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Avril 2021
Volume 19, Numéro 3

2021 Conférence sur la sécurité virtuelle : inscription ouverte ; appel à présentateurs 

Commonwealth of Virginia L'inscription à la conférence virtuelle sur la sécurité de l'information 2021 est ouverte. Le thème de la conférence est "2021 Reboot de la cybersécurité : Des outils pour renforcer la cyber-résilience." Outre les présentations en petits groupes, le programme de la conférence comprendra deux discours d'ouverture.  

Détails de la conférence : 

• Date :  juin 24
• Lieu de travail : Virtuel ! sera organisé par le College of William & Mary.
• Frais d'inscription : 25 $ pour la conférence, ce qui couvre l'accès à des orateurs et des présentations de haut niveau, ainsi qu'un sac à surprises pour la conférence.
• Site web de la conférence: https://www.vita.virginia.gov/information-security/security-conference/

Les participants à la conférence auront l'occasion de :

• Développez vos réseaux professionnels -- La conférence sera l'occasion de rencontrer virtuellement des collègues soucieux de la sécurité.
• Renseignez-vous sur les produits et services de sécurité -- Les fournisseurs présenteront les produits et services de sécurité spécifiques au Commonwealth et la manière dont ils peuvent être utilisés..
• Maintenir les certifications professionnelles -- Jusqu'à cinq des crédits de formation professionnelle continue (FPC) sont proposés. 

Nous vous encourageons à vous inscrire dès maintenant, car nous prévoyons que la conférence atteindra sa capacité maximale. Il reste encore quelques places de présentateurs disponibles, veuillez contacter Maurice Coles si vous êtes intéressé. L'inscription est gratuite pour les personnes qui présentent un exposé. 

Inscrivez-vous à la conférence 2020 

En savoir plus sur cette conférence passionnante

 

CIO Nelson Moe figure parmi les meilleurs "Doers, Dreamers & Drivers" du pays. 

Nous sommes fiers que notre Chief Information Officer du Commonwealth, Nelson Moe, ait été désigné comme l'une des personnalités les plus influentes de l'Union européenne. Technologie gouvernementaleLes plus grands 25 Les faiseurs, les rêveurs & Les moteurs de 2021. Au cours de sa vingtième année d'existence, le programme national a récompensé plus de 500 personnes pour leur ingéniosité dans le service public et leur leadership dans l'innovation technologique. En tant que responsable des sites VITA et CIO, M. Nelson supervise l'infrastructure technologique de la Virginie, ses actifs, sa sécurité et les connexions gouvernementales essentielles entre les citoyens et les agences de l'État.  

Le programme de prix Top 25 récompense les dirigeants de IT qui relèvent les défis du secteur public et améliorent la performance des programmes essentiels. Outre sa réponse exemplaire à COVID-19, Nelson a récemment supervisé la transformation du modèle commercial de VITA, qui est passé d'un modèle de fournisseur unique à un modèle de fournisseur multiple, l'un des trois seuls à l'heure actuelle dans le pays, qui offre un portefeuille diversifié de services pour une performance opérationnelle optimale et un service à la clientèle amélioré. Il est également le fer de lance de l'évolution du Commonwealth vers les technologies en nuage, y compris un projet en cours visant à déplacer tous les serveurs des agences de l'État 65 vers un centre de données en nuage, qui est bien en avance sur le calendrier. 

Lisez le profil de Nelson Moe sur Government Technology (en anglais)

Lire le communiqué de presse

 

Fin de la prise en charge d'IE11 par Google Apps

À partir du mois d'avril 15, Google Workspace ne prendra plus en charge le navigateur Internet Explorer (IE) 11. L'espace de travail Google comprend Gmail, Calendar, Chat et toutes les autres applications prises en charge par Google. Bien que toujours accessibles via IE 11, certaines applications de Google Workspace pourraient ne pas s'ouvrir ou ne pas fonctionner correctement. Pour une meilleure expérience utilisateur, veuillez utiliser le navigateur Chrome pour accéder à Google Workspace.

 

Une nouvelle façon d'accéder à votre facture de services IT 

À partir du mois d'avril 2, le personnel de l'agence qui utilise Digital Fuel disposera d'un nouveau moyen, plus simple, d'accéder à sa facture mensuelle de services IT.  

