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Décembre 2021
Volume 20, Numéro 12
De la part du DPI
CIO Nelson Moe
La fin de 2021 est proche ! Avec Noël et le Nouvel An qui approchent, c'est le moment de passer du temps avec vos amis et votre famille, mais aussi de réfléchir à ce que vous avez accompli cette année, tant sur le plan personnel que professionnel.
Ici, à l'adresse Virginia IT Agency (VITA), nous avons connu une période faste 2021, et nous constatons un certain nombre de réussites. À partir de janvier, avec des paramètres de performance de base définis pour notre nouveau modèle d'entreprise à fournisseurs multiples dans 2020, nous avons suivi une augmentation globale de la satisfaction des clients de 190% sur une période de 12-mois. L'insatisfaction des clients a diminué de 37% au cours de cette période.
En février, nous avons lancé notre nouveau site web externe axé sur le client. Il propose une navigation optimisée, des fonctions d'accessibilité améliorées et une présentation du contenu fondée sur des données afin d'aider les clients à trouver ce dont ils ont besoin plus facilement et plus rapidement. La conception du site web est facilement transposable sur toutes les plateformes, que les clients utilisent un ordinateur ou un appareil mobile.
Le mois de juin a été marqué par l'attribution d'un contrat, le premier du genre dans le secteur public, offrant aux agences du Commonwealth la possibilité de choisir les plateformes Microsoft ou Google pour les services de courrier électronique et autres services de messagerie. Le contrat de82,5 millions de dollars a été attribué à NTT DATA, Inc. pour une durée de cinq ans, avec plusieurs extensions optionnelles.
En juillet, nous avons lancé la première offre de services de bout en bout d'automatisation robotique des processus (RPA) dans le secteur public du pays. L'offre de services RPA, proposée par le partenaire industriel UiPath, offre un potentiel élargi pour des processus efficaces et modernisés dans un large éventail d'opérations essentielles à l'échelle de l'État. Cette technologie innovante permet d'automatiser les processus manuels reproductibles afin d'obtenir des résultats précis et d'optimiser le temps, les efforts humains et les ressources techniques.
Le mois de septembre a vu l'attribution d'un contrat de cinq ans à Computer Aid Inc. (CAI) pour le programme de main-d'œuvre temporaire dans le domaine des technologies de l'information (ITCL) du Commonwealth. Ce contrat permet aux organismes publics d'accéder facilement et rapidement à des ressources en main-d'œuvre de qualité sur le site IT. Le programme offre également aux petites entreprises, aux entreprises appartenant à des femmes et aux entreprises appartenant à des minorités (SWaM) la possibilité de participer aux appels d'offres du Commonwealth. Les fournisseurs de SWaM représentent 35% du réseau de sous-traitants du programme qui fournit des ressources aux clients des agences de l'État. Au cours de la période contractuelle actuelle, les SWaM se sont vus attribuer 50% de l'ensemble des dépenses contractuelles.
En octobre, nous avons participé à une grande victoire lors de la remise des prix de la National Association of State Chief Administrators (NASCA) 2021 Innovations in State Government. Le site a Commonwealth of Virginia reçu le prix du service à la clientèle et de l'expérience pour le lancement deportails numériques innovants de service à la clientèle pour les Virginiens qui recherchent des services gouvernementaux par l'intermédiaire du bureau du secrétaire du Commonwealth. Nous avons collaboré avec les bureaux du secrétaire du Commonwealth et du secrétaire de l'administration pour créer les portails, qui recueillent des demandes allant du rétablissement des droits civils à la nomination de membres de conseils d'administration, et qui ont permis de rationaliser des centaines de milliers de demandes de traitement pour les résidents du Commonwealth.
Nous sommes très fiers du travail accompli cette année, un travail rendu possible par la collaboration avec nos partenaires à travers et en dehors du Commonwealth. Nous sommes très reconnaissants pour tout ce que vous faites en nous rassemblant pour mieux servir les citoyens de Virginie, et nous nous réjouissons à l'idée de passer un fantastique 2022!
Nelson
Gagnez du temps et obtenez des informations précieuses grâce à la nouvelle page web de VITA sur les appels d'offres et les contrats à haut risque !
Vous souhaitez accéder à des formulaires pour les appels d'offres et les contrats à haut risque ? Vous souhaitez obtenir des informations sur l'élaboration de mesures de performance et de dispositions d'application ? Vous souhaitez gagner du temps ?
