Unity :
- Accepter et relayer - Il s'agit de l'action de message la plus courante. La messagerie vocale est accessible sur le téléphone de bureau de l'UCCaaS, sur le softphone Jabber ou par l'intermédiaire d'un site extérieur. En outre, un courrier électronique contenant un fichier audio (.wav) de la boîte vocale sera envoyé au compte de courrier électronique du COV de l'utilisateur.
- Relais - Tous les messages vocaux sont envoyés sous forme de fichier audio (.wav) à l'adresse électronique du destinataire.
La synthèse vocale ne sera plus disponible. Si votre agence utilise actuellement cette fonction, qui est utile pour les personnes malentendantes, veuillez en informer votre AITR.
Le saviez-vous ?
Gérer vos notifications à partir du portail de services VITA
Vous pouvez gérer les notifications que vous recevez et leur mode d'envoi : courriel, SMS/texte ou même voix.
- Cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit, à droite de votre nom.
- Sous Paramètres du système, sélectionnez Notifications. Vous pouvez activer ou désactiver TOUTES les notifications à l'aide de la barre coulissante "Autoriser les notifications."
- En faisant défiler la page, vous pouvez spécifier précisément les types de notifications que vous recevez et la manière dont elles sont délivrées. Par exemple, dans la catégorie "Approbation", il existe 11 types d'avis. Vous pouvez personnaliser chacun d'entre eux, notamment en désactivant les notifications pour les éléments dont vous n'avez pas besoin.
Conseils relatifs à la sécurité des informations
Les seniors sont considérés comme des cibles faciles par les criminels, car ils ne savent pas toujours comment signaler les cybercrimes dont ils sont victimes. Dans certains cas, les personnes âgées peuvent éprouver de la honte et de la culpabilité à cause de l'escroquerie. Ils peuvent également craindre que leur famille perde confiance dans leur capacité à continuer à gérer leurs propres finances. Apprenez à protéger les personnes âgées et à assurer leur sécurité !
Lire les conseils en matière de sécurité de l'information