Pour l'instant, rien ne change dans la plateforme ; continuez à accéder à la facture mensuelle des services IT de la même manière.   

A partir du mois d'avril 1: il y aura une nouvelle façon plus facile d'accéder à la facture mensuelle des services IT. Seule la procédure de connexion sera modifiée. À partir du mois d'avril 1, veuillez utiliser le procédure de connexion décrite ici.  

Dans le courant de l'année, VITA passera à une nouvelle plateforme ITFM. La nouvelle plateforme offrira une plus grande transparence, des capacités et une flexibilité accrues grâce à une suite de produits conviviaux à la pointe de l'industrie. Plus précisément, la nouvelle plateforme offrira plusieurs fonctionnalités dont nous savons qu'elles sont importantes pour les agences : 

•  URapports configurables en série avec contrôle des autorisations 
•  Extraits automatisés 
•  le processus de révision et d'approbation des prévisions, et  
•  Un système en boucle fermée (planification, coûts, facturation et tarifs) 

De plus amples informations et des invitations à participer à des formations sur le nouvel outil seront communiquées dans le courant de l'année. VITA s'appuie sur les enseignements tirés de la mise en service de l'ITFM sur 2019 pour anticiper les besoins et les préférences des agences.  

Cette transition reflète l'attention constante portée à l'évolution et à l'innovation afin de répondre aux attentes des agences et de les dépasser. Bien que cette transition nécessite du temps et l'engagement des agences, l'équipe VITA s'efforce de la rendre aussi transparente que possible. 

 

La limite de délégués de Gmail passe à 1,000 

Google a augmenté le nombre de délégués pouvant être affectés à une boîte aux lettres électronique de 25 à 1,000. Un délégué de boîte aux lettres est une personne autorisée à gérer une boîte aux lettres, en plus de sa boîte aux lettres personnelle. Le nombre maximum de délégués connectés simultanément à une boîte aux lettres est désormais de 40. 

Pour plus d'informations sur la délégation de courrier et sur la manière d'ajouter et de supprimer des délégués, reportez-vous à l'article de la base de connaissances sur la délégation de boîte aux lettres (KB0018373) qui se trouve sur le site Web de VITA Portail de services. 

 

Bravo! 

Amélioration de l'expérience d'installation et réduction des délais de livraison des nouveaux appareils Xerox  

Récemment, Xerox a fait appel à son centre de configuration personnalisée des dispositifs physiques (DCC). Le DCC a été conçu pour améliorer l'expérience de l'utilisateur et réduire les délais de livraison des nouveaux appareils Xerox.  Xerox préchargera toutes les configurations approuvées par VITA, apposera les étiquettes de biens, ajoutera les adresses IP (si elles sont fournies), installera les lecteurs de cartes en fonction du badge physique unique de chaque agence, ajoutera les documents d'aide à l'utilisateur tels que les instructions d'auto-cartographie et testera les caractéristiques et les fonctions. Toutes les nouvelles commandes passées dans le catalogue de services VITA seront traitées par le DCC.  

Témoignage d'une agence : "Les deux dernières imprimantes de bureau préconfigurées que j'ai installées étaient de loin les plus faciles à installer. Le simple fait de pouvoir déballer l'imprimante, de la brancher et de la faire fonctionner a été extraordinaire. Je sais que cela semble exagéré, mais nous avions tellement de mal à installer correctement les imprimantes que le fait de n'avoir rien d'autre à faire que de brancher une imprimante a été une bouffée d'air frais. Même si je sais que cela représente beaucoup de travail pour votre personnel, le fait que toutes les nouvelles imprimantes soient expédiées de cette manière serait d'une grande aide pour mon personnel". - Jason Evans, DBHDS IT Director Eastern State Hospital  

Et un remerciement... 