Si vous répondez par l'affirmative à l'une des questions ci-dessus, l'équipe des achats de VITA vous couvre. Afin de mieux servir nos agences clientes, nous avons lancé une nouvelle page web sur les risques élevés pour aider les agences à trouver rapidement et facilement les réponses qu'elles recherchent lorsqu'elles préparent des appels d'offres et des contrats à risques élevés.
La nouvelle page web comprend des FAQ et une liste de ressources, notamment des informations générales, des outils, des vidéos de formation et des informations sur les marchés publics en nuage. Ces ressources vous guident tout au long du processus de préparation et d'examen des marchés à haut risque.
N'oubliez pas ! Les agences doivent envoyer un courriel à scminfo@vita.virginia.gov pour informer VITA d'un prochain marché à haut risque et demander de l'aide. Nous sommes également à votre disposition si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires.
Nouvelles vidéos de formation pour clarifier les processus de soumission et d'examen des marchés publics
Voici plus d'informations sur les vidéos de formation susmentionnées, développées par VITA procurement. Les trois vidéos de formation aident nos clients à comprendre les exigences en matière de soumission et le processus d'examen pour les grands projets, l'informatique en nuage et les marchés de technologies de l'information à haut risque (IT).
Les documents associés sont désormais disponibles sur le site web de VITA et couvrent les sujets suivants :
- VITA le processus d'examen : Cette vidéo se concentre sur les seuils délégués par VITA, les groupes de gouvernance de IT impliqués dans le processus d'examen, les exigences de soumission et les étapes du processus pour les grands projets, les achats en nuage et les achats à haut risque de IT.
- Approvisionnement en nuages et processus ECOS (Enterprise Cloud Oversight Service) : Cette vidéo définit les solutions basées sur le cloud et décrit les étapes du processus ECOS, y compris les étapes à suivre pour les demandes de propositions (RFP) avec des solutions basées sur le cloud et la manière d'attribuer un contrat de cloud avec ou sans RFP.
- Mesures de performance : Cette vidéo explique comment rédiger des mesures de performance claires et distinctes, des dispositions d'application et des recours, et comment ces éléments s'associent pour constituer un contrat solide. Il présente également des exemples de mesures de performance conformes et non conformes afin d'aider nos clients à élaborer les mesures de performance de leurs contrats.
Ces vidéos de formation à l'approvisionnement s 'inscrivent dans la mission de VITA, qui est d'être un partenaire technologique axé sur le client en fournissant un service et des ressources exceptionnels pour soutenir nos clients et leurs besoins commerciaux.
Nouveau processus d'amélioration de l'expérience client du RFS
VITA pilote un nouveau programme d'expérience client axé sur l'amélioration de l'expérience de l'agence à l'aide d'accords de niveau d'expérience (XLA). La première initiative sera la procédure de demande de solution (RFS) - demande d'exigences générales. Les XLA sont une réimagination des accords de niveau de service (SLA) qui se concentrent sur ce qui est le plus important pour le client. Alors que les accords de niveau de service se concentrent généralement sur les opérations et les résultats, les objectifs XLA mettent l'accent sur les mesures centrées sur l'utilisateur final, en utilisant des indicateurs d'expérience (XI) pour se concentrer sur la qualité perçue des services et de l'assistance de IT. En fin de compte, les XLA mesurent la performance en termes de résultats et de valeur.
Comme cela a été discuté lors de la réunion des ressources de l'agence IT (AITR) du mois de novembre 10, l'introduction des XLA fait l'objet d'un projet pilote dans le cadre du processus RFS. En octobre, VITA a invité les membres du comité de gestion des relations (RMC) et du groupe de travail de l'équipe de tigres RFS à participer à des entretiens virtuels. Ces enquêtes nous ont permis de constater qu'une collaboration plus précoce était nécessaire. Pour répondre à ce besoin, VITA a lancé un projet pilote pour les agences qui entrent dans un appel d'offres, qui ont eu l'occasion de participer à une réunion conjointe avec leur gestionnaire des relations commerciales (BRM) et l'architecte de solutions pour examiner et valider ensemble les exigences de l'appel d'offres.
À partir du mois de novembre 29, ces réunions seront nécessaires pour que le RFS puisse avancer dans le processus. L'équipe VITA XLA assurera le suivi des clients et apportera des améliorations continues.
Redémarrage nécessaire pour les PC dont le redémarrage a été différé et qui n'ont pas redémarré au cours des derniers jours 30.
Afin d'améliorer la conformité en matière de sécurité et d'éviter que les ordinateurs personnels (PC) n'apparaissent comme une vulnérabilité dans les rapports de conformité, les redémarrages hebdomadaires auront lieu le vendredi et seront assortis d'un compte à rebours de huit heures (480 minutes).