Merci à un utilisateur final de l'agence Virginia Department of Health (VDH) qui a soumis une suggestion visant à améliorer l'interface utilisateur de l'agence. Formulaire de demande de ressources Google. Pour répondre à cette demande, nous avons procédé comme suit : 

• Suppression de l'obligation d'énumérer les utilisateurs en lecture/écriture et les utilisateurs en lecture 
• Ajout d'une zone pour les commentaires supplémentaires des clients  

Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles façons d'améliorer nos offres. Nous nous réjouissons de votre contribution et vous invitons à nous faire part de vos suggestions par l'intermédiaire de le formulaire de suggestion d'amélioration dans le portail de service.  

 

Les ressources d'assistance des services de collaboration sur le lieu de travail (WCS) ont été déplacées vers le portail de services VITA. 

Afin de rationaliser l'accès aux informations pour les utilisateurs du COV, WCS a déplacé ses ressources d'assistance sur le site Web de la Commission européenne. Portail de services VITA. Vous y trouverez des FAQ, des guides de démarrage rapide, des formations enregistrées et des ressources d'assistance Microsoft tierces pour les services Microsoft pris en charge par COV et MyHub.  

Vous trouverez ci-dessous une liste des articles de la base de connaissances (KB) actuellement disponibles. Au fur et à mesure que de nouvelles informations seront disponibles, ces ressources seront mises à jour et de nouveaux articles de KB seront créés. 

• Connecteurs Microsoft Power Apps disponibles (KB0018370) 
• Applications Microsoft 365 disponibles (KB0018371) 
• Premiers pas avec les services de collaboration sur le lieu de travail (KB0018368) 
• Microsoft Office 365 FAQ sur les licences (KB0018382) 
• FAQ Microsoft SharePoint (KB0018366) 
• FAQ Microsoft Teams (KB0018365) 
• Formations enregistrées sur Microsoft Teams (KB0018379) 
• FAQ sur Power Automate (KB0018361) 
• FAQ sur les services de conseil WCS (KB0018384) 
• FAQ sur les services de collaboration au travail (WCS) (KB0018383)  

 

Recalcul des dates d'échéance pour les demandes d'exécution  

 En janvier, nous avons modifié le mode de calcul des dates d'échéance des demandes d'exécution. Cette modification tient compte du temps passé à attendre l'approbation de l'agence. Les délais d'exécution étaient auparavant affectés par le temps nécessaire à l'approbation de l'agence. Actuellement, les demandes pour lesquelles un accord de niveau de service (SLA) a été établi pour leur traitement voient leur date d'échéance réinitialisée aux jours ouvrables prédéterminés (tels que définis dans le SLA pour cet article de catalogue spécifique).) sur l'approbation de l'agence. Par exemple : 

• Une demande nous parvient avec un accord de niveau de service (SLA) établi à cinq jours pour sa réalisation. 
• La date d'échéance est fixée à cinq jours. 
• Le ticket est placé dans la file d'attente d'approbation de l'agence.  
• Le nombre de jours utilisés pour l'approbation de l'agence est ajouté à la date d'échéance. En d'autres termes, si une agence prend trois jours pour approuver la demande, le calcul de la date d'échéance est réinitialisé à cinq jours à compter de la date d'approbation.  
• Cette modification donne aux fournisseurs les cinq jours nécessaires pour répondre à la demande et respecter l'accord de niveau de service.  

Pour toutes les demandes de traitement de compte (telles que l'intégration) qui ne font pas l'objet d'un accord de niveau de service, les dates d'échéance sont réinitialisées dès l'approbation de l'agence à un délai standard de 14 jours ouvrables. Cependant, la livraison des produits reste inchangée pour tous les fournisseurs. Toutes les demandes sont traitées dans l'ordre où elles sont reçues et tous les efforts sont faits pour répondre aux demandes aussi rapidement que possible.

 

IT la planification stratégique pour l'exercice biennal 2022-2024 est en cours 

Pour aider à la planification stratégique de IT, VITA organise des ateliers à partir de ce mois-ci.

Dans les semaines à venir, les agences recevront un courrier électronique indiquant les dates et les heures. Chaque agence doit participer à un atelier ; les présences seront enregistrées. Les AITR sont tenus d'assister à une session. Les représentants d'autres agences impliquées dans la planification stratégique de IT sont les bienvenus et sont encouragés à participer. 

Nous encadrerons la planification stratégique de l'agence IT dans le contexte plus large de la planification du Commonwealth dans son ensemble, tout en fournissant des détails sur la façon dont cela se passe au niveau de l'agence, y compris :  

• examiner les avantages de la planification pour l'agence 
• livraison d'un guide pratique "," personnalisable, d'un jeu de diapositives pour l'atelier de planification stratégique de l'agence et de notes d'animation 
• discussion sur les prochaines étapes et sur la manière de naviguer dans le processus d'approbation du PSTI 

Mai 31 est le date limite de soumission des plans stratégiques des agences IT. Si vous avez des questions, veuillez contacter le IT équipe de gestion des investissements.    

 

Réunion Microsoft Teams : le module complémentaire Google est disponible 

Veuillez noter que le module complémentaire Microsoft Teams pour Google Calendar ne peut être installé que si votre agence a opté pour Google Drive. 

Pour résoudre les problèmes liés à la planification d'une réunion dans Teams, le module complémentaire de réunion Microsoft Teams pour Google Calendar est disponible à l'installation. Ce module complémentaire permet aux clients de WCS de planifier une réunion Teams directement à partir de leur agenda Google.  

Vous trouverez des instructions pour l'installation du module complémentaire dans l'article de la base de connaissances consacré à l'installation du module complémentaire de réunion Teams pour Google Calendar (KB0018375), via l'adresse suivante Portail de services VITA.

Quelques points à noter :  

• Les réunions d'équipes programmées dans Google Calendar n'apparaîtront PAS dans votre calendrier Teams. 
• Les réunions d'équipes programmées dans Teams se dérouleront comme auparavant : la réunion ne s'affichera que dans le calendrier Teams de l'organisateur et dans le calendrier Google du participant. 
• Les réunions Teams pour un canal Teams spécifique ne peuvent pas être programmées à l'aide du module complémentaire. 

 

Fin du contrat Sprint de VITA

Le mois d'avril 1 2020, T-Mobile a finalisé l'acquisition de Sprint Solutions. Le contrat de VITA pour les plans tarifaires de Sprint a été prolongé jusqu'en juin 30, 2021, afin de faciliter la transition des plans tarifaires de la marque Sprint vers T-Mobile.  

Si votre agence utilise les services de Sprint Wireless, veuillez convertir vos utilisateurs actuels de Sprint à T-Mobile dès que possible. vous pouvez. Il ne devrait pas y avoir de changement dans la couverture de vos services et ceux-ci pourraient même s'en trouver améliorés. Les agences peuvent constater que certains téléphones et équipements plus anciens ne sont pas compatibles avec T-Mobile et doivent être remplacés. Vous pouvez travailler avec le représentant du compte national de Sprint/T-Mobile, Michael Girardipour déterminer quel est l'impact sur votre et si un dispositif existant doit être remplacé. Si les agences n'achèvent pas la transition d'ici au mois de juin 30, il existe une faible possibilité qu'elles perdent le service sur les appareils concernés, étant donné que le contrat DOE ne prévoit pas la poursuite des services Sprint après cette date. 

 

Le saviez-vous ?  

Saviez-vous que vous pouvez rouvrir une demande qui n'a pas été traitée correctement ?    

Les utilisateurs ont désormais la possibilité de confirmer qu'une demande de service a été correctement exécutée. En cas de problème, les utilisateurs peuvent désormais cliquer sur le bouton "Reopen my request item" dans l'e-mail de confirmation. Auparavant, les utilisateurs étaient invités à répondre à l'e-mail si la demande de service n'était pas satisfaite. Cette fonctionnalité fonctionne de la même manière que les incidents non satisfaits.

 

IT Mise à jour du contrat de travail intérimaire

L'équipe VITA en est aux dernières étapes de l'appel d'offres pour le contrat de travail atypique IT. L'équipe espère que le prix sera annoncé d'ici le mois de mai. Afin de donner aux agences suffisamment de temps pour effectuer la transition, VITA a prolongé son contrat actuel avec CAI jusqu'en décembre 30. De plus amples informations seront communiquées dès qu'elles seront disponibles, étant donné qu'il s'agit d'un marché public actif.