Le PC peut être redémarré à tout moment pendant le compte à rebours. Lorsque le compte à rebours atteint zéro, le PC lance le processus de redémarrage. Ce procédé sera mis en production à partir du mois de décembre 3.
Déménagement du centre de données : Retrait des IP extranet/internet
Dans le cadre du déménagement du centre de données, les IP extranet et Internet du centre de données du CESC ont été transférées vers le nouveau centre de données de QTS afin de minimiser les interruptions pour les utilisateurs de l'ordinateur central IBM et les localités.
Il s'agit d'une solution temporaire pour permettre aux agences membres et aux localités de migrer vers les nouvelles adresses IP du centre de données de QTS après le changement de réseau. L'intention de VITA est de retirer et de supprimer les IP statiques du CESC d'ici décembre. 31.
Veuillez contacter mainframeinfo@vita.virginia.
L'intégration des applications COV/AUTH Okta est désormais opérationnelle
Afin d'améliorer la collaboration entre les agences et leurs homologues du domaine AUTH, les utilisateurs externes du domaine AUTH peuvent désormais accéder aux applications COV en utilisant l'authentification unique (SSO) et l'authentification multifactorielle (MFA) d'OKTA. Ce service peut être commandé via le catalogue de services sur le portail de services VITA.
Note : L'autorisation de l'agence est requise.
Grâce au SSO, il n'est plus nécessaire de saisir les informations d'identification séparément à chaque fois que l'on ouvre une application web. Si les utilisateurs accèdent à l'application à partir de leur ordinateur connecté au COV, leurs informations d'identification sont automatiquement vérifiées et l'accès est autorisé sans qu'aucun nom d'utilisateur ou mot de passe ne soit demandé.
Consultez les FAQ sur ce service.
Changements apportés aux processus de gestion des appareils endommagés accidentellement par les agences
Dès à présent, le fournisseur de services aux utilisateurs finaux de VITA suivra les lignes directrices fournies par les fabricants d'équipement d'origine pour déterminer si un appareil a été accidentellement endommagé.
Les appareils endommagés accidentellement sont signalés par le biais d'un ticket d'incident du centre d'assistance à la clientèle VITA (VCCC). Si les dommages ne sont pas couverts par la garantie, les agences seront contactées par courrier électronique pour connaître les possibilités de réparation ou de remplacement de l'appareil.
Zoom pour le gouvernement maintenant disponible
Zoom for Government est désormais disponible pour les agences qui peuvent le commander via le catalogue de services VITA. Zoom est un service de vidéoconférence basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de se réunir virtuellement avec d'autres personnes, soit par vidéo, soit par audio uniquement, soit les deux.
VITA propose la version Zoom for Government (autorisée pour les agences fédérales) qui permet aux agences de partager et de discuter des données sensibles (conforme à la norme FedRAMP IL2).
Pour une liste complète des caractéristiques et capacités standard, cliquez ici.
Pour plus d'informations, veuillez consulter la FAQ Zoom (KB0018504) via la base de connaissances VITA.
Une formation en direct et une assistance de l'équipe Zoom seront fournies aux agences une fois qu'elles se seront abonnées à Zoom.
Mise à jour des lignes directrices sur la gestion de projet
Un nouveau document sur la gestion des ressources en technologies de l'information (ITRM),Commonwealth Project Management Guideline (CPM 110-05), a été publié dans les politiques, normes et lignes directrices de l' ITRM de la VITA.
La division de la gestion des projets a réécrit les lignes directrices de la gestion des projets de septembre. 21, 2017. Suite à la mise en œuvre de Planview Enterprise 1, les changements de procédures, la mise en œuvre d'un processus d'approbation automatisé et la disponibilité de nouveaux outils tels que Planview ProjectPlace et LeanKit ont rendu nécessaire la réécriture du document et sa mise à jour.
Conseils relatifs à la sécurité des informations
Des conseils avisés pour faire vos achats en toute tranquillité pendant les fêtes de fin d'année
L'édition de ce mois-ci des conseils en matière de sécurité de l'information se penche sur les meilleurs moyens de rester vigilant et d'être conscient des cyberrisques lors de vos achats en ligne. Si les entreprises légitimes sont à la recherche de votre argent, les cybercriminels le sont tout autant. Nous vous proposons quelques conseils de cybersécurité qui rendront votre expérience d'achat en ligne moins risquée, tout en vous permettant de rester dans l'esprit de la saison et de vous protéger des personnes figurant sur la "liste des méchants".