 

VITA mène une enquête de satisfaction auprès de ses clients 

VITA mène actuellement son enquête semestrielle de satisfaction de la clientèle. Le personnel identifié devrait déjà avoir reçu une invitation. La participation à l'enquête est essentielle, car nous utilisons le retour d'information pour contrôler les performances du modèle de multisourcing et identifier les possibilités d'amélioration de la plateforme et de l'organisation. Les réponses à l'enquête sont suivies et communiquées à la direction de VITA, aux représentants des clients et aux autres parties prenantes. 

Si vous n'avez pas reçu l'enquête et que vous pensez que vous auriez dû la recevoir, veuillez vérifier votre dossier spam. Si vous avez besoin d'aide pour accéder à l'enquête, veuillez cliquer sur le lien suivant Nous contacter. L'enquête sera clôturée le mercredi 7. 

 

Séminaires en ligne sur le nouveau service de signature électronique 

VITA prépare la transition de son service actuel de signature électronique vers un nouveau modèle plus rentable. Deux webinaires sont prévus pour donner une vue d'ensemble et présenter des cas d'utilisation pertinents de ce nouveau service. Les clients actuels de la signature électronique et ceux qui souhaitent en savoir plus sont invités à participer à l'une des sessions. Veuillez choisir une date et cliquer sur le lien ci-dessous pour vous inscrire.  

Dates et heures des webinaires : 

• Avril 16 - 2 p.m. | Lien d'inscription
• Avril 21 - 10 a.m. | Lien d'inscription 

 

Opportunités de formation : Système de gestion de l'apprentissage ITISP 

Vous trouverez ci-dessous la liste des cours disponibles en avril dans le système de gestion de l'apprentissage (LMS) de l'ITISP.  

Le LMS est disponible via le widget de formation sur le site web de la Commission européenne. Page d'accueil du portail de services VITA-faciliter l'accès à l'inscription à la formation et aux cours de CBT. Nous vous invitons à consulter Article de la base de connaissances KB0018324 pour en savoir plus.   

(Remarque: le système LMS de l'ITISP ne remplace pas la solution LMS actuelle de l'entreprise DHRM).  

Classes disponibles :   

Gestion des incidents - avril 8, 2 - 4 p.m.  

Catalogue des services - 15, 11 a.m. - midi  

Gestion du changement - Avril 20, 10 - 11:30 a.m. 

HARP pour les soumissionnaires - avril 20, 3 - 4:30 p.m. 

Traitement des demandes - avril 27, 11 a.m. - midi  

Si vous avez des questions, veuillez contacter le VCCC à l'adresse suivante : 866-637-8482.  

 

Téléphones de travail de l'État recevant des messages non sollicités et inappropriés 

VITA a appris que certains employés de l'État ont reçu des messages textuels inappropriés non sollicités sur leur téléphone portable professionnel. Nous savons que les opérateurs tentent activement de résoudre le problème, mais, malheureusement, il n'existe pas de solution miracle, d'application ou de dispositif de sécurité qui permette de lutter efficacement contre le spam textuel ou les messages indésirables. Voici quelques moyens de résoudre ce problème :

• Ignorez et supprimez les messages ; n'interagissez pas avec l'expéditeur.
• Bloquer le numéro de téléphone ; cette mesure n'est que peu efficace car Les spammeurs changent généralement de numéro d'origine toutes les quelques heures.
• Vérifiez dans votre application de messagerie s'il existe un paramètre de protection contre les spams.
• Signalez-le au responsable de la sécurité de l'information de votre agence   

 

Conseils relatifs à la sécurité des informations

Tout au long de l'année, en particulier au moment des fêtes et pendant la période des impôts, vous étendez votre empreinte cybernétique en payant vos factures, en faisant vos achats, en utilisant les médias sociaux et en vous livrant à bien d'autres activités numériques. Le nettoyage de votre empreinte technologique et cybernétique peut avoir le même effet ; il désencombre votre vie tout en vous protégeant. Pour vous aider à faire le ménage de printemps dans votre technologie et votre empreinte cybernétique, les conseils de sécurité de ce mois-ci proposent une liste de contrôle pour vous aider dans ce processus.  

Lire les conseils en matière de sécurité de l'information